5 façons dont Google Sheets est meilleur que Microsoft Excel

Ce n'est pas un secret que Microsoft Excel est plus puissant et plus complexe que Google Sheets et est souvent le programme préféré pour les calculs sophistiqués et les grands ensembles de données. Cependant, Google Sheets offre plusieurs avantages qui sont souvent négligés et peuvent balancer l'équilibre en sa faveur.

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Obtenez une aide détaillée lorsque vous tapez des formules

Google Sheets et Microsoft Excel veulent vous aider lorsque vous tapez des formules. En effet, dès que vous tapez la parenthèse d'ouverture, les deux programmes affichent des conseils contextuels avec la syntaxe de la fonction.

Cependant, dans Google Sheets, si vous cliquez sur la flèche vers le bas à droite de la fenêtre contextuelle, vous pouvez voir plus d'informations sur la fonction que vous utilisez.

Plus précisément, vous avez un exemple de formule terminée pour la fonction en question. Ceci est particulièrement utile si – comme moi – vous oubliez souvent que certains arguments doivent être structurés de certaines manières, comme être enveloppé dans des guillemets. On vous présente également une description détaillée de ce que fait la fonction et de ce que représente chaque argument de la formule. Si vous avez toujours des difficultés avec la formule, faites défiler vers le bas de la fenêtre contextuelle et cliquez sur le lien vers une page d'assistance.

Cette information supplémentaire change la donne si vous utilisez une fonction que vous n'avez jamais utilisée auparavant ou qui nécessite de nombreux arguments.

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Condensez vos liens vers d'autres fichiers

Google Sheets et Microsoft Excel vous permettent d'insérer des liens vers d'autres fichiers du même programme. Par exemple, dans les feuilles, vous pouvez copier l'URL du fichier Google Sheets auquel vous souhaitez lier et le coller dans une cellule dans le fichier actif. De même, dans Excel, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur une cellule, sélectionner « lien » et générer un hyperlien vers un fichier Excel existant.

Comme vous pouvez le voir dans les deux captures d'écran ci-dessus, les liens sont longs et désordonnés.

Pour éviter cela dans Microsoft Excel, au lieu de coller le lien directement dans une cellule, vous pouvez d'abord taper du texte, puis lier le texte au fichier Excel pertinent.

Cependant, ce processus peut prendre du temps, surtout si vous devez être lié à de nombreux fichiers en même temps. De plus, sélectionner et formater la cellule liée sans déclencher le lien peut être frustrant et difficile, car le lien est actif dès que vous l'insérez.

D'un autre côté, dans Google Sheets, lorsque vous sélectionnez la cellule contenant le lien vers l'autre fichier de feuilles, vous avez la possibilité de remplacer l'URL par une puce.

Lorsque vous activez cette option, l'URL se transforme en bouton formaté, avec le nom de fichier inséré automatiquement.

L'un des plus grands avantages de l'utilisation des puces de liaison dans Google Sheets est que si vous cliquez accidentellement, vous n'êtes pas instantanément emmené dans le fichier lié. Au lieu de cela, vous voyez une fenêtre contextuelle qui vous permet de confirmer votre souhait de quitter la feuille de calcul active et de naviguer vers celui lié.

Cela signifie que vous pouvez facilement sélectionner et formater la cellule contenant le lien sans avoir à faire trop attention à l'endroit où vous cliquez.

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Voir les noms de table dans la zone cellulaire

Avant 2024, les tables formatées n'étaient disponibles que dans Microsoft Excel, mais Google a réalisé leur avantage et a décidé de les implémenter dans leur propre logiciel de feuille de calcul.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pourriez convertir vos données en tables formatées, y compris la possibilité de référencer les noms de table et de colonnes en formules. Par exemple, taper:

=SUM(Player_Scores(Score))

Dans une cellule vide dans les deux feuilles et Excel renvoie le total de toutes les valeurs dans la colonne de score de la table des scores des joueurs, vous économisant à référencer manuellement les gammes de données.

Cependant, plutôt que de simplement copier la conception de la table de Microsoft, Google est allé plus loin dans le processus de dénomination du tableau.

Pour renommer une table dans Microsoft Excel, vous devez sélectionner une cellule dans la table, diriger vers l'onglet « Table Design » et modifier le texte dans le champ Nom de la table du groupe Propriétés. Compte tenu de l'utilité des tables, il est surprenant que vous deviez creuser assez profondément dans le ruban pour les renommer.

D'un autre côté, dans Google Sheets, le nom de la table est visible dans la zone de la feuille de travail, directement au-dessus du tableau lui-même. Donc, dès que vous créez la table, vous vous souvenez de le nommer, et cela ne prend qu'une seconde.

