Comment créer une lettre de motivation professionnelle dans Microsoft Word
Votre lettre de motivation est l'une des premières choses qu'un recruteur voit lorsque vous postulez à un emploi, il est donc important que vous la fassiez correctement. Dans cet article, je vais vous montrer comment créer une excellente lettre de motivation dans Microsoft Word et vous proposer d'autres conseils généraux au fur et à mesure.
Sommaire
Points à considérer avant de commencer
Il y a quelques éléments clés auxquels vous devez penser avant de commencer à rédiger votre lettre afin de gagner du temps pour la réviser plus tard.
Réfléchissez à la manière dont les systèmes automatisés interpréteront votre lettre
Avant de décider d'utiliser l'un des modèles de Microsoft Word ou de créer le vôtre à partir de zéro, il convient de réfléchir à la manière dont les entreprises utilisent la technologie pour filtrer les nombreuses lettres de candidature qui arrivent dans leur boîte de réception.
Par exemple, certaines entreprises utilisent des systèmes de suivi des applications (ATS), qui parcourent les documents à la recherche de mots-clés et d'expressions. Dans cette optique, le surformatage de votre lettre de motivation pourrait rendre le document moins lisible pour ces processus automatisés. Par conséquent, même si un formatage compliqué peut faire ressortir visuellement votre lettre, essayez de ne pas trop compliquer les choses.
Gardez votre formatage cohérent
S'en tenir au thème du formatage, même s'il est important de conserver la cohérence des polices et des couleurs dans la lettre elle-même, pensez également aux autres documents que vous envoyez en même temps.
Par exemple, si votre CV utilise la taille 12 Calibri, utiliser la taille 14 Times New Roman dans votre lettre de motivation peut sembler un choix étrange à quelqu'un qui les lit simultanément. Cela peut sembler trivial à considérer, mais les plus petits ajustements pourraient faire la plus grande différence.
Adaptez votre style d'écriture au travail
Bien que je n'entende pas cet article être une leçon d'anglais, l'ancien professeur d'anglais en moi se sent obligé de vous conseiller de consulter le site Web et les réseaux sociaux de l'entreprise à laquelle vous écrivez.
Utilise-t-il l’anglais américain ou l’anglais britannique ? Le langage est-il strictement formel ou l’entreprise utilise-t-elle un ton plus détendu ? Prenez même un moment pour observer la façon dont le contenu est formaté et gardez cela à l’esprit lorsque vous rédigez votre lettre. Si vous parvenez à créer une cohérence entre vous et la marque et le style de l’entreprise, vous partirez du bon pied.
L’intelligence artificielle vaut-elle la peine d’être utilisée ?
Enfin, permettez-moi d'aborder l'éléphant dans la pièce : l'intelligence artificielle ou, plus précisément, Microsoft Copilot. Bien que cet outil ait certainement ses avantages, comme adopter un ton approprié, accélérer le processus de candidature et vous aider à surmonter le blocage de l'écrivain, vous devez l'utiliser avec prudence.
Certaines entreprises peuvent utiliser un logiciel de détection d'IA qui peut détecter certains des mots et expressions que Copilot a insérés dans votre lettre, et si le ton de votre lettre ne correspond pas à celui des autres documents que vous soumettez, cela peut faire sourciller.
Si tu insister sur l'utilisation de l'IA pour vous aider, utilisez-la comme deuxième ébauche : commencez par noter vos idées dans un document Word, puis demandez à Copilot de ranger les choses pour vous si vous n'êtes pas satisfait de ce que vous avez déjà produit. Assurez-vous également de bien le relire, car vous ne voulez pas que quelque chose apparaisse dans la lettre que vous ne puissiez pas développer lors d'un entretien.
Utiliser les modèles Word pour votre lettre de motivation
Word propose des milliers de modèles pour différents types de documents, y compris des lettres de motivation. Les modèles de lettres de motivation de Word ont l'air professionnels et vous feront gagner du temps et des efforts pour créer les vôtres à partir d'une toile vierge.
Pour y accéder, ouvrez Word et cliquez sur « Nouveau » dans la barre latérale gauche de l'écran de bienvenue du programme. Ensuite, faites défiler jusqu'à la barre de recherche, assurez-vous que « Office » est sélectionné, tapez Lettre de motivationpuis appuyez sur Entrée.
Vous verrez alors des dizaines de rangées d’options parmi lesquelles choisir.
En gardant à l'esprit mes conseils sur l'ATS et la cohérence, faites défiler les options jusqu'à ce que vous voyiez quelque chose qui fonctionne pour vous, sélectionnez-le pour voir plus de détails dans une nouvelle fenêtre, puis cliquez sur « Créer ».
Si tous les modèles de lettre de motivation qui apparaissent dans les résultats de recherche sont trop sophistiqués, essayez de taper
Lettre de motivation de base
dans la recherche à la place. Cela vous donnera des options plus simples.
