Den elektroniska signaturen och stämpeln: vad du behöver veta innan du börjar
Webbyrå » Digitala nyheter » Den elektroniska signaturen och stämpeln: vad du behöver veta innan du börjar

Den elektroniska signaturen och stämpeln: vad du behöver veta innan du börjar

För närvarande genomförs kommersiella och professionella utbyten i allt högre grad genom moderna kommunikationsmedel. Fysiska utbyten blir allt mer sällsynta. Debatter och förhandlingar sker via videokonferens. Och när det är dags att försegla affären skrivs och delas dokument i elektroniskt format, sedan digitalt undertecknade och stämplade. Således är den digitala signaturen och stämpeln, även om de bara testas i vissa organisationer, redan en del av framtidens autentiseringsmedel.

Ett nytt sammanhang

Covid-19 och inneslutning har bidragit till utvecklingen av ett nytt sätt att leva, utbyta och göra affärer. Fysisk kontakt blir allt oftare sällsynt och fjärrkommunikation blir standard. Så pass mycket att det faktum att ett stort antal av dess anställda distansarbetar inte ens längre är ett handikapp för företaget. Tvärtom, företag vågar rekrytera människor som lever tusentals kilometer. Digitala kontrakt och avtal blir populära och som väntat sker signaturer online.

För att ersätta det traditionella pappersmediet är kommersiella och administrativa dokument digitala. Därför var det också nödvändigt att ersätta och skapa elektroniska versioner för den handskrivna signaturen och den traditionella bläckdynan (för mer info, besök denna webbplats stämpeldyna). Rent konkret är signaturen och den digitala stämpeln verktyg som erbjuds av vissa tjänsteleverantörer som säkerställer att dokumenten, signaturerna och stämplarna är autentiska. Konkret tecknar ett företag ett kontrakt om en företagssignatur och stämpel online. Varje gång användningen av dessa verktyg är nödvändig, upprättar användaren dokumentet direkt på tjänsteleverantörens webbplats och uppmanar de olika undertecknarna att också ansluta sig dit. En digital version av dokumentet, undertecknat och stämplat, skickas sedan till alla berörda parter, med omnämnanden om äkthetsintyg från tjänsteleverantören samt lagbestämmelserna i händelse av en tvist.

Har stämplar och digitala signaturer juridiskt värde?

eIDAS-konventionen, eller europeiska bestämmelser om elektronisk identifiering och förtroendetjänster för elektroniska transaktioner, anger grunderna för systemet i Europa. Och i Frankrike är det lagen nr 2000-230 som styr det juridiska värdet av signaturen.

Denna lag specificerar exakt vilka kriterier som ska beaktas för att den digitala signaturen och stämpeln ska anses uppfylla kraven. I synnerhet bekräftar det dessa två elements odelbarhet. Enbart stämpeln är t.ex. inte giltig om den inte åtföljs av en elektronisk signatur, den senare är det enda element som det juridiska värdet verkligen är fäst vid. Precis som för traditionella dokument och stämplar måste även flera uppgifter finnas med för att validera handlingen.

 För att dokumentet ska vara giltigt måste den tjänsteleverantör som erbjuder tjänsten också uppfylla de krav som eIDAS ställer. I synnerhet måste han erhålla nödvändiga tillstånd från de berörda organisationerna, beroende på ursprungsland. Observera att företaget fritt kan använda vilken tjänsteleverantör som helst, även tjänsteleverantörer från andra länder, men inom unionen.

Enkla, avancerade och kvalificerade elektroniska signaturer

Framför allt är den enkla elektroniska signaturen inte föremål för några verkliga begränsningar och är inte reglerad. I verkligheten är en enkel elektronisk signatur varje annan form av elektronisk signatur som varken är avancerad eller kvalificerad. Vi kommer att förklara dessa två termer bättre i de kommande styckena. Anta till exempel att en person skriver ut ett dokument, undertecknar det, sätter en stämpel på det och sedan skannar det. Han skickar sedan tillbaka den i form av en elektronisk fil. Vi talar då om en enkel elektronisk signatur, vars säkerhetsnivå inte är hög.

En avancerad elektronisk signatur styrs däremot av eIDAS-regelverket. Den måste uppfylla vissa villkor som att vara kopplad till sin undertecknare på ett tvetydigt sätt samt till det material som den senare har använt, för att sedan tillåta att undertecknaren kan identifieras omedelbart. Tjänsteleverantören måste också autentisera dokumentet och se till att det inte kan ändras. En avancerad elektronisk signatur kräver också mer omfattande verifiering av undertecknarens identitet. Olika åtgärder som intygar den senares samtycke vid undertecknandet av dokumentet, såsom kryssrutor till exempel, stärker också dess autentisering.

En kvalificerad elektronisk signatur är förknippad med en ännu högre säkerhetsnivå. Det kräver användning av ännu mer avancerade tekniker för identitetsverifiering för undertecknaren. Den fysiska närvaron av det senare eller andra likvärdiga medel kan krävas. Signaturen ska även certifieras med hjälp av avancerade verktyg som till exempel anslutningsnycklar eller smartkort.

★ ★ ★ ★ ★