Tout ce que vous devez savoir sur les cases à cocher dans Excel

Les cases à cocher dans Microsoft Excel sont un excellent moyen de simplifier la saisie des données et de suivre la progression des tâches, et elles peuvent être utilisées avec les formules et le formatage conditionnel pour automatiser les processus de feuille de calcul. Voici tout ce que vous devez savoir sur cet outil Excel polyvalent.

Cet article fait référence aux cases à cocher dans la cellule ajoutées via l'onglet Insertion du ruban, et non aux cases flottantes ajoutées via l'onglet Développeur. Les cases à cocher dans la cellule sont disponibles pour ceux qui utilisent Excel pour Microsoft 365, Excel pour le Web et les applications mobiles et tablettes Excel.

Comment ajouter, vérifier et supprimer une case à cocher dans Excel

Supposons que vous ayez créé cette feuille de calcul et que votre objectif soit d'ajouter des cases à cocher aux cellules des colonnes Stage1, Stage2, Stage3 et Completed de ce tableau, nommées T_Progression.

Pour suivre la lecture de ce guide, téléchargez une copie gratuite du classeur Excel utilisé dans les exemples. Après avoir cliqué sur le lien, vous trouverez le bouton de téléchargement dans le coin supérieur droit de votre écran.

Pour ce faire, sélectionnez les cellules et cliquez sur « Case à cocher » dans l'onglet Insertion du ruban.

Vous pouvez cocher et décocher manuellement une case en cliquant dessus ou en sélectionnant la cellule et en appuyant sur Espace.

Toutes les cases à cocher ont des valeurs booléennes sous-jacentes. Une case cochée représente VRAI et une case non cochée représente FAUX, ce que vous pouvez voir en sélectionnant une cellule contenant une case à cocher et en regardant dans la barre de formule. Cela nous sera bientôt utile lorsque nous utiliserons des cases à cocher avec des formules.

Les cases à cocher sont noires par défaut. Pour modifier la couleur, sélectionnez la cellule dans laquelle se trouve la case à cocher et choisissez une couleur de police différente dans l'onglet Accueil.

Pour supprimer une case non cochée, sélectionnez la cellule et appuyez sur Supprimer. Pour supprimer un élément coché, appuyez deux fois sur Supprimer.

Cocher les cases à l'aide de formules Excel

Supposons que vous ayez coché manuellement certaines cases dans les colonnes Stage1, Stage2 et Stage3. Désormais, dans les lignes où tous ces éléments sont cochés, vous souhaitez que la case correspondante dans la colonne Terminé soit cochée automatiquement.

Si vous deviez taper :

=(@Stage1)=TRUE

dans la cellule E4, la case à cocher dans cette cellule serait cochée car la case à cocher dans la première ligne de la colonne Stage1 est cochée.

Cependant, vous souhaitez uniquement que la case Terminé soit cochée une fois que toutes les autres de la même ligne sont également cochées. Pour ce faire, vous devrez utiliser la fonction AND, qui ne renvoie TRUE que lorsque toutes les conditions sont remplies. Dans la cellule E4, tapez :

=AND(

et cliquez sur la cellule B4 pour insérer une référence structurée à la colonne Stage1 :

=AND((@Stage1)

Ensuite, tapez :

=TRUE

pour terminer le test logique qui évalue si la cellule correspondante dans la colonne Stage1 contient VRAI (c'est-à-dire si la case est cochée), et ajoutez une virgule pour passer au test de Stage2.

Répétez le processus pour créer les mêmes tests logiques pour les colonnes Stage2 et Stage3. Après la dernière, plutôt que d’ajouter une autre virgule, fermez les parenthèses et appuyez sur Entrée.

=AND((@Stage1)=TRUE,(@Stage2)=TRUE,(@Stage3)=TRUE)

Excel ne remplit pas automatiquement les formules derrière les cases à cocher comme il le ferait avec les formules normales. Double-cliquez donc sur la poignée de remplissage dans le coin inférieur droit de la cellule E4 pour appliquer la formule aux cellules restantes de la colonne.

