Name: Tremplin Numérique
Price range: $$$

Bugün, posta kutusu günlük ve profesyonel hayatımızda önemli bir araç haline geldi. Yine de, her gün alınan e-posta yığınları arasında gezinmek bazen zor olabilir.

Bu makale, posta kutunuzu daha iyi yönetmeniz ve düzenli kalmanız için bazı ipuçları sunmaktadır.

özet

Gelen kutunuzu düzenleyin

Posta kutunuzun organizasyonu, profesyonel faaliyetlerinizde günlük olarak daha verimli olmanızı sağlar. Daha üretken olmaya yönelik ipuçları ve tavsiyelerle ilgileniyorsanız, siteyi ziyaret etmekten çekinmeyin. latribudessperts.fr.

Başlamak için ilk adım, tematik klasörler ve alt klasörler oluşturarak gelen kutunuzu düzenlemektir. Bu, e-postaları hızlı bir şekilde sınıflandırmayı ve gerekirse kolayca bulmayı mümkün kılacaktır.

Önemli veya öncelikli mesajları işaretlemek için etiketleri de kullanabilirsiniz.

E-postanızı düzenlemek için:

Klasörler oluşturun: Örneğin, kişisel, profesyonel e-postalarınız, faturalarınız için klasörler oluşturabilirsiniz. newslettervb. Daha ileri gitmek için bu ana klasörlerin içinde alt klasörler oluşturun.
Etiketleri kullanın: Bazı mesajlaşma, tanımlamalarını kolaylaştırmak için mesajlara renk atamayı önerir. Her mesaj türüyle (acil, önemli, daha sonra okumak üzere vb.) bir renk ilişkilendirme fırsatını değerlendirin.
Otomatik kuralları yapılandırın: Çoğu posta kutusu, gelen iletileri otomatik olarak filtrelemek için kuralları yapılandırmanıza izin verir. Örneğin, tüm e-postaları belirli bir adresten özel bir klasöre gönderebilirsiniz.

E-postalarınızı düzenli olarak sıralayın

Ayrıca sıralayarak posta kutunuzu iyi yönetin. Aslında, yönetilemez hale gelmesini önlemek için gelen kutunuzu düzenli olarak düzenlemek için zaman ayırmanız önerilir.

Etkinliğinize ve ihtiyaçlarınıza bağlı olarak e-postalarınızı kontrol etmek ve işlemek için gün veya hafta boyunca belirli zamanlar belirleyin.

Mesajlarınızı etkili bir şekilde sıralamanıza yardımcı olacak bazı ipuçları:

Her mesajı hızlı bir şekilde okuyun: Mesajın konusunu belirlemek için birkaç saniye ayırın ve hemen mi, daha sonra mı okumaya veya doğrudan silmeye değip değmeyeceğine karar verin.
Önemli mesajlara yanıt verin: Bir e-posta sizden hızlı bir yanıt gerektiriyorsa, unutmamak için mümkün olan en kısa sürede ilgilenin.
Tamamlanan iletileri arşivleyin veya dosyalayın: Bir iletiyi okuduktan ve/veya yanıtladıktan sonra, gelen kutunuzda yer açmak için onu uygun klasöre taşımayı veya arşivlemeyi düşünün.
Gereksiz mesajları silin: Spam veya reklamlar gibi önemsiz e-postaları silmekten çekinmeyin. Ayrıca, gelişlerini sınırlamak için bir istenmeyen e-posta filtresi yapılandırabilirsiniz.

Aboneliklerinizi ve toplu postalarınızı yönetin

newslettere-postalar ve diğer otomatik mesajlar, dikkatli olmazsak gelen kutumuzu hızla işgal edebilir.

Bu tür e-postaları daha iyi yönetmek için bazı ipuçları:

Akıllıca abonelikten çıkın: Belirli bir kişiden gelen e-postaları hiç okumadıysanız newsletter, posta kutunuzu karıştırmaya devam etmelerini önlemek için abonelikten çıkmak için zaman ayırın.
Belirli kurallar oluşturun: Kuralları otomatik olarak gönderecek şekilde yapılandırabilirsiniz. newsletterözel bir klasörde veya okundu olarak işaretleyin.
İkincil bir e-posta adresi kullanın: Aboneliklerinizin ana posta kutunuzu kirletmesini önlemek için, aboneliklere ayrılmış bir e-posta adresi oluşturun. newsletters, forumlar veya diğer çevrimiçi hizmetler.

Mesajlaşma sisteminizin sunduğu özelliklerden tam olarak yararlanın

Son olarak, bir posta kutusunun yönetiminde, posta kutunuzun sunduğu özellikleri bilmeli ve e-postanızın yönetimini optimize etmek için bunları akıllıca kullanmalısınız.

İşte bazı örnekler:

Klavye kısayollarını kullanın: Çoğu mesajlaşma, belirli eylemleri (arşivleme, silme, yanıtlama vb.) hızlı bir şekilde gerçekleştirmek için kısayollar sunar. Bunları öğrenin ve her gün zaman kazanmak için kullanın.
Otomatik yanıtları yapılandırın: Yoksanız veya müsait değilseniz, iletişim kurduğunuz kişileri durumunuz hakkında bilgilendirmek ve onlara bir dönüş tarihi vermek için bir otomatik yanıt yapılandırın.
İmzaları yapılandırın: İletişim bilgilerinizi otomatik olarak e-postalarınızın altına eklemek için bir veya daha fazla özel imza oluşturun.

Gmail için bazı yararlı klavye kısayolları

Başlamadan önce, Gmail ayarlarında klavye kısayollarını etkinleştirdiğinizden emin olun.

Bunu yapmak için, Ayarlar (dişli simgesi) > Tüm ayarları gör'e gidin, ardından Klavye kısayolları'na gidin. “Klavye kısayollarını etkinleştir” seçeneğine tıklayın ve ardından değişiklikleri kaydedin.

Hatta özelleştirebileceğiniz birçok kısayol vardır (Tüm ayarlar > Gelişmiş ayarlar). İşte ana olanlar:

c: Yeni bir mesaj oluşturun;
/ : İmleci arama çubuğuna getirin;
p: Bir mesajı yanıtlayın;
a: Bir mesajdaki tümünü yanıtla;
f: Bir e-posta iletin;
e: Seçilen postayı arşivleyin.

Açıkçası, bu kısayollar Gmail'e özeldir ve Outlook veya Thinderbird'de çalışmayabilir.

Bu ipuçlarını takip ederek ve e-posta yönetimi alışkanlıklarınızı uyarlayarak, posta kutunuzun düzeninde bir iyileşme ve e-postalarınızı işlemede zaman tasarrufu sağlayabilirsiniz.