Name: Tremplin Numérique
Price range: $$$

Même en tant qu'utilisateur expérimenté de Microsoft Word, je tombe toujours sur différentes façons d'accélérer mon flux de travail et de tirer le meilleur parti des outils du programme. Voici quelques astuces astucieuses que vous devriez connaître.

Sommaire

1 Trier les listes dans l'ordre

Vous pourriez penser que seul Excel peut trier vos données par ordre alphabétique, numérique ou chronologique. Cependant, Microsoft Word propose un outil tout aussi efficace pour trier les mots, les nombres et les dates.

Trier une liste

Pour trier une liste simple de mots, de nombres ou de dates présentés dans des paragraphes ou des puces séparés et non dans un tableau, sélectionnez les données et cliquez sur l'icône « Trier » dans le groupe Paragraphe de l'onglet Accueil.

Utilement, Microsoft Word peut trier les dates même si elles sont écrites dans des formats différents (comme
Mois JJ, AAAA
ou
MM/JJ/AAA
).

Dans la première liste déroulante, choisissez « Paragraphes » et dans la seconde, indiquez à Word si vous triez du texte, des nombres ou des dates. Enfin, décidez si vous souhaitez que les données soient triées par ordre croissant ou décroissant, avant de cliquer sur « OK ».

Voici la liste de noms résultante dans mon exemple, triés par ordre alphabétique.

Trier un tableau

Pour trier un tableau en fonction des données de l'une de ses colonnes, placez votre curseur dans l'une des cellules du tableau et cliquez sur la même icône « Trier » dans l'onglet Accueil.

Ensuite, utilisez la section « Ma liste contient » en bas de la boîte de dialogue pour indiquer à Word si vos colonnes ont des en-têtes. Vous pouvez ensuite sélectionner la colonne selon laquelle vous souhaitez trier votre tableau : il s'agit du nom de la colonne s'il y a des en-têtes, ou du numéro de la colonne s'il n'y en a pas. Dans mon cas, je souhaite trier mon tableau par la colonne « Fréquence ».

Chaque ligne est fixe, ce qui signifie que si vous triez votre tableau selon la première colonne, les autres colonnes seront également réorganisées afin que les données restent cohérentes dans vos lignes.

Maintenant, remplissez les champs restants et ajoutez d'autres règles de tri si nécessaire. Enfin, cliquez sur « OK » et appréciez votre tableau nouvellement trié.

Autres sortes

Vous pouvez également créer des tris plus dynamiques. Dans cet exemple, je souhaite réorganiser les titres (formatés à l'aide des styles de titres de Word) par ordre alphabétique, mais conserver le texte sous chacun tel quel. Pour ce faire, je vais sélectionner tout le texte et cliquer sur l'icône « Trier » dans l'onglet Accueil.

Maintenant, je vais cliquer sur « Options », cocher « Autre » et cliquer sur « OK ».

Lorsque je définis les critères de ce tri, le premier menu déroulant contient désormais des « Titres ». Ici, je pourrais également choisir d'autres façons de trier mes données, par exemple par nième mot dans chaque paragraphe.

Après avoir sélectionné « Titres » et vérifié que les autres champs contiennent les détails corrects, je peux cliquer sur « OK » pour voir mes titres correctement classés, les puces restant inchangées.

2 Envoyez votre document Word vers Kindle

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous souhaiterez peut-être envoyer un document Word vers Kindle :

Vous pouvez choisir une position de lecture plus confortable, pratique lors de la lecture d'un long document.
Vous pouvez ajuster la taille des polices et la mise en page, ce qui rend le document plus facile à lire.
Un Kindle est plus portable et a tendance à avoir une durée de vie de la batterie plus longue qu'un ordinateur portable.
Parce qu’ils utilisent la technologie E-Ink, les Kindle sont largement considérés comme meilleurs pour vos yeux.

Alors, pour envoyer votre document vers Kindle, ouvrez le menu « Fichier ». Là, cliquez sur Exporter > Envoyer des documents vers Kindle > Envoyer vers Kindle.

Connectez-vous à votre compte Amazon dans la boîte de dialogue qui apparaît.