Cela dit, si vous ajoutez de nouvelles lignes au tableau, les cases à cocher fonctionneront exactement de la même manière, il n'est donc pas nécessaire d'utiliser à nouveau la poignée de remplissage ou de saisir d'autres formules.

Enfin, cochez et décochez certaines cases dans les colonnes Étape pour voir la formule en action.

Utilisation de l'état des cases à cocher dans les formules Excel

En plus de cocher les cases à l'aide de formules, vous pouvez utiliser leurs valeurs booléennes sous-jacentes pour piloter d'autres formules.

La cellule C1 de cette feuille de calcul doit afficher le nombre de tâches dans le T_Progression tableau marqué « Terminé ».

Pour ce faire, vous devez utiliser la fonction COUNTIF. Taper:

=COUNTIF(

et sélectionnez toutes les cellules de la colonne Terminé en survolant l'en-tête de la colonne et en cliquant lorsque vous voyez une petite flèche noire vers le bas. Cela crée une référence structurée à la colonne Completed de la table T_Progress :

=COUNTIF(T_Progress(Completed)

Ensuite, ajoutez une virgule et tapez VRAIdonc la formule compte le nombre de cases cochées dans cette colonne :

=COUNTIF(T_Progress(Completed),TRUE

Enfin, fermez les parenthèses et appuyez sur Entrée. Ici, la formule compte correctement trois cases cochées dans la colonne Terminé.

Utilisez les boutons de filtre dans la ligne d’en-tête pour filtrer les cases cochées (VRAI) ou non (FAUX).

Vous pouvez aller plus loin et utiliser les cases à cocher pour visualiser la progression de la tâche en calculant la proportion de cases à cocher dans la colonne Terminé qui sont cochées. Tout d'abord, sélectionnez les cellules D1 à F1, puis cliquez sur « Fusionner et centrer » dans l'onglet Accueil du ruban pour créer une longue cellule sans ajuster la largeur des cellules.

Maintenant, dans la cellule fusionnée, tapez :

=C1/COUNTA(

Ensuite, sélectionnez toutes les cellules de la colonne Tâche, fermez les parenthèses et appuyez sur Ctrl+Entrée pour valider la formule mais rester dans la même cellule.

=C1/COUNTA(T_Progress(Task))

Ce que vous faites ici consiste à diviser la valeur de la cellule C1 (le nombre de cases cochées dans la colonne Terminé) par le nombre de cellules de la colonne Tâche qui ne sont pas vides (le nombre total de tâches au total).

Maintenant, cliquez sur l'icône « Pourcentage » dans l'onglet Accueil pour transformer le nombre décimal en pourcentage.

Ensuite, vous souhaitez transformer cette cellule fusionnée en barre de progression. Pour ce faire, avec la cellule toujours sélectionnée, développez le menu déroulant « Mise en forme conditionnelle », passez la souris sur « Barres de données » et choisissez un remplissage uni.

Ensuite, cliquez à nouveau sur « Mise en forme conditionnelle », mais cette fois, sélectionnez « Gérer les règles », puis double-cliquez sur la règle de barre de données que vous venez de créer.

Pour l'option Minimum, sélectionnez « Nombre » et tapez 0. Dans la zone Maximum, recherchez « Nombre » et 1. Ces valeurs numériques doivent être 0 et 1 au lieu de 0 et 100, puisque la valeur dans la cellule est un pourcentage, reconnu dans Excel comme un nombre décimal compris entre 0 (0 %) et 1 (100 %).

Ensuite, cliquez deux fois sur « OK » pour fermer chaque boîte de dialogue et prenez un moment pour apprécier à quel point de simples cases à cocher ont conduit à une barre de progression impressionnante qui se déplace lorsque l'état Terminé d'une tâche change.

Appliquez un remplissage gris clair à la cellule pour une meilleure visualisation.