En conséquence, lorsque vous allez faire référence à un tableau dans une formule dans Google Sheets, il vous suffit de jeter un coup d'œil à la table – plutôt que de racine à travers les menus sur le ruban – pour vous rappeler son nom, ce qui permet de gagner beaucoup de temps.

Pour voir une liste de toutes les tables et des gammes nommées dans un fichier Google Sheets ou Microsoft Excel, cliquez sur la flèche vers le bas dans la zone de nom, qui est située dans le coin supérieur gauche de la fenêtre de feuille de calcul (juste au-dessus des en-têtes de ligne).

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Savoir quelles cellules contiennent des listes déroulantes

L'ajout de listes déroulantes aux cellules – quelque chose que vous pouvez faire dans Google Sheets et Microsoft Excel en cliquant sur les données> Validation des données – améliore l'efficacité de la saisie des données, empêche les fautes de frappe et garantit la cohérence.

Dans Microsoft Excel, les cellules contenant des règles de validation des données déroulantes ressemblent à des cellules « normales » jusqu'à ce qu'elles cliquent. En d'autres termes, il n'y a aucun moyen de savoir que vous pouvez sélectionner une valeur dans une liste déroulante jusqu'à ce que vous sélectionniez les cellules affectées.

D'un autre côté, les cellules des feuilles Google contenant des listes déroulantes adoptent un format stylisé qui semble professionnel et montre clairement que les cellules peuvent être cliquées pour révéler les options d'entrée.

De plus, lorsque vous énoncez les options d'entrée de validation des données, vous pouvez attribuer des puces colorées. Pour faire de même dans Microsoft Excel, vous devrez franchir la mesure supplémentaire d'ajouter des règles de mise en forme conditionnelle.

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Être notifié si certaines valeurs de cellule changent

Jusqu'à présent, j'ai discuté de la façon dont les versions de Google Sheets de certaines fonctionnalités qu'il partage avec Microsoft Excel sont plus conviviales. Cependant, dans cette dernière section, je vous montrerai un outil exclusif aux feuilles Google: notifications conditionnelles.

Au moment de la rédaction du moment de la rédaction (juillet 2025), les notifications conditionnelles dans Google Sheets ne sont disponibles que pour les personnes utilisant des comptes d'entreprise, d'entreprise ou d'éducation Google Workspace. En effet, l'outil est destiné aux feuilles de travail partagées dans des environnements collaboratifs.

Imaginez que vous êtes un chef de projet et que vous suivez les progrès de diverses tâches dans votre organisation. La colonne d'état vous indique si une tâche est en cours, terminée ou nécessite une certaine action pour qu'elle continue.

Ainsi, vous pouvez garder un œil sur le développement de chaque tâche, vous pouvez établir une règle de notification conditionnelle qui vous envoie un e-mail si l'un des statuts de tâche change. Pour faire de même dans Microsoft Excel, vous devez savoir comment écrire du code VBA – une compétence beaucoup plus complexe.

Tout d'abord, dans Google Sheets, cliquez avec le bouton droit sur n'importe quelle cellule dans la gamme et sélectionnez des «notifications conditionnelles».

Ensuite, dans le volet Ajouter la règle, nommez la règle, sélectionnez la table, la plage ou la cellule, saisissez les adresses e-mail Gmail ou Workspace (jusqu'à 10) qui doivent être informés lorsque les données changent, et cliquez sur « Enregistrer ».

Vous pouvez également ajouter des conditions supplémentaires, telles que vous informer uniquement si la valeur de la cellule se transforme en un mot spécifique – en cliquant sur « Ajouter une condition ».

Maintenant, lorsque la valeur de l'une des cellules désignées changera, une notification par e-mail sera envoyée aux adresses spécifiées. La notification contient des détails sur quelle cellule a changé, ce qu'elle a changé de et vers et le nom de l'individu qui a fait le changement.

La notification peut prendre jusqu'à 30 minutes pour arriver. Si plus d'un changement est effectué en peu de temps, les notifications peuvent être regroupées en un seul e-mail.

Dans ce cas, parce que le statut a changé pour Action requiseJ'ai besoin d'envoyer un e-mail à la personne qui a apporté le changement pour discuter de la façon dont nous pouvons permettre à la tâche de continuer.

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Si vous êtes toujours sur la clôture lorsque vous décidez d'utiliser Google Sheets ou Microsoft Excel, prenez le temps de comparer les programmes en termes de capacités d'analyse et de visualisation des données, de facilité de collaboration, de complexité des outils qu'ils offrent et de leurs performances globales.