Name: Tremplin Numérique
Price range: $$$

Сегодня почтовый ящик стал важным инструментом в нашей повседневной и профессиональной жизни. Тем не менее, иногда бывает сложно ориентироваться в массе электронных писем, получаемых каждый день.

В этой статье представлены некоторые советы, которые помогут лучше управлять почтовым ящиком и оставаться в порядке.

резюме

Организуйте свой почтовый ящик

Организация вашего почтового ящика позволяет вам ежедневно быть более эффективным в своей профессиональной деятельности. Если вы заинтересованы в советах и советах, чтобы быть более продуктивным, не стесняйтесь посетить сайт latribudesexperts.fr.

Для начала, первый шаг — организовать свой почтовый ящик, создав тематические папки и подпапки. Это позволит быстро классифицировать электронные письма и легко находить их в случае необходимости.

Вы также можете использовать ярлыки или теги, чтобы отметить важные или приоритетные сообщения.

Чтобы упорядочить электронную почту:

Создание папок: например, вы можете создавать папки для личных, профессиональных электронных писем, счетов, newsletterс и т. д. Чтобы пойти дальше, создайте подпапки внутри этих основных папок.
Используйте метки: некоторые службы обмена сообщениями предлагают назначать цвета сообщениям, чтобы облегчить их идентификацию. Воспользуйтесь возможностью связать цвет с каждым типом сообщения (срочное, важное, прочитать позже и т. д.).
Настройка автоматических правил. Большинство почтовых ящиков позволяют настраивать правила для автоматической фильтрации входящих сообщений. Например, вы можете отправлять все электронные письма с определенного адреса в специальную папку.

Регулярно сортируйте свои электронные письма

Хорошо управляйте своим почтовым ящиком, также сортируя. Действительно, рекомендуется регулярно сортировать свой почтовый ящик, чтобы он не стал неуправляемым.

Установите определенное время в течение дня или недели для проверки и обработки вашей электронной почты, в зависимости от вашей активности и ваших потребностей.

Вот несколько советов, которые помогут вам эффективно сортировать сообщения:

Быстро прочитайте каждое сообщение: потратьте несколько секунд, чтобы определить тему сообщения и решить, стоит ли его читать сразу, позже или сразу удалить.
Отвечайте на важные сообщения: если электронное письмо требует от вас быстрого ответа, разберитесь с ним как можно скорее, чтобы не забыть его.
Заархивируйте или заархивируйте завершенные сообщения: после того, как вы прочитали сообщение и/или ответили на него, подумайте о том, чтобы переместить его в соответствующую папку или заархивировать, чтобы освободить место в папке «Входящие».
Удаляйте ненужные сообщения. Не стесняйтесь удалять ненужные электронные письма, такие как спам или рекламные объявления. Вы также можете настроить спам-фильтр, чтобы ограничить их приход.

Управляйте своими подписками и массовыми рассылками

. newsletters и другие автоматические сообщения могут быстро проникнуть в наш почтовый ящик, если мы не будем осторожны.

Вот несколько советов, как лучше управлять этими типами писем:

Отказывайтесь от подписки с умом: если вы никогда не читаете электронные письма от определенного newsletter, найдите время, чтобы отказаться от подписки, чтобы они не продолжали загромождать ваш почтовый ящик.
Создайте определенные правила: вы можете настроить правила для автоматической отправки newsletters в специальную папку или пометить их как прочитанные.
Используйте дополнительный адрес электронной почты: чтобы ваши подписки не загрязняли ваш основной почтовый ящик, создайте адрес электронной почты, предназначенный для подписок, на newsletters, форумы или другие онлайн-сервисы.

Воспользуйтесь всеми преимуществами функций, предлагаемых вашей службой обмена сообщениями.

Наконец, что касается управления почтовым ящиком, вы должны знать функции, предлагаемые вашим почтовым ящиком, и использовать их с умом для оптимизации управления вашей электронной почтой.

Вот несколько примеров:

Используйте сочетания клавиш. В большинстве систем обмена сообщениями есть сочетания клавиш для быстрого выполнения определенных действий (архивация, удаление, ответ и т. д.). Изучите их и используйте, чтобы экономить время каждый день.
Настройте автоматические ответы: если вы отсутствуете или недоступны, настройте автоматический ответ, чтобы информировать своих корреспондентов о вашей ситуации и сообщить им дату возвращения.
Настройте подписи: создайте одну или несколько настраиваемых подписей, чтобы автоматически добавлять свою контактную информацию в конец ваших электронных писем.

Некоторые полезные сочетания клавиш для Gmail

Прежде чем начать, убедитесь, что в настройках Gmail включены сочетания клавиш.

Для этого перейдите в «Настройки» (значок шестеренки) > «Просмотреть все настройки», затем прокрутите вниз до «Сочетания клавиш». Нажмите «Включить сочетания клавиш», затем сохраните изменения.

Есть много ярлыков, которые вы даже можете настроить («Все настройки»> «Дополнительные настройки»). Вот основные из них:

c: создать новое сообщение;
/ : поместите курсор в строку поиска;
р: Ответить на сообщение;
а: Ответить всем в сообщении;
f: переслать электронное письмо;
e: Архивировать выбранную почту.

Очевидно, что эти ярлыки специфичны для Gmail и не обязательно будут работать в Outlook или Thinderbird.

Следуя этим советам и адаптируя свои привычки управления электронной почтой, вы быстро заметите улучшения в организации своего почтового ящика и сэкономите время на обработке своих электронных писем.