Voici la bonne façon d'utiliser Microsoft Excel sur votre téléphone

Afficher et modifier des feuilles de calcul sur un petit écran de téléphone peut être un défi. Cependant, il existe quelques astuces et solutions de contournement lors de l'utilisation de l'application mobile Excel qui rendent l'expérience étonnamment simple, transformant la frustration en productivité.

Apprenez à connaître les gestes tactiles essentiels

La maîtrise des gestes tactiles dans l'application mobile Excel, disponible sur iOS et Android, est la clé pour donner à votre petit écran de téléphone l'impression d'être une feuille de calcul Excel spacieuse. Voici quelques-uns des plus essentiels :

Certains gestes tactiles peuvent différer légèrement entre iOS et Android.

Profitez des fonctionnalités spécifiques à l’application mobile Excel

L'application mobile Excel n'est pas destinée à imiter l'expérience de bureau : elle possède des fonctionnalités spécialement conçues pour vous faciliter la vie lors de la saisie et de l'affichage de données sur un petit appareil.

Insérer des données à partir d'une image

La fonctionnalité la plus puissante unique à la version mobile d'Excel est probablement la possibilité d'importer des données à partir d'un tableau de données imprimé directement dans une feuille de calcul.

Sur le ruban, appuyez sur l'icône « Données de l'image ».

Excel vous invite à prendre une photo des données imprimées en ouvrant automatiquement l'application appareil photo. Alignez votre téléphone avec les données et appuyez sur le déclencheur.

Recadrez l'image jusqu'au bord des données imprimées et appuyez sur « Réviser et modifier ».

Maintenant, vous pouvez voir un aperçu des données extraites. Tous les problèmes rencontrés par Excel au cours du processus sont surlignés en rouge, que vous pourrez consulter à l'étape suivante après avoir appuyé sur « Insérer ». Si les données sont manuscrites ou si le texte n’est pas clair, Excel aura plus de mal à les convertir.

Dans mon cas, 14 éléments doivent être clarifiés, je vais donc appuyer sur « Réviser » pour commencer le processus.

Une fois que vous avez fini de vérifier que tout va bien, les données sont chargées dans la feuille de calcul et vous pouvez reformater ou modifier davantage le résultat si nécessaire. Vous pouvez également utiliser le même outil pour importer une image enregistrée sur votre téléphone. Lorsque l'appareil photo s'ouvre, plutôt que d'appuyer sur le déclencheur, appuyez sur « Importer » et vous serez redirigé vers votre galerie.

Pour que ce processus fonctionne le plus efficacement possible, les données que vous capturez doivent être présentées sous forme de tableau, idéalement avec des lignes séparant chaque cellule, ligne et colonne.

Utiliser la vue Cartes

Pour les données formatées sous forme de tableau Excel, vous pouvez ouvrir la vue Cartes pour afficher et gérer vos données sans avoir à faire défiler vers la gauche et la droite pour afficher les données dans des colonnes qui s'étendent au-delà de la largeur de l'écran.

Pour ce faire, sélectionnez n'importe quelle cellule du tableau et cliquez sur l'icône « Vue Cartes » dans le ruban.

Désormais, chaque ligne de votre tableau devient une carte distincte qui affiche les données résumées par défaut. Dans cet exemple, chaque carte affiche les données des quatre premières colonnes du tableau.

Appuyez sur une carte pour voir toutes les données d'une ligne donnée. Ensuite, appuyez sur une valeur pour la modifier, ou choisissez « Précédent » ou « Suivant » pour voir l'élément dans la ligne supérieure ou inférieure. D'un autre côté, appuyez sur les trois points dans le coin supérieur droit pour plus d'options, comme partager la carte sous forme d'image ou insérer une ligne au-dessus ou en dessous.

Lorsque vous ouvrez la vue Cartes pour la première fois, vous pouvez explorer diverses autres options. Appuyez sur l'icône « + » pour ajouter une autre ligne, la loupe pour rechercher un élément ou un point de données, ou le rouage « Paramètres » pour renommer une colonne ou modifier son type de données.

