6 habitudes Microsoft 365 essentielles que j'ai adoptées pour une collaboration parfaite

Imaginez ceci : une chaîne d'e-mails avec 50 réponses, cinq versions de fichiers différentes qui circulent et une confusion quant à savoir à qui revient le tour de modifier un fichier. C'était mon environnement Microsoft 365 quotidien, jusqu'à ce que j'adopte ces six habitudes qui transforment le chaos en une collaboration parfaite.

Utiliser les discussions de groupe et les communautés Teams au lieu des e-mails de masse

Que j'organise des vacances en famille ou que je gère un groupe de bénévoles, une longue chaîne d'e-mails est l'un des plus grands tueurs de collaboration. Ainsi, lorsque j’ai déplacé la communication vers un espace structuré dans Microsoft Teams, les choses sont instantanément devenues plus centralisées, organisées et moins stressantes.

Le contexte est clé : les emails perturbent la continuité des fichiers et des tâches. En utilisant les communautés et les chats Teams, je m'assure que les discussions restent toujours côte à côte avec les fichiers pertinents, en gardant tout au même endroit.

En tant qu'abonné Microsoft 365 Personnel, j'utilise une discussion de groupe pour de petites discussions rapides (comme dans la capture d'écran ci-dessous), ou une communauté (qui prend en charge ses propres canaux) pour un sujet plus vaste et continu. Cela permet de centraliser tous les fichiers et conversations.

Si vous utilisez Teams dans le cadre d'un abonnement professionnel, vous pouvez créer une équipe dédiée au projet et gérer les discussions au sein de canaux spécialisés.

Ne pas envoyer d'e-mails Outlook avec des pièces jointes modifiables

L’envoi de pièces jointes modifiables est un moyen infaillible de saboter la collaboration. En effet, j'étais coupable d'avoir envoyé « Final_Draft_V3 » et de recevoir immédiatement plusieurs versions « V4 ». Au lieu de cela, j'ai adopté une habitude simple : j'envoie toujours des liens cloud au lieu de joindre des fichiers. Cela garantit instantanément que tout le monde édite le même document, ce qui signifie que j'obtiens un contrôle de version sans faille.

Pour ce faire, je suis un processus rapide. Tout d’abord, je m’assure que le fichier est enregistré dans le cloud. Ensuite, j'accède au fichier, je clique sur « Partager », que ce soit dans l'application de bureau elle-même ou via l'application Web ou mobile OneDrive, puis je sélectionne « Copier le lien ».

Ensuite, je définis les autorisations dans la zone Paramètres de lien de la fenêtre qui apparaît.

Enfin, après avoir cliqué sur « Appliquer » et copié le lien, je le colle dans un email ou un chat Teams, remplaçant ainsi la pièce jointe traditionnelle.

Co-création de fichiers Excel et Word en temps réel

Les modifications séquentielles (au cours desquelles une personne modifie, enregistre et envoie par courrier électronique le fichier Excel ou Word à la personne suivante) ressemblaient à un jeu lent et frustrant de transmission du colis. Je trouve beaucoup plus efficace de traiter la création de feuilles de calcul et de documents comme une session de tableau blanc partagé, où tout le monde contribue simultanément.

La co-création présente de nombreux avantages. Par exemple, personne ne perd de temps à attendre qu’une version mise à jour d’un fichier lui soit envoyée, ce qui signifie que la version finale est atteinte beaucoup plus rapidement. Cela évite également la confusion et la frustration liées à la fusion de plusieurs copies du même fichier.

Pour lancer la co-création, partagez le fichier via un lien cloud avec les autorisations « Peut modifier » (comme décrit dans la section ci-dessus). Dès que quelqu'un commence à travailler sur le même fichier que vous, vous verrez ses initiales là où se trouve son curseur.

Dès que la co-création est devenue partie intégrante de ma routine quotidienne, j'ai été confronté à un nouveau problème : les gens ne savaient pas quand ni où leur contribution était nécessaire dans le fichier en direct. J'ai résolu ce problème en utilisant la fonctionnalité @mention dans les commentaires.

Au lieu d'envoyer un e-mail avec une demande vague du type « Veuillez vérifier le budget », je marque la personne directement dans la cellule Excel ou le paragraphe Word concerné. Pour ce faire, après avoir cliqué sur « Nouveau commentaire » dans l'onglet Révision, je tape simplement le @ symbole, suivi des premières lettres de leur nom ou de leur adresse e-mail, dans le champ de texte. Lorsque la fiche du contact apparaît, je clique dessus pour compléter le tag. Ensuite, je tape le commentaire et clique sur « Envoyer ».

Si quelqu'un n'apparaît pas après que vous ayez tapé @assurez-vous qu'ils ont accès au fichier. Toute personne disposant des autorisations de modification dans le classeur peut ajouter des commentaires. Les personnes disposant des autorisations de visualisation peuvent uniquement lire les commentaires.

À ce stade, la personne taguée reçoit un e-mail contenant un lien direct vers le fichier.

Formatage des feuilles de calcul Excel et des documents Word pour qu'ils soient faciles à comprendre

Un fichier mal formaté avec des polices incohérentes, des données cachées et des en-têtes peu clairs ralentit le flux de travail de mes collaborateurs car ils doivent passer du temps à comprendre la structure. Ainsi, l’habitude que j’ai adoptée est de formater pour un attrait universel.

Dans Word :

Et sous Excel :

Exécutez le vérificateur d'accessibilité (via l'onglet Révision) pour résoudre les problèmes fondamentaux, tels que le texte alternatif manquant ou l'ordre des titres incorrect, qui non seulement ralentissent la collaboration, mais limitent également l'accès aux personnes qui dépendent des technologies d'assistance.

Définition de délais d'attente dans Teams et Outlook

Une collaboration parfaite nécessite des limites fermes. Alors que les habitudes ci-dessus ont créé une culture de collaboration instantanée et réactive, j'ai rapidement réalisé qu'être en mode « toujours actif » avait un coût caché : ma propre concentration, avec des pings constants entravant sérieusement ma capacité à effectuer un travail approfondi et indépendant. Donc, ma dernière habitude, mais tout aussi importante, est de planifier du temps loin du bruit.

Il ne s’agit pas d’ignorer mon équipe, mais de respecter mon propre temps de réflexion. En planifiant des périodes de concentration, je m'assure que lorsque je retourne dans l'espace de travail collaboratif, j'ai des idées claires, des tâches accomplies et des contributions significatives à offrir.

Dans Teams, je clique sur ma photo de profil et change mon statut en « Ne pas déranger ». Cela fait taire la plupart des notifications, ce qui me permet de continuer sans être dérangé.

Si quelqu'un figurant dans votre liste de priorités vous envoie un message ou si quelqu'un qualifie un message de « Urgent », le paramètre Ne pas déranger peut être contourné.

Dans Outlook, je crée un événement de calendrier récurrent intitulé « Me Time ». Je fais également taire les notifications en cliquant sur l'engrenage « Paramètres » dans le coin supérieur droit, en basculant « Notifications dans Outlook » dans la zone de notification de l'onglet Général sur « Désactivé » et en cliquant sur « Enregistrer ».

Si vous utilisez Outlook lié à un compte professionnel, accédez au calendrier, cliquez sur « Nouvel événement » et sélectionnez « Heure de concentration ».

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Bien que la collaboration soit une bonne chose, vous souhaiterez parfois modifier complètement le contenu et la mise en page d'un fichier avant de le partager avec un public plus large. Bien que vous puissiez verrouiller l'édition, une autre option consiste à partager votre document Microsoft Word au format PDF, garantissant ainsi sa cohérence et son intégrité.