6 étapes pour ne plus jamais perdre un fichier Microsoft Office
Les documents Microsoft Office peuvent être de tout type, d'un plan d'affaires à votre grand roman américain, et la perte de votre travail peut être frustrante, voire catastrophique. Heureusement, il n'est pas difficile de s'assurer que cela n'arrive jamais. Voici six mesures que vous pouvez prendre pour garantir la sécurité de votre travail.
Sommaire
Un document n'existe pas si vous n'en avez pas au moins trois copies
Si quelqu'un connaît les risques liés à la perte de données, ce sont bien ceux qui travaillent dans le secteur informatique. Ils ont deux dictons qu'il convient de garder à l'esprit avant d'entrer dans les détails.
« Il n’y a que deux types de personnes dans le monde : ceux qui ont perdu des données et ceux qui vont perdre des données. »
Beaucoup de gens pensent que cela ne leur arrivera jamais, mais il est presque inévitable que cela arrive à un moment donné. Que cela se révèle être un désagrément passager ou un désastre dépend entièrement de la présence ou non de sauvegardes.
« Un document n'existe pas si vous n'en possédez pas au moins trois copies. » Cette idée va encore plus loin. Vous ne devez pas avoir qu'une seule sauvegarde, mais deux. Certains types de pannes peuvent entraîner la perte non seulement de votre copie de travail d'un document, mais également de votre sauvegarde. Par exemple, si vous avez une copie de sauvegarde sur un disque dur externe à votre domicile ou au bureau et que le bâtiment brûle, j'ajoute personnellement la clause « … dont une est hors site. »
Assurez-vous que la sauvegarde automatique est activée
Cette option n'est disponible que si vous disposez d'un abonnement Microsoft 365. Recherchez simplement le bouton « Enregistrement automatique » en haut à gauche de votre fenêtre et faites-le glisser.
L'enregistrement automatique nécessite que votre document soit stocké sur OneDrive ou dans un dossier SharePoint. S'il n'est pas déjà stocké dans l'un de ces emplacements, accédez à Fichier > Enregistrer sous, puis sélectionnez OneDrive. (Vous devez être connecté à votre compte Microsoft pour voir cette option. Si elle n'est toujours pas visible, sélectionnez l'option « Ajouter un emplacement ».)
Vous devez ensuite continuer votre travail dans cette version, afin qu'elle soit protégée.
Activer la sauvegarde OneDrive
Si vous travaillez sur un document stocké localement sur votre PC Windows ou Mac, vous pouvez vous assurer que l'intégralité du dossier est sauvegardée sur OneDrive. Vous n'aurez besoin de le faire qu'une seule fois, et si quelque chose arrive à votre machine, vous disposerez d'une sauvegarde en ligne.
Fenêtres
Cliquez sur l'icône OneDrive (cloud) dans la barre d'état système pour ouvrir OneDrive. Cliquez sur l'icône d'engrenage en haut à droite, puis sélectionnez « Paramètres ». Cliquez sur l'onglet « Synchronisation et sauvegarde », puis sur le bouton « Gérer la sauvegarde ». Vérifiez si le dossier que vous utilisez (par exemple, Documents) est en cours de sauvegarde. Si ce n'est pas le cas, activez-le simplement.
Si vous utilisez Windows 11, vous constaterez peut-être que cette option est activée par défaut.
Mac
Vous devez utiliser l'application OneDrive autonome, et ceci doit sera la version téléchargée à partir du site Web de Microsoft. La version Mac App Store sera pas travailler pour cela (merci, Microsoft).
Une fois l'application installée, vous devez lui donner un accès complet au disque. Cliquez sur le menu Apple en haut à gauche, puis sur « Paramètres système ». Cliquez sur « Confidentialité et sécurité », puis faites défiler jusqu'à « Accès complet au disque » et cliquez dessus (ou recherchez simplement « Accès complet au disque » dans la barre de recherche des paramètres). Activez OneDrive.
