Làm thế nào để tổ chức thành công công việc từ xa?
Đại lý web » Tin tức kỹ thuật số » Làm thế nào để tổ chức thành công công việc từ xa?

Làm thế nào để tổ chức thành công công việc từ xa?

Bạn có mạng lưới đối tác và cộng tác viên trên khắp thế giới mà bạn làm việc với họ không? Bạn có gặp khó khăn với cách tổ chức các cuộc họp công việc và bạn muốn thay đổi nó? Dưới đây là một số thông tin hữu ích về cách bạn có thể tổ chức thành công công việc từ xa. Đọc tiếp để có ý tưởng về các phương pháp bạn có thể sử dụng.

Sử dụng các công cụ làm việc từ xa phù hợp

Để tổ chức thành công công việc từ xa, điều đầu tiên cần làm là sử dụng các công cụ thích hợp, ví dụ: bản đồ tinh thần, còn được gọi là " sơ đồ tư duy“. Thật vậy, đây là một bước cần thiết cho bất kỳ công ty nào có nhân viên làm việc tại nhà. Bản đồ tư duy giúp mang các nhóm làm việc khác nhau lại với nhau xung quanh các nhiệm vụ cụ thể.

Các công cụ làm việc từ xa giúp nhân viên tham gia vào việc đạt được các mục tiêu của cấu trúc, bất kể vị trí của họ. Chúng mang lại cho họ khả năng can thiệp hiệu quả vào cuộc sống của công ty mặc dù có thể có một khoảng cách rất xa. Do đó, cần phải chọn các công cụ cho phép bạn thực hiện:

  • mô hình câu chuyện của người dùng,
  • lập kế hoạch nhanh nhẹn,
  • thiết kế lặp lại.

Đồng thời đảm bảo rằng công cụ bạn sử dụng có thể hỗ trợ bạn trong việc quản lý các dự án trực quan của mình. Kiểm tra xem nó có thể hỗ trợ số lượng cộng tác viên mà bạn có hay không. Bạn cũng có thể phân tích giao diện của nó để đảm bảo rằng nó có tính công thái học và trực quan. Nó cũng phải có các tính năng nâng cao và được cải tiến liên tục.

Lập kế hoạch nội dung chặt chẽ

Nếu bạn muốn tổ chức thành công công việc từ xa, bạn phải xác định trước một cách chặt chẽ tất cả các giai đoạn của nó. Để làm được điều này, nhóm phụ trách phát triển của nó phải có kiến ​​thức hoàn hảo về mục tiêu cũng như phương tiện của bạn. Các yếu tố khác nhau của nội dung thực sự góp phần vào việc đạt được các kết quả mục tiêu.

Bạn phải có trên giao diện công việc tất cả các chức năng cần thiết để thực hiện đúng các tác vụ bạn đã xác định. Tích hợp các công cụ cho phép nhân viên và đối tác của bạn tự tổ chức một cách độc lập. Do đó, bạn đóng góp vào sự phát triển khả năng sáng tạo của họ trong khi luôn ghi nhớ sứ mệnh chính của công ty.

Ngoài ra, hãy cân nhắc việc tổ chức các buổi làm việc nhóm một cách thường xuyên. Trong thời gian này, các sàn giao dịch phải được cấu trúc tốt. Xác định một cách chặt chẽ nội dung của các cuộc họp ảo của bạn để tận dụng tối đa chúng vào cuối các cuộc thảo luận. Xác định trước và chính xác những điểm mà bạn sẽ phải thảo luận trong các phiên họp.

Đừng quên gửi (trước vài ngày hoặc vài giờ) nội dung cho những người tham gia khác nhau. Điều này cho phép họ có một ý tưởng rõ ràng về những gì sẽ được thảo luận trong cuộc họp.

Lên lịch trình của các phiên

Bạn phải lên lịch chính xác cho các buổi làm việc khác nhau của mình. Lập kế hoạch tốt cho các cuộc họp đúng giờ cho phép bạn có ý tưởng về các trình tự khác nhau. Nó cũng giúp các đối tác và cộng tác viên của bạn hiểu được trình tự thời gian của phiên và biết khi nào và làm thế nào để can thiệp.

Bằng cách lập trình các khóa học của bạn, bạn tiết kiệm được thời gian đáng kể. Bạn có thể được đồng hành trong giai đoạn này bởi các công cụ trực tuyến và các chuyên gia, cho dù nội bộ hay bên ngoài. Bạn cũng phải lập lịch tiến độ của tất cả các nhiệm vụ mà bạn thực hiện từ xa.

Điều này cho phép bạn có ý tưởng về thời hạn chính xác của nó (thời hạn để quản lý thời gian hiệu quả). Việc lên lịch như vậy cho phép cộng tác viên biết khi nào họ sẽ bắt đầu thực hiện và khi nào thì kết thúc. Bằng cách cho phép họ tiếp cận với luồng hoạt động của công ty, họ nhận thức được tác động của nhiệm vụ của họ đối với nhiệm vụ của những người khác.

Hãy ngắn gọn trong quá trình can thiệp và có sự tham gia của các cộng tác viên khác nhau 

Hai giải pháp còn lại liên quan đến nội dung của các bài phát biểu và sự tham gia của các đại biểu khác nhau.

Hãy ngắn gọn khi nói

Một trong những thành phần thiết yếu của công việc từ xa chắc chắn là tính ngắn gọn. Nếu bạn đang tổ chức các cuộc họp trực tuyến, bạn cần học cách ngắn gọn và đi vào trọng tâm khi bạn nói. Bạn cũng sẽ phải khuyến khích nhân viên của mình làm điều tương tự. Làm như vậy, bạn sẽ có thể tuân thủ thời gian đã định cho cuộc họp.

Bạn cũng sẽ thành công trong việc thu hút sự chú ý của những người tham gia khác nhau trong buổi làm việc, có nghĩa là họ sẽ không cảm thấy nhàm chán. Mỗi người nói phải có một số phút nhất định để phát biểu.

Thu hút sự tham gia của các cộng tác viên khác nhau 

Để tổ chức thành công công việc từ xa, bạn có thể cho nhân viên tham gia. Bạn có thể làm điều này bằng cách tìm cách thúc đẩy động lực của họ. Giao cho họ những nhiệm vụ và trách nhiệm được xác định rõ ràng sẽ khiến họ cảm thấy được tham gia vào cuộc họp.

Cung cấp cho tất cả mọi người sàn và đánh giá cao mỗi can thiệp. Điều này sẽ khuyến khích mỗi người tham gia lên tiếng và quan tâm đến buổi làm việc. Đây được cho là một trong những mẹo hay nhất giúp bạn tràn đầy năng lượng cho các cuộc họp.

★ ★ ★ ★ ★