6 Conseils de préparation de la réunion que vous ne devriez pas sauter

Sauter dans une réunion virtuelle sans préparation de base peut provoquer des hoquets inutiles pour vous et les autres. Pour garder les choses lisses et éviter tout stress de dernière minute, je passe toujours à travers une liste de contrôle de pré-réunion rapide. Cela m'aide à attraper et à résoudre tous les problèmes avant le début de l'appel.

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Testez votre microphone et votre appareil photo

Il n'y a rien de plus frustrant ou non professionnel que de rejoindre une réunion et de réaliser que personne ne peut vous entendre ou voir votre vidéo. S'il s'agit simplement d'un micro en sourdine ou d'une caméra désactivée dans l'application, c'est une solution rapide. Mais s'il s'agit d'un problème matériel ou d'un problème de logiciel plus profond, les choses peuvent devenir difficiles rapidement. De même, une mauvaise qualité audio ou vidéo peut être tout aussi embarrassante.

Pour éviter tout problème pendant la réunion, je teste toujours mon appareil photo et mon microphone à l'avance. J'ouvre habituellement l'application de la caméra, j'enregistre une courte vidéo avec du son et je le joue pour m'assurer que tout fonctionne comme prévu. Je teste également le micro et la caméra directement dans l'application de réunion que j'utiliserai. C'est une étape simple qui peut vous épargner de la pression inutile de dernière minute.

Si vous utilisez pour la première fois une nouvelle application de vidéoconférence ou un site Web, assurez-vous d'ajuster les paramètres d'autorisation pour donner à l'application ou au navigateur l'accès à votre microphone et à votre appareil photo.

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Confirmez que vous êtes connecté dans le bon compte

Que vous ayez prévu la réunion ou que vous y ayez été invité, assurez-vous que vous êtes connecté avec le même compte que vous avez utilisé pour créer ou recevoir l'invitation. Si vous basculez entre plusieurs comptes, comme sur les équipes Zoom ou Microsoft, vous connecter au mauvais peut vous empêcher d'ouvrir le lien ou de rejoindre l'appel.

Lorsque vous utilisez un navigateur, il peut vous connecter automatiquement à votre compte par défaut. Si ce n'est pas le compte correct pour la réunion, vous n'aurez peut-être pas accès à y assister. J'ai eu cela à quelques reprises sur Google Meet. Pour vous sauver des retards, vérifiez rapidement si vous utilisez le compte correct sur la page de l'application et changez si nécessaire.

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Assurez-vous que votre connexion Internet est stable

Même avec toute la préparation appropriée, une connexion Internet lente peut ruiner votre réunion. La vidéo en retard, l'audio saccadé ou les déconnexions aléatoires peuvent laisser une mauvaise impression. Pour éviter ce genre d'embarras, je vérifie toujours ma vitesse Internet avant une réunion. Si cela se sent lent, je fais quelques étapes pour m'assurer que l'appel se passe bien.

Tout d'abord, je déconnecte d'autres appareils du réseau pour m'assurer que l'appareil que j'utilise a le plus de bande passante. Je ferme également des applications ou des téléchargements inutiles en arrière-plan. Se rapprocher du routeur ou l'utilisation d'une connexion Ethernet filaire aide également. Et juste au cas où, je garde une sauvegarde prête – comme un hotspot mobile – donc je suis couvert si quelque chose ne va pas.

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Muet toutes les notifications avant de rejoindre

Imaginez que vous partagez votre écran lors d'une réunion, et soudain une notification de message personnel apparaît pour que tout le monde puisse le voir – très gênant, non? Même si la notification n'est pas privée, les alertes d'application ou les rappels peuvent toujours vous casser. C'est pourquoi vous devriez les gérer avant le début de la réunion. Ce que je fais habituellement, c'est désactiver toutes les notifications.

Si vous utilisez Windows, vous pouvez désactiver les notifications en ouvrant l'application Paramètres, en vous rendant à System> Notifications et en désactivant la baisse des « notifications ».

Pour gérer vos notifications sur MacOS, cliquez sur le menu « Apple » dans le coin supérieur gauche et ouvrez « Paramètres système ». Ensuite, accédez à l'onglet « Notifications » pour ajuster les paramètres.

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Vérifiez le temps de la réunion et rejoignez-vous tôt

Au début de mon parcours indépendant, j'ai raté quelques opportunités simplement parce que je n'ai pas pleinement compris les différences de fuseau horaire. Même si c'est involontaire, se présenter en retard peut vous faire paraître peu fiable ou non professionnel. C'est pourquoi je vérifie toujours le temps de réunion et me présente à l'heure, surtout lors de la rencontre avec quelqu'un dans un fuseau horaire différent.

Je demande au client de donner le temps de réunion dans UTC, puis de le convertir à mon temps local. Je me suis également rappelé pour éviter d'oublier. S'il ne s'agit pas déjà d'une invitation au calendrier, l'ajouter à votre calendrier peut également vous aider. Je recommande de rejoindre quelques minutes plus tôt pour se régler et résoudre tout problème technique de dernière minute. Ces quelques minutes supplémentaires peuvent faire une différence!

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Aperçu de votre apparence à la caméra

La façon dont nous nous présentons à la caméra influence grandement l'impression que nous faisons sur les employeurs, clients ou collègues potentiels. C'est pourquoi, avant chaque appel vidéo, je vérifie quelques choses: je m'assure que l'éclairage n'est pas trop dur, la caméra est à angle droit, je suis centré dans le cadre et l'objectif webcam est propre.

Si mon arrière-plan est trop désordonné, je brouille l'arrière-plan ou j'utilise les filtres d'arrière-plan intégrés disponibles dans la plupart des applications de réunion. Que ce soit l'ajustement de ma chaise ou la fixation de mes cheveux, un contrôle rapide avant l'appel m'aide à éviter les surprises. La plupart des applications vidéo vous permettent de prévisualiser votre appareil photo avant de vous joindre, prenez toujours un moment pour vérifier à quoi vous ressemblez.

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Ce sont quelques étapes que je prends avant de rejoindre une réunion pour faire bonne impression et gagner du temps des autres. Vous devriez aussi les suivre, donc rien ne vous surprend au dépourvu.