Ensuite, sélectionnez la manière dont vous souhaitez que le document soit affiché sur votre Kindle. Choisissez « Comme un livre Kindle » si le document contient un formatage simple. Cette option signifie que vous pouvez ajuster la taille des polices et les mises en page et ajouter des notes autocollantes manuscrites si nécessaire.

En revanche, optez pour « Comme un document imprimé » si vous souhaitez conserver la mise en forme complexe du document. Vous pouvez également écrire directement sur la page lors de la visualisation du document grâce à cette option.

Lorsque vous cliquez sur « Envoyer », le document arrive dans votre bibliothèque Kindle en quelques minutes.

Au début du XXe siècle, il était considéré comme standard d’ajouter un double espace après une période. Bien que cela ait progressivement disparu au fil du temps, vous pourriez rencontrer un document Word avec ce formatage obsolète. Dans ce cas, la suppression manuelle des espaces supplémentaires peut prendre une éternité.

Vous pouvez utiliser l'outil Rechercher et remplacer de Word pour réduire tous les cas d'espaces multiples à un seul espace, qu'il s'agisse d'espaces doubles ou de chaînes d'espaces plus longues. Dans cet exemple, il y a deux espaces entre certains mots et trois espaces entre d'autres.

Tout d’abord, appuyez sur Ctrl+H pour lancer la boîte de dialogue Rechercher et remplacer. Dans le champ « Rechercher », saisissez ( ){2,}. Assurez-vous d'inclure un espace entre les parenthèses arrondies et que la deuxième paire de crochets soit des accolades, généralement accessibles en appuyant sur Shift+( ou Shift+). Dans le champ « Remplacer par », tapez 1.

Ensuite, cliquez sur « Plus » (cela deviendra « Moins » lorsque vous cliquez dessus) et cochez « Utiliser des caractères génériques ».

Enfin, cliquez sur Remplacer tout > OK et constatez que tous les espaces multiples ont été réduits à des espaces simples.

4 Ajoutez des graphiques de haute qualité

Il est révolu le temps où il fallait rechercher des graphiques de haute qualité sur le Web et se soucier des autorisations, des droits d'auteur et des redevances. Microsoft Word propose une collection apparemment infinie d'images, d'icônes, de personnages découpés, d'autocollants, d'illustrations et de personnages de dessins animés libres de droits.

Placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer le graphique, puis cliquez sur Insérer > Images > Images d'archives.

Ensuite, utilisez les onglets en haut de la boîte de dialogue Insérer des images pour basculer entre les différents types de graphiques et saisissez des mots-clés dans la barre de recherche pour trouver une image appropriée.

Une fois que vous avez trouvé un graphique qui répond à vos besoins, cliquez dessus une fois pour le sélectionner (remarquez le bouton radio coché dans le coin du graphique), puis cliquez sur « Insérer ». Vous pouvez sélectionner et ajouter plusieurs graphiques à la fois.

Vous pouvez désormais formater les graphiques si nécessaire via l'onglet Format d'image du ruban.

5 Dupliquez votre fenêtre Microsoft Word

Si vous travaillez sur un document volumineux, il peut être pratique d'afficher différentes pages en même temps. De même, vous trouverez peut-être utile d'utiliser deux vues à la fois, comme la mise en page d'impression et la vue brouillon. C'est là que l'outil Nouvelle fenêtre de Word, accessible via l'onglet Affichage du ruban, est utile.

Lorsque vous cliquez sur cette icône, une copie exacte de votre document s'ouvre dans une nouvelle fenêtre. Toutes les modifications que vous apportez à une copie seront automatiquement mises à jour dans l'autre et vous pouvez fermer l'original ou la copie lorsque vous êtes prêt à revenir à une vue à fenêtre unique.

Appuyez sur Windows+Z pour réorganiser la façon dont vos fenêtres Word dupliquées apparaissent sur votre écran.

En plus d'utiliser ces astuces pour augmenter votre efficacité, veillez à éviter certaines des erreurs que de nombreuses personnes commettent lorsqu'elles utilisent Microsoft Word.