5 façons de rendre votre document Word facile à naviguer

Un document Word qui est difficile à naviguer est à peu près inutile, même s'il est plein de contenu incroyable. C'est pourquoi vous devriez prendre un certain temps pour vous assurer que les gens (y compris vous!) Peuvent facilement trouver leur chemin sans perdre de patience. Voici comment vous pouvez faire cela.

Chaque fois que vous formatez ou modifiez un fichier Word, appuyez sur Ctrl + Shift + 8 pour activer les caractères non imprimés (et utilisez le même raccourci clavier pour les cacher à nouveau). Cela rendra la mise en page du document beaucoup plus facile.

1

Ajouter des pauses de page et de section

Une façon de rendre votre document Word plus navigable est de briser différentes parties de votre travail en sections clairement définies. Cela signifie que lorsque un chapitre se termine, il y a généralement un espace clair avant le début de celui suivant.

Il existe deux types de pauses dans Microsoft Word: les pauses de la page et les pauses section:

• L'ajout d'une pause de page démarre une nouvelle page, même si vous n'avez pas nécessairement atteint la fin de la précédente. Ceci est utile si, par exemple, vous avez une bibliographie à la fin du document que vous souhaitez séparer clairement des pages auparavant.

• Comme lorsque vous ajoutez une pause de page, l'ajout d'une rupture de la section de la page suivante se termine la section actuelle et déplace votre curseur (et tout texte après) à la page suivante. La différence entre les deux est que vous pouvez appliquer différentes mises en page et nombres de pages à différentes sections, alors que cela n'est pas possible avec les pauses de page.

Pour ajouter une de ces pauses, dirigez-vous vers l'onglet « Disposition » sur le ruban et cliquez sur « Breaks ». Bien que d'autres types de pauses soient disponibles, les pauses de page et les pauses de la section de page suivantes sont les meilleures options pour briser votre document Word, ce qui facilite la navigation.

2

Utilisez des styles de cap

Une façon de naviguer dans un document Word bien structuré consiste à utiliser le volet de navigation, que vous pouvez activer en vérifiant le « volet de navigation » dans l'onglet Affichage du ruban.

Lorsque vous le faites, vous pouvez voir qu'il s'affiche et vous permet de cliquer pour sauter entre les différents en-têtes que vous avez ajoutés à votre document Word, vous évitant de devoir supporter la tolérance d'un défilement sans fin.

En conséquence, l'utilisation de l'outil de style de cap de Word facilite la navigation de votre document Word, ce qui est particulièrement utile s'il a de nombreuses pages.

Pour accéder à la galerie de style, ouvrez l'onglet « Accueil » sur le ruban. Si vous avez déjà utilisé des styles dans votre document Word, ils seront affichés ici. Si vous ne l'avez pas fait, vous verrez des styles par défaut de mots, dont certains sont des styles de cap.

Ensuite, pour appliquer un style de cap sur une en-tête de votre document, placez votre curseur n'importe où dans cet en-tête et cliquez sur le style de cap pertinent. Le titre 1 est destiné aux en-têtes de niveau 1, comme les titres de chapitre, et chaque ruban suivant est un sous-niveau vers le bas, généralement utilisé pour les sous-titres dans les chapitres.

Maintenant, le texte que vous venez de restaurer apparaît comme un titre dans le volet de navigation, tout comme une page de contenu dans un manuel. En raison, vous pouvez cliquer sur ces en-têtes pour passer à différentes sections à tout moment. En fait, tout le texte attribué aux titres 2, 3, 4, etc., apparaît également dans le volet de navigation.

Pour reformater un style de cap, cliquez avec le bouton droit sur le style pertinent dans la galerie de style et cliquez sur « Modifier ». Ensuite, cliquez sur le bouton déroulant « Format » en bas de la boîte de dialogue pour choisir les éléments de l'en-tête que vous souhaitez ajuster.

