A assinatura eletrônica e o carimbo: o que você precisa saber antes de começar
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A assinatura eletrônica e o carimbo: o que você precisa saber antes de começar

Atualmente, as trocas comerciais e profissionais são cada vez mais realizadas através dos modernos meios de comunicação. As trocas físicas estão se tornando cada vez mais raras. Debates e negociações são feitos por videoconferência. E na hora de fechar o negócio, os documentos são escritos e compartilhados em formato eletrônico, depois assinados e carimbados digitalmente. Assim a assinatura digital e o carimbo, apesar de estarem apenas a ser testados em determinadas organizações, já fazem parte dos meios de autenticação do futuro.

Um novo contexto

A COVID-19 e o confinamento têm sido propícios ao desenvolvimento de uma nova forma de viver, trocar e fazer negócios. Cada vez mais, o contato físico está se tornando raro e a comunicação remota está se tornando um padrão. Tanto é assim que o fato de grande parte de seus funcionários estarem em regime de teletrabalho já não chega a ser um empecilho para a empresa. Pelo contrário, as empresas se atrevem a recrutar pessoas que vivem milhares de kilometros. Contratos e acordos digitais estão se tornando populares e, como esperado, as assinaturas são feitas online.

Para substituir o meio tradicional de papel, os documentos comerciais e administrativos são digitais. Assim, foi também necessário substituir e criar versões eletrónicas da assinatura manuscrita e da tradicional almofada de tinta (para mais informações, visite este site almofada para carimbo). Em termos concretos, a assinatura e o carimbo digital são ferramentas oferecidas por determinados prestadores de serviços que garantem a autenticidade dos documentos, assinaturas e carimbos.Em termos concretos, uma empresa assina um contrato de assinatura e carimbo empresarial online. Sempre que for necessário o uso dessas ferramentas, o usuário elabora o documento diretamente no site da prestadora de serviço e convida os diversos signatários a se conectarem também por lá. Uma versão digital do documento, assinada e carimbada, é então enviada a todos os interessados, com menção da certificação de autenticidade do prestador de serviços, bem como as disposições legais em caso de litígio.

Os carimbos e assinaturas digitais têm valor legal?

A convenção eIDAS, ou regulamentos europeus sobre identificação eletrônica e serviços de confiança para transações eletrônicas, estabelece os fundamentos do sistema na Europa. E na França, é a lei n° 2000-230 que rege o valor jurídico da assinatura.

Essa lei especifica precisamente quais critérios serão levados em consideração para que a assinatura digital e o carimbo sejam considerados compatíveis. Em particular, confirma a indivisibilidade desses dois elementos. O carimbo por si só não é válido, por exemplo, a não ser que seja acompanhado de uma assinatura eletrónica, sendo esta o único elemento ao qual está realmente associado o valor jurídico. Tal como acontece com documentos e carimbos tradicionais, várias informações também devem estar presentes para validar o documento.

 Além disso, para que o documento seja válido, o prestador de serviço que oferece o serviço também deve atender aos requisitos estabelecidos pelo eIDAS. Em particular, ele deve obter as autorizações necessárias das organizações interessadas, dependendo do país de origem. Note-se que a empresa é livre de utilizar qualquer prestador de serviços à sua escolha, mesmo prestadores de serviços de outros países, mas dentro da União.

Assinaturas eletrônicas simples, avançadas e qualificadas

Acima de tudo, a simples assinatura eletrónica não está sujeita a qualquer constrangimento real e não é regulamentada. Na realidade, uma assinatura eletrônica simples é qualquer outra forma de assinatura eletrônica que não seja avançada nem qualificada. Explicaremos melhor esses dois termos nos próximos parágrafos. Por exemplo, suponha que uma pessoa imprima um documento, assine-o, coloque um carimbo nele e depois o digitalize. Ele então o envia de volta na forma de um arquivo eletrônico. Falamos então de uma simples assinatura eletrônica, cujo nível de segurança não é alto.

Uma assinatura eletrônica avançada, por outro lado, é regida pelos regulamentos eIDAS. Deve atender a certas condições, como estar vinculado ao seu signatário de maneira equívoca, bem como ao material que este utilizou, permitindo assim que o signatário seja identificado imediatamente. O provedor de serviços também deve autenticar o documento e garantir que ele não possa ser modificado. Uma assinatura eletrônica avançada também requer uma verificação mais ampla da identidade do signatário. Diferentes ações que certificam o consentimento deste último ao assinar o documento, como caixas de seleção, por exemplo, também fortalecem sua autenticação.

Uma assinatura eletrônica qualificada está associada a um nível de segurança ainda maior. Requer o uso de técnicas de verificação de identidade ainda mais avançadas para o signatário. A presença física deste último ou de outro meio equivalente pode ser necessária. A assinatura também deve ser certificada por meio de ferramentas avançadas, como chaves de conexão ou smart cards, por exemplo.

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