Votre fichier Microsoft Excel a besoin d'une feuille de calcul backend cachée

Presque tous les classeurs Microsoft Excel que je possède – en particulier ceux que je partage avec les autres – contient une feuille de calcul backend cachée. C'est essentiellement la salle des machines de mon classeur et m'aide à garder mes feuilles de calcul organisées et fonctionnelles. Voici pourquoi vous devriez en avoir un aussi.

Bien que la cachette d'une feuille de calcul soit un bon moyen de garder le fonctionnement interne d'un classeur, ce n'est pas une mesure de sécurité infaillible, donc il ne devrait pas être utilisé pour des informations ou des mots de passe sensibles.

Comment masquer votre feuille de travail backend

Je vais parler des choses que vous devriez avoir dans votre feuille de travail backend sous peu, mais d'abord, je vais vous montrer les deux façons de le cacher.

Cacher une feuille de travail de la manière bien connue

Toutes les feuilles de calcul visibles dans un classeur Excel sont affichées sous forme d'onglets en bas de la fenêtre Excel. Cependant, à condition qu'il y ait plus d'une feuille de travail dans votre classeur, vous pouvez masquer certaines feuilles de la vue en quelques clics.

Cliquez simplement avec le bouton droit sur l'onglet Feuille de travail du backend en bas de la fenêtre Excel, puis cliquez sur « Masquer ».

La feuille disparaît ensuite instantanément du menu de la feuille de travail.

Dans le cas où quelqu'un ne sait pas votre feuille de travail backend, il vaut la peine d'ajouter une note tout en haut pour indiquer clairement qu'il n'a pas besoin de modifier. Quelque chose comme « cette feuille de calcul est pour référence uniquement » fera l'affaire.

Si vous avez besoin de le défaire à nouveau, cliquez avec le bouton droit sur n'importe quel onglet visible, et cliquez sur «un peu». Ensuite, dans la fenêtre unde, sélectionnez la feuille de travail pertinente (ou plus d'un en tenant Ctrl lorsque vous cliquez sur eux) et cliquez sur « OK ».

Gardez à l'esprit, cependant, que beaucoup de gens connaissent de cacher et de faire des feuilles de calcul de la manière, donc je ne vous recommande que vous n'utilisez cette option que si le classeur est uniquement pour vos yeux.

Rendre une feuille de travail très cachée

Si vous prévoyez de partager votre classeur avec les autres, allez plus loin et rendez votre feuille de travail backend très cachée via l'éditeur VBA, car moins de personnes sont conscientes de ce niveau supplémentaire d'invisibilité.

Pour ce faire, appuyez d'abord à F12 pour enregistrer votre classeur. Ensuite, appuyez sur Alt + F11 pour ouvrir la fenêtre VBA. Avant de rendre une feuille de calcul très cachée, vous devez activer les deux vitesses qui vous permettent de modifier l'état de visibilité d'une feuille de travail. Tout d'abord, cliquez sur « Afficher » sur le ruban et sélectionnez « Project Explorer ». Ensuite, cliquez à nouveau « Afficher », mais cette fois, sélectionnez « Fenêtre Propriétés ».

Maintenant, dans le volet Project Explorer, développez les options jusqu'à ce que vous voyiez une liste des feuilles de travail de votre classeur et cliquez sur la feuille de calcul backend que vous souhaitez cacher.

Ensuite, dans la fenêtre Propriétés, cliquez sur « XLSSheetTveryHidden » dans le menu déroulant visible.

Enfin, cliquez sur « Enregistrer » dans le coin supérieur gauche de la fenêtre VBA et cliquez sur « X » dans le coin supérieur droit pour le fermer.

Maintenant, même si quelqu'un ne sait pas les feuilles de calcul cachées en cliquant avec le bouton droit sur un onglet de feuille, la feuille très cachée ne réapparaîtra pas.

Pour afficher à nouveau la feuille très cachée, revenez à la fenêtre VBA (ALT + F11), sélectionnez la feuille de calcul backend dans le volet Project Explorer et modifiez le statut visible en « XLSheetVisible » avant d'enregistrer et de fermer la fenêtre VBA.

Gardez vos tables de recherche à l'écart

Pour moi, la principale raison pour laquelle j'ai mis en place une feuille de calcul backend cachée est que j'ai quelque part pour stocker mes tables de recherche. En effet, ils occupent souvent un bien immobilier précieux s'ils sont stockés dans une feuille de travail visible. De plus, les tables de recherche contiennent généralement des informations importantes qui peuvent être accidentellement modifiées si elles ne sont pas cachées en toute sécurité.

Dans cet exemple, j'utilise la fonction xlookup pour générer des notes d'étudiants en fonction de leurs scores. En fait, j'ai la même configuration sur chaque onglet de mon classeur.

Le stockage des tables de référence dans une feuille de travail backend cachée – plutôt que dans la même feuille de calcul que les calculs eux-mêmes – sauvet la salle dans chaque feuille de calcul pour des informations qui doivent être vues. De plus, si je partage mon classeur avec les autres, garder les tables de recherche à l'écart signifie qu'ils seront en mesure de se concentrer sur les informations qui comptent.

Masquer les ensembles de données qui alimentent

Poursuivant le thème de la maintenance de la feuille de travail, une feuille de calcul backend cachée est particulièrement utile si vous obtenez vos principales informations sur les données à partir de pivottables. Après tout, personne n'a besoin de voir de grands ensembles de données maladroits s'ils ont été convertis en un tour de travail sur une feuille de calcul visible.