Désormais, plutôt que de compter les tâches selon que leur case Terminée est cochée, vous souhaitez les répertorier.

Pour ce faire, vous utiliserez la fonction FILTER, qui extrait les données en fonction de critères particuliers. Tout d’abord, votre objectif est de lister les tâches dont la case Terminée est cochée. Alors, dans la cellule H2, tapez :

=FILTER(T_Progress(Task),T_Progress(Completed)=TRUE)

où T_Progress(Tâche) indique à Excel que vous souhaitez renvoyer les éléments dans la colonne Tâche, et T_Progress (Terminé) = VRAI filtre les tâches dont les cases à cocher dans la colonne Terminé renvoient VRAI.

Ensuite, pour lister les tâches qui n'ont pas été terminées, en commençant dans la cellule I2, copiez la formule que vous venez de créer mais mettez la valeur booléenne finale à FALSE, pour compter le nombre de cases non cochées :

=FILTER(T_Progress(Task),T_Progress(Completed)=FALSE)

Enfin, à partir de la cellule J2, vous devez lister les tâches qui n'ont pas encore commencé. En d’autres termes, vous souhaitez renvoyer les tâches dont les cases Stage1, Stage2 et Stage3 ne sont pas cochées. Voici la formule pour y parvenir :

=FILTER(T_Progress(Task),T_Progress(Stage1)+T_Progress(Stage2)+T_Progress(Stage3)=0)

Cette formule tire parti de VRAI égal à 1 et FAUX égal à 0. Les lignes où les cases à cocher sont VRAI+VRAI+VRAI renvoient 3, celles où elles sont VRAI+VRAI+FAUX renvoient 2, celles avec VRAI+FALSE+FALSE renvoient 1 et celles avec FALSE+FALSE+FALSE renvoient 0. La formule ci-dessus renvoie uniquement les tâches égales à zéro, ce qui signifie qu'aucune des cases à cocher dans les colonnes Étape pour cette ligne. sont vérifiés.

Enveloppez les formules FILTER dans SIERREUR pour définir ce qui apparaît si aucune des tâches ne correspond aux conditions que vous avez définies.

Formatage d'une ligne lorsqu'une case Excel est cochée

Les cases à cocher Excel peuvent être utilisées parallèlement à la mise en forme conditionnelle pour formater d'autres cellules d'une certaine manière lorsqu'elles sont cochées.

Vous utiliserez probablement cette fonctionnalité pour formater la ligne du tableau. Dans cet exemple, lorsqu'une case est cochée dans la colonne Terminé, disons que vous souhaitez rendre toutes les valeurs de cette ligne en gris clair. À l’heure actuelle, cela signifierait que les tâches A, E et F seraient grisées.

Pour ce faire, sélectionnez toutes les cellules du tableau, cliquez sur « Mise en forme conditionnelle » dans l'onglet Accueil et sélectionnez « Nouvelle règle ».

Maintenant, sélectionnez la dernière option dans le menu Type de règle (« Utiliser une formule ») et saisissez ce qui suit dans le champ de formule en bas :

=$E4=TRUE

Ensuite, cliquez sur « Format » et choisissez une couleur de police gris clair dans l'onglet Police.

En d'autres termes, à partir de la cellule E4, si la case est cochée (renvoyant ainsi VRAI), la ligne entière, qui est ce que vous avez sélectionné lors de la première étape, devrait avoir cette mise en forme appliquée. La référence mixte, avec un signe dollar avant la référence de colonne mais pas la référence de ligne, signifie que la règle s'applique à toutes les cellules de cette colonne du tableau.

Cliquez sur « OK » pour fermer la boîte de dialogue et voir le formatage en action en fonction des cases cochées.

Insertion d'un horodatage lorsqu'une case Excel est cochée

Étant donné que les cases à cocher dans Excel sont souvent utilisées pour suivre la progression des tâches, il est également pratique de conserver une trace du moment où elles sont cochées. Dans ce dernier conseil, je vais vous montrer comment ajouter un horodatage qui fait cela pour vous.