Utiliser le clavier numérique

Lorsque vous appuyez deux fois sur une cellule pour modifier son contenu, par défaut, le clavier alphanumérique mobile standard apparaît, où vous pouvez appuyer sur la touche « 123 » pour passer à l'affichage numérique. Cependant, l'application mobile Excel propose un clavier numérique dédié, qui a la même disposition qu'un clavier de calculatrice. Pour l'ouvrir, appuyez sur l'icône « Clavier numérique » sur le ruban.

Ce clavier est doté de touches numériques plus grandes, ce qui le rend optimisé pour la vitesse et la précision, et vous avez un accès rapide aux opérateurs courants (comme les signes plus et moins) et aux caractères (tels que les parenthèses).

Une fois que vous avez activé le clavier numérique, il reste celui par défaut jusqu'à ce que vous reveniez au clavier alphanumérique standard en appuyant sur l'icône « clavier ».

Savoir quand utiliser les vues paysage et portrait

Les applications de bureau réinventées pour les mobiles semblent souvent non optimisées pour les petits écrans. Cependant, vous pouvez améliorer considérablement votre expérience dans l'application mobile Excel en sachant quand utiliser les vues paysage et portrait :

• La vue sur le paysage est idéale pour en lisant les données de votre feuille de calcul, car elles imitent plus fidèlement les proportions de l'écran de votre bureau. Il révèle plus de colonnes et semble généralement plus naturel.

• La vue portrait est meilleure pour édition votre feuille de calcul. En effet, la vue verticale laisse plus d'espace pour le clavier en bas de votre écran.

La vue que vous utilisez dépend également de la présence ou non de colonnes ou de lignes gelées. Si la première colonne est figée, la vue paysage est plus pratique, car la colonne figée reste visible pendant que vous faites défiler horizontalement vos données. En revanche, si la première ligne est figée, la vue portrait est meilleure pour un défilement vertical.

Tell Me, accessible via la loupe en haut de l'interface de l'application mobile Excel, est essentiel pour rechercher des commandes et du texte sans fouiller dans les nombreux petits onglets et options du ruban mobile.

Dans cet exemple, après avoir tapé Fusionnerl'action Fusionner et centrer devient disponible.

Vous pouvez également utiliser cet outil pour rechercher des nombres ou du texte spécifiques dans votre feuille de calcul, ce qui vous évite de faire défiler de nombreuses lignes.

Laissez Excel vous aider à créer des fonctions

L'outil Function Builder de l'application mobile Excel vous permet de saisir une fonction sans rien taper. Cela accélère votre flux de travail, vous guide à travers les arguments de la fonction et minimise les risques de fautes de frappe.

Pour l'utiliser, appuyez sur l'icône « fx » à côté de la barre de formule en bas de l'écran. La liste des catégories de fonctions qui apparaissent facilite la recherche de celle que vous recherchez, et appuyer sur « ⓘ » vous donne plus d'informations sur ce que fait chaque fonction, ainsi que sur sa syntaxe.

D'un autre côté, si vous savez quelle fonction vous souhaitez utiliser mais que vous avez besoin d'aide pour savoir comment elle fonctionne, tapez = et les premières lettres de son nom, et vous verrez les mêmes options que ci-dessus.

Sachez à quoi vous attendre avant de commencer

Bien que l'application mobile Excel soit idéale pour accéder aux données en déplacement, définir des attentes réalistes avant de commencer est la clé d'une expérience sans frustration. Voici quelques limitations à garder à l’esprit :

• Personnalisation: En raison des contraintes des écrans mobiles, l'application mobile Excel ne dispose pas de barre d'outils d'accès rapide et il n'existe aucun moyen de personnaliser le ruban.
• Traitement avancé des données : La plupart des outils qui rendent l'application de bureau Excel si puissante ne sont pas disponibles dans l'alternative mobile. Ceux-ci incluent les macros, les VBA et Power Query.
• Intégrité et présentation des données : Bien que vous puissiez voir la validation des données et la mise en forme conditionnelle en action dans l'application mobile, vous ne pouvez pas modifier leurs paramètres ou leurs règles.

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Considérez l'application mobile Excel comme votre assistant en déplacement, et non comme votre puissant data scientist. Il est parfait pour des enregistrements rapides, la capture de nouvelles informations et la réalisation de modifications simples, mais laisse le gros du travail à l'application de bureau.