Word chargera ensuite ce modèle sur un nouveau document que vous pourrez utiliser et modifier si nécessaire. Vous pouvez soit cliquer sur le texte de la lettre de motivation pour remplacer les espaces réservés par vos propres mots, soit, mieux encore, supprimer tout le texte et conserver uniquement la mise en forme, afin de vous assurer que tout le travail vous appartient réellement.
Créer une lettre de motivation à partir de zéro
Si vous constatez qu'aucun des modèles ne fonctionne pour vous, ou si vous êtes naturellement créatif et souhaitez que tout soit plus adapté à votre style, créez une lettre de motivation à partir de zéro. De plus, comme je l'ai mentionné plus tôt, concevoir votre propre format de lettre de motivation peut vous aider à être plus cohérent dans tous les documents que vous soumettez à l'entreprise.
Créer un papier à en-tête
Si vous souhaitez créer un papier à en-tête pour ajouter une touche de style au haut de votre lettre, double-cliquez n'importe où dans l'en-tête et cochez « Première page différente » dans l'onglet En-tête et pied de page du ruban.
Ensuite, concevez votre papier à en-tête dans l'en-tête et double-cliquez en dehors de la zone d'en-tête lorsque vous avez terminé.
Définir les styles
Bien que vous puissiez appliquer une mise en forme directe à votre texte, l'utilisation des styles de Word signifie que votre lettre sera formatée de manière cohérente et sécurisée. Les styles sont disponibles dans la galerie de styles de l'onglet Accueil du ruban, et vous pouvez soit utiliser les styles prédéfinis déjà présents, soit cliquer avec le bouton droit sur un style et sélectionner « Modifier » pour modifier ses propriétés.
Le style Normal est utilisé pour le corps principal de votre lettre, et sa modification affectera les autres styles.
Dans la boîte de dialogue Modifier le style, passez d'une propriété à l'autre dans le menu déroulant Format. Lorsque vous rédigez une lettre de motivation, vous devez au moins définir les paramètres de police et de paragraphe, mais cela vaut la peine de vérifier les autres options, au cas où vous souhaiteriez définir autre chose.
Ensuite, pour appliquer chaque style aux différentes parties de votre lettre de motivation, placez le curseur dans le paragraphe concerné, puis cliquez sur le style approprié dans la galerie de styles.
Le texte de la lettre de motivation doit être noir et ne pas dépasser la taille 12. Vous devez également réfléchir attentivement à la police que vous souhaitez utiliser : évitez les polices scriptes et à espacement fixe, telles que Lucida Handwriting et Courier New, car elles sont trop décontractées et trop stylistiques pour être utilisées. un document important comme une lettre de motivation. Les polices avec empattement bien connues comme Times New Roman et les polices sans empattement comme Aptos sont plus appropriées à cet effet.
Considérez votre mise en page
Les lettres de motivation doivent être faciles à lire et certainement pas trop longues. En fait, de nombreux employeurs demandent spécifiquement que les lettres de motivation ne dépassent pas un côté du format A4. Formatez donc votre travail de manière à pouvoir inclure autant d'informations cruciales que possible sans donner l'impression qu'il est surchargé. Évitez la tentation de réduire les marges de la page : respectez les mesures par défaut de Word, car cela aidera à garder votre lettre professionnelle et bien présentée.
Réfléchissez également à la manière dont vous pourriez mettre l’accent sur les détails les plus importants. Par exemple, vous pouvez mettre certains mots clés en gras ou utiliser l'outil à puces de Word pour répertorier certains de vos points forts. À tout prix, évitez d'utiliser des polices de couleurs différentes pour mettre l'accent : cela peut instantanément donner à votre lettre un aspect non professionnel et les personnes daltoniennes pourraient trouver certaines couleurs plus difficiles à lire.
Quelques derniers conseils avant d'envoyer
Ok, donc votre lettre a l'air bien et vous êtes presque prêt à partir. Mais attendez ! Avant de l'envoyer, vous devez effectuer quelques opérations supplémentaires :
- Relisez attentivement votre travail : Utilisez Microsoft Editor pour vous aider. Cliquez sur Révision > Éditeur, puis cliquez sur les suggestions dans la barre latérale de droite.
- Enregistrez votre lettre comme modèle : Cela vous évitera de devoir tout recommencer la prochaine fois que vous souhaiterez créer une nouvelle lettre de motivation. Pour ce faire, appuyez sur F12 et remplacez le champ Enregistrer sous type par « Modèle ». Vous le verrez ensuite sur l'écran d'accueil la prochaine fois que vous ouvrirez Microsoft Word et cliquez sur Nouveau > Personnel.
- Utilisez un nom de fichier approprié : Enfin, mais peut-être le plus important, si vous envoyez votre lettre sous forme de pièce jointe à un e-mail ou via un formulaire sur un site de recrutement, assurez-vous que votre lettre est enregistrée avec un nom de fichier approprié, car ce sera l'une des premières choses que le recruteur fera. je verrai !
Et c'est tout ! Votre lettre de motivation est prête à être envoyée ! Bonne chance!
En plus de limiter votre lettre de motivation à une seule page, apportez quelques modifications simples à la mise en forme de votre CV pour qu'il reste tout aussi concis.