OneDrive se trouve dans la barre de menus de votre Mac et s'affiche sous la forme d'une icône en forme de nuage. Cliquez dessus, puis sur le menu à trois points. Ensuite, sélectionnez Préférences > Sauvegarde > Gérer la sauvegarde. Si votre dossier s'affiche comme « Fichiers sauvegardés », tout va bien. Sinon, cliquez simplement sur l'option « Démarrer la sauvegarde » pour le dossier souhaité.
Assurez-vous que votre PC ou Mac est sauvegardé automatiquement
Même si vous travaillez dans le cloud, il est toujours judicieux de vous assurer que votre PC ou votre Mac est sauvegardé, et le seul moyen fiable d'y parvenir est de s'assurer que cela se fasse de manière entièrement automatique. Les sauvegardes manuelles seront toujours oubliées lorsque les choses deviennent trop chargées, ce qui est également le moment où elles sont le plus susceptibles d'être nécessaires.
Vous aurez besoin d'un disque dur externe plus grand que le disque dur interne de votre machine. Il est recommandé d'en utiliser un deux fois plus grand. Par exemple, si le disque dur de votre PC ou Mac fait 1 To, utilisez un disque dur externe de 2 To. Cela crée suffisamment d'espace pour plusieurs versions d'un document. Ainsi, si vous supprimez un texte et que vous réalisez que vous en avez besoin, vous pourrez le récupérer à partir d'une version précédente.
Commencez par connecter votre lecteur externe.
Fenêtres
Sous Windows 10, accédez à Démarrer > Paramètres de sauvegarde. Sous Windows 11, accédez à Démarrer > Historique des fichiers. Dans les deux cas, continuez en sélectionnant Ajouter un lecteur > Autres options, puis sélectionnez votre lecteur externe.
Mac
Sur Mac, dès que vous connectez le lecteur externe, il vous sera demandé si vous souhaitez l'utiliser comme lecteur Time Machine. Répondez oui. (Si ce n'est pas le cas, accédez à l'icône Time Machine dans votre barre de menus (une flèche dans le sens inverse des aiguilles d'une montre autour d'une horloge), puis ouvrez les paramètres Time Machine. Cliquez sur le signe plus et sélectionnez votre lecteur.)
Pour les documents volumineux, effectuez des sauvegardes périodiques sous forme de copies
Si votre version actuelle du fichier est corrompue ou si vous faites une erreur catastrophique comme supprimer accidentellement la moitié de votre texte, il est alors judicieux d'avoir plusieurs versions de votre document. Le moyen le plus simple de procéder consiste à effectuer périodiquement un enregistrement sous, puis à ajouter un numéro au nom du fichier.
Par exemple, si votre document s'appelle « Mon roman », enregistrez-le sous « Mon roman 001 ». La prochaine fois, « Mon roman 002 » et ainsi de suite.
La fréquence à laquelle vous effectuez cette opération dépend de vous, mais personnellement, je recommande de le faire au moins une fois par jour. Si votre document est extrêmement important ou si vous travaillez à un rythme soutenu, vous souhaiterez peut-être le faire plus souvent. Une fois le travail terminé et envoyé, vous pouvez supprimer toutes les versions précédentes pour récupérer de l'espace disque.
Enregistrer une copie locale/cloud à la fin de chaque session de travail
Si le document est stocké sur le cloud (par exemple, OneDrive), à la fin de chaque session de travail, enregistrez-le sur votre PC ou Mac. À l'inverse, si votre copie de travail se trouve sur votre propre machine, enregistrez-le sur le cloud (OneDrive, iCloud, Dropbox ou tout autre service cloud que vous utilisez). De cette façon, qu'un désastre survienne sur votre machine ou sur le service cloud, vous serez protégé.
Envisagez une copie de clé USB pour les documents essentiels
Enfin, si votre document est vraiment important, ou perdre votre travail de la journée vous ferait pleurer, alors vous voudrez peut-être créer une dernière sauvegarde, en copiant le document sur une clé USB et en l'emportant avec vous chaque soir.
Si vous avez suivi toutes ces étapes, vous devriez être protégé contre tout ce qui pourrait arriver, à moins que la Terre ne soit anéantie par une météorite géante. Dans ce cas, vous n'aurez probablement pas à vous soucier de soumettre votre travail.