L’utilisation de cette méthode ne s’applique qu’aux cases qui seront cochées ultérieurement. Autrement dit, si la formule fait référence à une cellule contenant déjà une case cochée, elle ne peut pas vous dire à quel moment dans le passé elle a été cochée.

Dans cet exemple, supposons que vous souhaitiez que l'heure et la date apparaissent dans la colonne Timestamp de la table T_Progress lorsqu'une case à cocher dans la ligne correspondante de la colonne Completed est cochée. Il est essentiel que vous souhaitiez que l'heure et la date restent statiques, même lorsque votre classeur est recalculé.

Tout d'abord, sélectionnez toutes les cellules dans la colonne Horodatage et cliquez sur l'icône dans le coin inférieur droit du groupe Nombre dans l'onglet Accueil du ruban pour lancer la boîte de dialogue Format de cellule. Ensuite, cliquez sur « Personnalisé », choisissez un format date-heure qui vous convient, puis cliquez sur « OK ».

Ensuite, dans la cellule F4, tapez :

=IFS(

pour indiquer à Excel que vous souhaitez saisir plusieurs conditions. Tout d’abord, vous souhaitez que les cellules de la colonne Horodatage restent vides si les cases correspondantes dans la colonne Terminé ne sont pas cochées. Alors, cochez la colonne contenant la case précédent pour créer une référence structurée :

=IFS((@Completed)

Ensuite, ajoutez le signe égal et tapez FAUXsuivi d'une virgule et de deux guillemets doubles, pour indiquer à Excel de renvoyer une cellule vide si le test n'est pas rempli :

=IFS((@Completed)=FALSE,""

À ce stade, après avoir tapé une autre virgule pour passer à l'argument suivant, vous pourriez être tenté d'entrer la fonction MAINTENANT pour renvoyer la date et l'heure actuelles si la case est cochée. Cependant, si vous procédez ainsi, la date et l'heure seront mises à jour à chaque recalcul du classeur, ce qui n'est pas ce que vous souhaitez.

Au lieu de cela, ajoutez une condition pour vérifier si la cellule que vous saisissez est vide, et si c'est le cas, renvoyez la fonction MAINTENANT :

=IFS((@Completed)=FALSE,"",(@Timestamp)="",NOW()

Enfin, ajoutez une condition « fourre-tout » lorsqu'aucune des autres conditions n'est remplie. Pour ce faire, tapez VRAI pour l'argument de test logique final, sélectionnez la cellule actuelle pour la valeur si le test est satisfait et fermez les parenthèses :

=IFS((@Completed)=FALSE,"",(@Timestamp)="",NOW(),TRUE,(@Timestamp))

Lorsque vous appuyez sur Entrée, un message vous avertit que vous utilisez une référence circulaire, ce qui se produit lorsqu'une formule fait référence à la cellule dans laquelle elle se trouve. De plus, les valeurs s'affichent dans la colonne Horodatage, même si les cases de la colonne Terminé ne sont pas cochées.

Pour résoudre ces problèmes, cliquez sur « OK » et appuyez sur Alt > F > T pour ouvrir la fenêtre Options Excel. Ensuite, dans la zone Formules, cochez « Activer les calculs itératifs », ce qui oblige Excel à recalculer la formule jusqu'à ce qu'une condition soit remplie lorsqu'il existe une référence circulaire.

Les calculs itératifs peuvent ralentir considérablement les performances de votre classeur. Activez-les donc uniquement lorsque cela est absolument nécessaire.

Désormais, les horodatages erronés ont été supprimés et lorsqu'une case dans la colonne Terminé est cochée, vous obtenez un nouvel horodatage statique correct.

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Les cases à cocher ne sont pas le seul moyen de gérer des projets dans Excel sans utiliser d'outils premium. Par exemple, vous pouvez créer des menus déroulants dans la cellule, créer des diagrammes de Gantt pour suivre la progression des tâches et afficher les dates d'échéance et le temps restant.