Tại sao và làm thế nào để thực hiện theo dõi lập hóa đơn tốt trong công ty của bạn?
Đại lý web » Tin tức kỹ thuật số » Tại sao và làm thế nào để thực hiện theo dõi lập hóa đơn tốt trong công ty của bạn?

Tại sao và làm thế nào để thực hiện theo dõi lập hóa đơn tốt trong công ty của bạn?

Để theo dõi dòng tiền của công ty bạn, việc theo dõi thanh toán tốt là cần thiết. Đây là một trong những chức năng chính của quản lý thương mại của doanh nghiệp của bạn. Với giải pháp này, bạn sẽ biết cách tiền đi vào hộp đựng tiền của bạn và làm thế nào nó ra. Đối với việc thực hiện chiến lược này, cần phải tuân theo một cách tiếp cận cụ thể.

Nhưng cụ thể, việc theo dõi thanh toán bao gồm những gì? Lợi ích của quá trình này là gì? Làm thế nào để thiết lập một quy trình theo dõi thanh toán tốt trong công ty của bạn? Mời các bạn cùng tìm câu trả lời trong bài viết này.

Theo dõi thanh toán là gì

Theo dõi thanh toán là một phương pháp được sử dụng trong quản lý thương mại của một hoạt động. Nó làm cho nó có thể tuân theo các hóa đơn mà một công ty phát hành cho khách hàng hoặc nhà cung cấp của mình. Nhờ hệ thống này, công ty có thể dễ dàng đảm bảo rằng thời hạn thanh toán và việc theo dõi thu phí được tuân thủ.

Ngoài ra, theo dõi hóa đơn có thể cho bạn biết khi nào và ai đã tạo hóa đơn. Tài liệu này cũng giúp bạn có thể kết hợp các trạng thái khác nhau của một hóa đơn. Theo nghĩa này, hóa đơn có thể là:

  • Cấm;
  • Được tái chế;
  • Có thẩm quyền;
  • Dịch vụ đã hoàn thành, v.v.

Giám sát thanh toán là điều cần thiết đối với bất kỳ chủ sở hữu doanh nghiệp nào muốn giám sát việc quản lý hoạt động của mình. Về vấn đề này, việc sử dụng một giải pháp như Dòng chảy có thể làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn.

Tại sao phải theo dõi thanh toán tốt?

Theo dõi hóa đơn có thể mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn. Điều này giúp đảm bảo nó hoạt động bình thường và điều chỉnh dòng tiền của bạn.

Hạn chế rủi ro không thanh toán với việc theo dõi lập hóa đơn

Giám sát thanh toán cho phép bạn hạn chế rủi ro không thanh toán. Thật vậy, việc quản lý dòng tiền của bạn không tốt có thể dẫn đến sự phá sản của doanh nghiệp bạn. Để tránh điều này, giải pháp tốt nhất là thực hiện theo dõi thanh toán tốt. Điều này sẽ cho phép bạn biết hóa đơn nào đã quá hạn và những hóa đơn nào cần được khởi chạy lại.

Theo dõi thanh toán cải thiện việc theo dõi khách hàng

Với việc theo dõi thanh toán được triển khai tốt, bạn có thể cải thiện việc theo dõi khách hàng của mình theo nhiều cách khác nhau. Đầu tiên, bạn sẽ có thể tối ưu hóa pilogiai đoạn hoạt động của bạn. Điều này sẽ cho phép bạn giải phóng một chút tiền mặt. Ngoài ra, bạn sẽ có thể biết một cách tổng quát các khoản thu hồi khác nhau của khách hàng.

Thông tin này sẽ cải thiện cách bạn phản hồi những lời kêu gọi này để tạo sự hài lòng cho người sau. Cũng cần lưu ý rằng việc theo dõi lập hóa đơn cung cấp cho bạn khả năng biết được hoạt động của một số khách hàng của bạn.

Làm cách nào để triển khai theo dõi lập hóa đơn?

Bạn phải tuân theo hai quy trình để đạt được kết quả theo dõi thanh toán tốt. Đầu tiên là thực hiện một số bước sẽ cho phép bạn tổ chức tài liệu này tốt hơn. Vì vậy, trước tiên bạn phải viết các điều kiện chung của việc bán hàng. Điều này cho phép khách hàng biết được các điều khoản bán hàng của doanh nghiệp bạn. Bước thứ hai là thiết lập một công cụ theo dõi đơn giản và hiệu quả.

Công cụ này hoặc tất cả các công cụ này phải được các thành viên khác nhau trong ban quản trị của bạn sử dụng được. Phần mềm được đề cập ở trên có thể được sử dụng tuyệt vời. Chính ở giai đoạn này, tài liệu mới thực sự được thiết kế. Bước thứ ba và bước cuối cùng hoàn thành quy trình đầu tiên. Điều này bao gồm việc thường xuyên kiểm tra các tài khoản và tài liệu giám sát. Bằng cách này, bạn có thể thực hiện các cập nhật cần thiết.

Quy trình thứ hai để thiết lập theo dõi thanh toán tốt là tạo một bảng Excel. Đây hiện là một trong những cách tốt nhất để tạo tài liệu tiếp theo. Bạn có thể có các mô hình khác nhau trên internet.

Tuy nhiên, bạn phải ghi nhớ rằng bảng của bạn phải chứa những thông tin rất quan trọng. Vì vậy, chúng ta phải tìm số hóa đơn ở đó. Sau đó, ngày của hóa đơn cũng như tên của khách hàng phải được xác định rõ ràng trên tài liệu. Bạn cũng phải ghi số tiền của hóa đơn, ngày thanh toán và trạng thái thanh toán.

Tất cả thông tin này phải có theo thứ tự. Tùy thuộc vào hoạt động của công ty bạn, bạn cũng có thể thêm một phần lợi ích hoặc dịch vụ vào phần theo dõi thanh toán.

★ ★ ★ ★ ★