Ici, le classeur backend caché contient un ensemble de données qui est à 700 lignes en baisse et 13 lignes.

D'un autre côté, ce coussinable correspondant est plus condensé, plus facile à manipuler, occupe moins de cellules et est plus facile à lire.

En conséquence, la version visible de l'ensemble de données est beaucoup plus facile à interpréter et à manipuler que la version cachée, et elle laisse plus de place dans la feuille de calcul pour une visualisation supplémentaire des données, comme un pivotchart, des tranchers ou une chronologie.

Comme pour les tables de recherche, la cachette de l'ensemble de données source la protège également des modifications indésirables.

Stocker les valeurs qui entraînent le calcul

Si, comme moi, vous préférez référencer les cellules dans vos formules plutôt que des valeurs de codage dur, une feuille de travail cachée peut être un excellent endroit pour stocker des valeurs qui alimentent vos calculs. De plus, vous pouvez nommer les cellules précédentes de la feuille de calcul backend pour faciliter les références.

Supposons que vous deviez entraîner le coût total de chaque produit après l'ajout de 20% de taxe. Cependant, comme la taxe ne change que tous les 12 mois, vous n'avez pas besoin d'accès constant à la cellule contenant cette variable.

Au lieu de cela, vous pouvez créer une cellule précédente nommée dans votre feuille de calcul backend. Tout d'abord, sélectionnez la cellule où ira la valeur de calcul et utilisez la zone de nom dans le coin supérieur gauche de la fenêtre Excel pour le nommer. Ensuite, tapez la valeur dans la cellule et ajoutez du texte à une cellule adjacente afin que vous sachiez ce que la valeur représente.

Maintenant, vous pouvez référencer cette cellule nommée dans votre formule, même si la feuille de calcul est cachée ou très cachée:

=(@Cost)*Tax

Ensuite, lorsque la valeur fiscale modifie l'année suivante, vous pouvez temporairement dénué la feuille de calcul backend cachée pour mettre à jour la valeur.

Créer un point final pour les références 3D

En tant que relecteur académique, je crée une nouvelle feuille de travail chaque mois pour garder un décompte de mon nombre de mots mensuel (cellule D2). J'utilise ensuite ces valeurs mensuelles pour maintenir un total fonctionnel du nombre de mots que j'ai lus dans l'ensemble (cellule H2).

En conséquence, lorsque j'ajoute une nouvelle feuille de calcul pour un mois ultérieur, j'ai besoin d'Excel pour l'inclure dans le total de course. C'est là que ma feuille de calcul backend cachée est utile.

Dans la cellule H2, j'ai tapé:

=SUM('Feb 2023:Backend'!D2)

où

• Février 2023 référence à la première feuille de travail de mon classeur,
• Backend est le nom de ma feuille de calcul backend cachée, qui était l'onglet le plus à droite avant qu'il ne soit caché, et
• D2 est la cellule de chaque feuille de calcul qui contient la figure que je veux résumer.

Parce que la feuille de calcul backend était l'onglet le plus à droite du classeur lorsque je l'ai caché, il reste dans ce poste, même lorsque j'ajoute de nouvelles feuilles de calcul. Cela signifie que toutes les feuilles de travail mensuelles que j'ajoute par la suite seront ramassées dans la référence 3D.

Enfin, pour m'assurer que je n'y ajoute pas accidentellement de valeur à la cellule D2 dans la feuille de calcul backend cachée, je l'ai rempli en rouge et ajouté une note « Laissez les cellules rouges vides ».

Ne perdez pas de données qui doivent être tenues en sécurité

Vous pouvez utiliser une feuille de calcul backend cachée pour stocker des données qui doivent être préservées mais qui n'ont pas actuellement besoin d'être exposées dans les feuilles de calcul UNIDDEN.

Tout comme lorsque vous effacez votre grenier, il y a certaines choses dont vous aurez besoin à l'avenir, mais vous n'avez pas besoin pour le moment, donc vous les collerez dans une boîte pour la garde. La feuille de calcul backend cachée sert le même objectif.

Par exemple, ici, j'ai gardé les tables de recherche des années précédentes, même si elles ne sont plus référencées dans aucune formule.

Cela signifie que je peux me référer à ces données à une date ultérieure si nécessaire, comme si je veux analyser les tendances historiques ou réutiliser les anciennes figures.

Stocker des notes personnelles et des rappels

Un dernier objectif d'une feuille de calcul backend cachée consiste à stocker des informations textuelles auxquelles vous pouvez vous référer si nécessaire, telles que les instructions, les coordonnées, les rappels ou une liste des délais. Cela permet d'avoir à créer un classeur ou un document Word distinct, et garder les détails hors de vue signifie que votre classeur reste bien organisé.

Si vous finissez par avoir trop d'informations sur votre classeur backend caché, ajoutez simplement plus! Assurez-vous simplement de les garder tous bien entretenus afin de ne pas stocker de données inutiles et, par conséquent, de rendre votre fichier Excel plus grand qu'il ne doit l'être.

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En plus d'utiliser une feuille de calcul backend cachée, vous devez également ajouter une feuille de calcul de page d'accueil à votre fichier Excel qui accueille les collaborateurs, donne des instructions sur la façon d'utiliser le classeur, dirige les gens vers les meilleurs endroits de support et contient des informations clés telles que les instantanés de données et les dates de la date limite.