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Je suis un utilisateur satisfait du « nouvel Outlook pour Windows » depuis son lancement et j'utilise ses fonctionnalités simplifiées pour la gestion des e-mails, du calendrier et des contacts. Voici mes meilleures suggestions pour utiliser Outlook de manière optimale, ce qui m'aide à être plus productif et à gagner du temps.

En plus d'utiliser les étapes rapides dans Outlook, le menu d'action rapide me fait également gagner beaucoup de temps ; cela signifie que je n'ai pas besoin de parcourir toutes les différentes sections d'Outlook pour créer quelque chose.

Je peux créer un nouvel e-mail dans la section calendrier, un nouvel événement dans la section courrier et même créer un nouveau fichier dans Word, Excel ou PowerPoint.

Pour voir les options disponibles, recherchez le long bouton bleu en haut à gauche (par exemple, il indique « Nouveau courrier » si vous êtes dans la section courrier électronique d'Outlook) et cliquez sur la flèche déroulante.

Sommaire

2 Accédez à tous vos comptes de messagerie dans une seule application

Outlook vous permet de gérer différents fournisseurs de messagerie électronique en un seul et même endroit. Cela signifie que je peux utiliser Outlook pour rédiger un e-mail à partir d'un compte de messagerie Gmail, Microsoft ou de tout autre compte de messagerie. Cela me fait gagner un temps considérable car je n'ai pas besoin de me connecter à différents comptes sur un navigateur.

Pour ajouter un compte dans Outlook, cliquez sur le lien « Ajouter un compte » dans le menu de gauche (en bas de la section Favoris) et suivez les instructions.

3 Gardez la boîte de réception bien rangée en mettant les e-mails en veille

Une autre fonctionnalité que j'utilise presque quotidiennement est l'option permettant de reporter mes e-mails à une date ultérieure. L'option de report place un fil de discussion dans un dossier séparé appelé « Reporter » jusqu'à la date et l'heure de votre choix. Une fois cette date et cette heure arrivées, Outlook replace ce fil de discussion dans votre boîte de réception. Cette fonctionnalité a permis de garder ma boîte de réception libre de tout encombrement plus que toute autre.

Pour mettre en pause un message électronique, faites un clic droit sur le fil de discussion de votre choix, cliquez sur « Mettre en pause », puis choisissez une période.

Si vous sélectionnez « Choisir une date », choisissez le moment auquel vous souhaitez suspendre ce fil de discussion dans la fenêtre « Sélectionner une date et une heure personnalisées ».

4 Utiliser plusieurs calendriers à partir de différents comptes

Non seulement j'utilise différents comptes pour envoyer des e-mails depuis Outlook, mais j'ai également intégré des calendriers d'autres comptes dans Outlook. Le fait que je puisse interagir avec les événements créés dans mes calendriers Microsoft et Google dans Outlook simplifie considérablement la planification de mes événements.

Pour ajouter un calendrier à Outlook, cliquez sur le lien « Ajouter un calendrier » dans le menu de gauche et suivez les instructions pour ajouter le calendrier correspondant.

Dans l'exemple ci-dessous, j'ai sélectionné l'option « Créer un calendrier vierge ». Il existe également des options permettant d'ajouter un calendrier à partir d'un répertoire ou du Web.

Partager un calendrier avec quelqu'un est un excellent moyen de collaborer. Chaque fois que je travaille sur un projet avec quelqu'un, partager mon calendrier avec lui (et vice versa) est un excellent moyen de synchroniser les rendez-vous et de suivre les événements.

Pour partager votre calendrier, cliquez sur « Partager » dans le menu ruban en haut, puis sélectionnez le calendrier approprié dans la liste déroulante.

Ensuite, suivez simplement les instructions pour partager votre calendrier.

6 Passer des appels téléphoniques avec Phone Link

L'application Phone Link n'est pas seulement intégrée à Windows, mais également à Outlook. L'une des fonctionnalités vraiment intéressantes que j'utilise fréquemment est la possibilité de passer un appel via l'application Phone Link à partir d'un contact que j'ai dans Outlook.

Le fait de pouvoir passer un appel sans avoir à tâtonner avec mon téléphone lorsque je suis devant mon PC est extrêmement utile et me fait gagner beaucoup de temps.

Pour passer un appel, cliquez simplement sur « Appeler » bouton situé sous le nom du contact.

Sélectionnez « Ouvrir » dans la première invite, puis l'application Phone Link dans la liste des options, suivie de « Toujours » ou « Une seule fois ».

Depuis plus de deux décennies, j'utilise Outlook à titre personnel et professionnel. Le voir évoluer jusqu'à devenir l'outil qu'il est aujourd'hui a été vraiment formidable. Si vous n'avez pas eu l'occasion d'utiliser Outlook dernièrement, je vous invite à le faire. Je pense que vous pourriez être surpris par ce que vous y trouverez d'utile.