3

Insérer les numéros de page

Que vous tapiez une lettre, une thèse académique ou des minutes pour votre réunion hebdomadaire de bureau, l'ajout de numéros de page à votre document Word est un moyen infaillible de le rendre beaucoup plus facile. De plus, les numéros de page deviennent particulièrement utiles lorsque vous ajoutez un tableau de contenu, et nous examinerons cela plus en détail sous peu.

Si votre document Word est composé d'une section continue, l'ajout de numéros de page continue est simple. Cependant, si vous souhaitez utiliser différentes numérotations de page dans différentes sections, il y a plus d'étapes à prendre.

Ajout de numéros de page à un document en une section

Pour ajouter des numéros de page à un document Microsoft Word qui n'a pas été divisé en plus d'une section, cliquez sur « Numéros de page » dans l'onglet Insérer sur le ruban et survolez l'option qui convient le mieux où vous voulez qu'ils apparaissent sur vos pages.

Ensuite, sélectionnez un style de numéro de page dans les options qui apparaissent.

Chaque page existante adoptera désormais le style de numéro de page que vous avez ajouté, tout comme les nouvelles pages que vous ajoutez.

Avant de cliquer loin de la zone où se trouve votre numéro de page, il existe quelques options supplémentaires que vous pouvez activer.

Tout d'abord, si vous ne voulez pas que la première page soit numérotée, cliquez sur « Différent première page » dans l'onglet En-tête et pied de page.

Ensuite, avec cette option vérifiée, si vous souhaitez que la numérotation de la deuxième page commence par 1, cliquez sur « Numéro de page », puis « Format Page Numbers ».

Maintenant, dans la boîte de dialogue, cochez « Démarrer » et modifiez le nombre en « 0. »

Bien que cette boîte de dialogue ouverte, vous pouvez modifier le type de numéro qui apparaît en cliquant sur la flèche déroulante à côté du «format de numéro».

Ajout de numéros de page à un document multisection

Si vous avez plus d'une section dans votre document Word, vous pouvez utiliser différents numéros de page ou formats pour chacun. Par exemple, vous pouvez utiliser des chiffres romains (I, II, III, etc.) pour les numéros de page de votre introduction et les numéros arabes (1, 2, 3, etc.) pour le corps principal.

Pour ajouter une pause de section qui sépare le corps principal de l'introduction, placez votre curseur à la fin de l'introduction et cliquez sur « Breaks » dans l'onglet Disposition du ruban. Ensuite, cliquez sur «Page suivante».

Maintenant, il y a une rupture difficile entre les deux parties de votre document.

Double-cliquez sur le pied de page de la page de la section 2 (le corps principal), puis cliquez sur « Lien vers la précédente » dans l'onglet En-tête et pied de page pour le désélectionner. Cela indique que vous voulez que les numéros de page du corps principal dans le pied de page soient séparés des numéros de page de l'introduction.

Ensuite, avec les pieds de page de votre document, placez votre curseur dans le pied de page de la section 1 (l'introduction), puis cliquez sur le numéro de page> en bas de la page pour choisir un style.

Ensuite, cliquez sur Numéro de page> Numéros de page de format, et dans la boîte de dialogue, modifiez le champ de format de numéro en « I, II, III » (chiffres romains), par exemple. Ensuite, cliquez sur « OK ».

Enfin, placez votre curseur dans le pied de page de la section 2 et suivez les mêmes étapes, mais cette fois, laissez le format numéro à « 1, 2, 3 … »

Si vous souhaitez que la numérotation de la page de redémarrer la section 2 à la page 1, modifiez l'option Démarrer dans la boîte de dialogue Numéro de page à « 1. »

Maintenant, vous avez différents systèmes de numérotation de pages dans différentes sections de votre document Word, ce qui rend la distinction entre les deux beaucoup plus faciles qu'auparavant.

4

Créer une table des matières

Quelle que soit la longueur de votre document, l'ajout d'un tableau de contenu aide à diriger le lecteur exactement où il doit être. Outre leurs avantages de navigation, les tables de contenu peuvent également être facilement mises à jour pour refléter les modifications de numérotation des pages que vous apportez.

