6 erreurs Gmail qui peuvent vous faire virer (et comment les éviter)

Que vous ayez beaucoup utilisé le courrier électronique dans votre vie personnelle, ou que votre première rencontre avec les courriers électroniques ait lieu sur votre lieu de travail, vous devez faire particulièrement attention à ce format fondamental de communication Web, sinon vous pourriez vous retrouver dans une situation délicate !

Envoi de fichiers sensibles sans cryptage

Le courrier électronique, dans sa forme la plus élémentaire, n'est pas crypté. Ainsi, quiconque intercepte les données d’un courrier électronique alors qu’il parcourt la série de tubes qui composent le réseau peut être lu comme un fichier texte brut. Les services de messagerie modernes doivent être cryptés pour la plupart, et cela relève de la responsabilité de votre employeur, mais malgré cela, c'est une bonne habitude de crypter manuellement les pièces jointes des e-mails si elles contiennent des informations sensibles ou privilégiées.

Ce n'est généralement pas plus difficile que de placer tous les fichiers dans une archive ZIP cryptée, ce qui est facile à faire avec des applications comme WinZip. Vous pouvez ensuite envoyer au destinataire le mot de passe du ZIP via un autre canal, tel qu'un appel téléphonique, ou vous pouvez avoir un mot de passe que vous avez convenu avant d'envoyer le courrier.

Cliquer sur « Répondre à tous » à un e-mail de masse

Lorsque vous recevez un e-mail dans le cadre d'une annonce à l'échelle de l'entreprise, ou que vous voyez un grand nombre d'adresses e-mail dans le champ CC (Carbon Copy) du courrier que vous avez reçu, vous devez alors être très prudent si vous vous sentez comme répondre. Si vous appuyez sur le bouton « Répondre à tous », vous copierez chaque personne de la liste.

Non seulement cela dérange toutes ces personnes, mais cela peut également générer une énorme quantité de trafic sur votre serveur de messagerie, surtout si plusieurs personnes ont fait la même chose. Il est tout simplement plus sûr de créer un nouvel e-mail adressé directement à la ou aux personnes avec qui vous souhaitez parler.

L'absence de cette forme de base d'étiquette de courrier électronique ne donnera pas à votre nouvel employeur la meilleure impression de vous, alors réfléchissez-y à deux fois avant d'appuyer sur ce bouton !

Oublier que les e-mails de votre entreprise ne sont pas privés

Partez toujours du principe que toute communication que vous effectuez à l’aide d’un appareil d’entreprise ou d’une application ou d’un compte d’entreprise est enregistrée, stockée et peut être extraite et examinée à tout moment.

Nous avons tous de mauvaises journées, mais la dernière chose que vous devriez faire est de vous défouler ou de dire des choses inappropriées dans un e-mail d'entreprise. Même si vous pensez que ce n'est qu'entre vous et un autre collègue.

La meilleure chose à faire est de parler avec cette personne en privé ou d'utiliser votre propre appareil et votre propre application de messagerie privée cryptée de bout en bout. Même dans ce cas, la seule conversation véritablement privée est celle que vous avez avec vous-même, puisque la personne à qui vous parlez peut facilement capturer votre conversation pour l'utiliser contre vous plus tard.

Ne pas utiliser la fonction BCC

Il existe deux types de fonction CC, et celle que vous devriez utiliser la plupart du temps est Bcc (Blind Carbon Copy). La fonction Cci vous permet d'envoyer un e-mail à plusieurs personnes, sans que les destinataires voient les autres personnes de la liste. À moins que les personnes figurant sur la liste ne se connaissent déjà et que vous souhaitiez une conversation publique entre une poignée de membres de l'équipe, il est généralement plus sûr d'utiliser Cci.

Si vous envoyez un e-mail en masse à des clients, vous devez absolument mettre l'e-mail en copie, sinon vous risquez de créer une grave violation de la vie privée qui peut vous causer de nombreux ennuis.

C'est aussi facile à faire. Dans Gmail, par exemple, il suffit de cliquer sur le petit bouton « Cci », et cela fonctionne de la même manière dans la dernière version de Microsoft Outlook.

Il est de loin préférable d'utiliser Cci par erreur plutôt que le bon vieux CC, vous êtes donc prévenu !

Utiliser votre courrier électronique professionnel pour vos affaires personnelles

Vous disposez de votre propre adresse e-mail, alors n'utilisez pas la messagerie de votre entreprise à des fins personnelles, comme communiquer avec votre médecin, votre avocat, vos amis ou vous inscrire à des comptes en ligne. Non seulement ce sera compliqué de changer d'emploi, mais vous utiliserez les ressources de l'entreprise à des fins personnelles, ce qui est généralement interdit ! Aussi, encore une fois, les emails de votre entreprise ne sont pas privés !

Ignorer les petits caractères légaux dans les e-mails professionnels

Vous avez peut-être remarqué qu'il y a des petits caractères au bas de chaque e-mail que vous envoyez depuis votre compte d'entreprise. Il s'agit de la politique juridique de l'entreprise concernant les e-mails, que vous devez respecter, et qui souligne également que le contenu de l'e-mail est la propriété de l'entreprise.

Chaque entreprise peut avoir un modèle légèrement différent ici, mais dans tous les cas, vous devriez prendre le temps de lire attentivement ce que disent ces petits caractères. Plus important encore, vous devriez prendre quelques minutes et lire le document de politique de courrier électronique de l'entreprise, car sinon vous risquez de violer cette politique par inadvertance, auquel cas vous n'aurez aucune excuse.

Même si les entreprises utilisent aujourd'hui des applications comme Slack ou Microsoft Teams pour communiquer, le courrier électronique restera probablement un élément clé de la façon dont les informations circulent dans l'entreprise, et vous vous rendriez donc un immense service en vous assurant de l'utiliser. l'e-mail de l'entreprise selon les règles.