Par défaut, Word génère des tables de contenu en utilisant les trois premiers styles de cap intégrés (voir la section précédente pour en savoir plus sur les styles de cap). Ainsi, avant de créer la table des contenus, appliquez des styles de cap en tête aux en-têtes de votre document en sélectionnant le texte pertinent et en cliquant sur « En-tête 1 », « En-tête 2 », et ainsi de suite dans la galerie de style.

L'ajout de numéros de page à votre document facilitera la lecture de votre table des matières. Voir la section ci-dessus pour des instructions sur la façon de procéder.

Maintenant, pour ajouter une table des matières, placez votre curseur où vous voulez qu'il soit, et cliquez sur « Table des matières » dans l'onglet Références sur le ruban.

Ensuite, choisissez entre les trois tables intégrées de contenu. La seule différence entre le tableau automatique 1 et le tableau automatique 2 est leurs titres, qui sont des «contenus» et «table des matières», respectivement.

Dans l'exemple ci-dessous, j'ai sélectionné « Tableau automatique. » Cela comprend automatiquement les titres des trois styles de cap que j'ai utilisés, chaque niveau en retrait pour montrer sa hiérarchie relative.

D'un autre côté, cliquez sur « Table des matières personnalisée » dans le menu déroulant si vous voulez que votre table de contenu soit plus loin que les trois styles de cap supérieurs, ou si vous souhaitez personnaliser son appartenance sur la page. Cette option vous donne également le choix d'ajouter des hyperliens à votre table des matières, ce qui le rend encore plus utile.

Choisissez uniquement la « table manuelle » si vous souhaitez effectuer des ajustements plus raffinés à votre table des matières, comme le raccourcissement des titres de chapitre. De manière générale, je ne recommanderais pas d'utiliser la table des matières manuelle, car elle ne change pas automatiquement si vous ajoutez plus tard plus de sections ou de sous-sections à votre document.

Pour mettre à jour le tableau des contenus – par exemple, si les numéros de page changent parce que vous avez ajouté plus de contenu – cliquez sur-le, et cliquez sur « Mettre à jour le champ ».

En plus d'utiliser une table des matières pour rendre votre document Word plus facile à négocier, si vous avez des diagrammes et des illustrations, vous pouvez également ajouter un tableau des chiffres.

5

Ajouter des signets et des hyperliens

Microsoft Word vous permet d'ajouter des hyperliens à votre document que vous pouvez cliquer pour sauter dans d'autres domaines du même fichier.

La première étape consiste à ajouter des signets, c'est là que les hyperliens vous mèneront lorsque vous les ajoutez bientôt. Par exemple, vous pourriez avoir un paragraphe important auquel vous souhaitez lier tout au long de votre document. Dans ce cas, placez votre curseur au début de ce paragraphe, et dans l'onglet INSERT sur le ruban, cliquez sur « Bookmark ». Alternativement, appuyez sur Ctrl + Shift + F5.

Ensuite, donnez un nom au signet et cliquez sur « Ajouter ».

Maintenant, sélectionnez le texte ailleurs dans votre document qui sera lié à ce signet, cliquez avec le bouton droit sur le texte sélectionné et cliquez sur « Lien ». Alternativement, si vous préférez utiliser les raccourcis clavier de Microsoft Word, appuyez sur Ctrl + K.

Ensuite, dans la boîte de dialogue Insert Hyperlien, cliquez sur « Placer dans ce document », sélectionnez le signet pertinent et cliquez sur « OK ».

Maintenant, le texte que vous avez sélectionné sera lié à l'hyperlien dans le signet que vous avez créé, indiqué par le texte qui change la couleur et souligné. Pour tester ce lien, appuyez sur CTRL et cliquez dessus.

Répétez ce processus pour ajouter des hyperliens à un nombre illimité de signets dans votre document Word.

---

En plus de rendre votre travail facile à naviguer, il vaut la peine de prendre des mesures pour rendre votre document Word bien structuré et organisé, tel que l'ajout d'espaces non révolutionnaires, permettant une trait automatique automatique et de faire en sorte que les titres restent à côté de leur texte ultérieur.