PowerPoint n'est pas réservé aux présentations professionnelles : 4 autres utilisations réelles

Bien que mieux connu pour ses présentations professionnelles sur le lieu de travail, PowerPoint est incroyablement polyvalent et peut être utilisé dans de nombreux contextes différents. Dans ce guide, je vais vous montrer d'autres façons de tirer le meilleur parti du programme de diaporama de Microsoft.

1 Formations et tutoriels

De nombreuses entreprises et écoles paient pour un logiciel de formation interne alors qu’elles pourraient utiliser PowerPoint pour obtenir des résultats similaires.

Insérer des boutons d'action

Les boutons d'action de PowerPoint aident vos stagiaires à parcourir vos diapositives, ce qui signifie que vous n'avez pas besoin de les superviser pendant qu'ils parcourent le contenu. Dans l'onglet Insertion du ruban, cliquez sur « Formes » et choisissez l'un des boutons d'action dans le menu déroulant.

Lorsque vous ajoutez un bouton d'action, une fenêtre contextuelle vous aide à décider de ce qui se passe lorsque vous cliquez dessus.

Chaque diapositive de mon PowerPoint de formation comporte un bouton Accueil, une flèche Précédent et une flèche Suivant.

Vous remarquerez également un bouton Informations dans le coin supérieur droit. Lorsque vous cliquez dessus, une zone de texte contenant des instructions pour cette diapositive apparaît et lorsque vous cliquez à nouveau, elle disparaît. J'ai créé cette action en ajoutant les animations d'entrée et de sortie Wipe à la zone de texte et en utilisant la liste déroulante Déclencheur dans l'onglet Animations pour désigner le bouton d'action comme déclencheur.

Ajouter des formes animées

Les zones de texte au centre de la diapositive reproduisent des flashcards qui, lorsque vous cliquez dessus, se transforment en zones de texte vertes révélant les définitions.

Pour y parvenir, j'ai d'abord créé les zones de texte roses contenant les différents termes, et animé chacune d'elles pour qu'elle disparaisse lorsque vous cliquez dessus. J'ai ensuite créé les zones de texte vertes qui, lorsque vous cliquez dessus, font réapparaître les zones de texte roses.

Intégrer des vidéos

Une excellente façon d’animer votre didacticiel consiste à ajouter une vidéo. PowerPoint vous permet d'intégrer une vidéo à partir de votre appareil, de la galerie de vidéos Microsoft ou d'une source en ligne. Cliquez sur « Vidéo » dans l'onglet Insertion et choisissez l'option appropriée.

Par exemple, si vous créez un didacticiel sur la santé et la sécurité, vous pouvez intégrer une vidéo YouTube sur le levage en toute sécurité. N'oubliez pas de créditer la source si nécessaire !

Ajouter des enregistrements vocaux

Il peut arriver que vous deviez ajouter un clip vocal pour expliquer ou souligner un concept complexe ou un point important. Et c'est élémentaire de faire ça. Avec la diapositive correspondante activée, cliquez sur Insérer > Audio > Enregistrer l’audio.

Assurez-vous que vous êtes dans une pièce calme et que votre microphone est allumé, puis cliquez sur le bouton rouge « Enregistrer » pour commencer. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le carré « Stop », réécoutez votre enregistrement via l'icône « Play » et, si vous êtes satisfait, nommez votre enregistrement et cliquez sur « OK ».

PowerPoint ajoute une icône de haut-parleur à votre diapositive, sur laquelle votre stagiaire peut cliquer pour activer votre enregistrement. Vous pouvez également modifier votre enregistrement via l'onglet Lecture sur le ruban.

Ajoutez une diapositive d'introduction au début de votre didacticiel expliquant le rôle de chacune des icônes de votre présentation.

2 Albums photo ou portfolios

PowerPoint peut agir comme une galerie d’images dynamique. Que vous souhaitiez projeter des photos de l'heureux couple qui se marie ou que vous exposiez votre portfolio d'œuvres d'art, vous pouvez configurer PowerPoint pour qu'il tourne en boucle en continu.

Après avoir ajouté des images à vos diapositives, cliquez sur « Configurer le diaporama » dans l'onglet Diaporama.

Cocher « Navigué sur un kiosque » sélectionnera automatiquement l'option « Boucle continue jusqu'à Esc ». Ensuite, cliquez sur « OK ».

Maintenant, sélectionnez la première diapositive et ouvrez l'onglet « Transitions ». Là, choisissez une transition qui vous convient.

Ensuite, en restant dans l'onglet Transitions, cochez « Après » dans le groupe Synchronisation et choisissez un intervalle de temps pour que vos diapositives progressent de l'une à l'autre. Enfin, cliquez sur « Appliquer à tous ».

Lorsque vous appuyez sur F5, le diaporama bouclera en continu jusqu'à ce que vous appuyiez sur la touche Échap.

3 Une narration engageante

Une présentation PowerPoint efficace peut attirer et maintenir l'attention des gens, ce qui est utile si vous souhaitez créer une campagne marketing pour un panneau d'affichage ou un diaporama d'informations automatisé qui apparaîtra sur les écrans d'une pièce. En plus des outils de boucle, de transition, d'animation et d'enregistrement vocal dont j'ai parlé dans les exemples ci-dessus, voici quelques autres fonctionnalités PowerPoint qui vous aident à transmettre votre message de manière claire et efficace.

Transition de transformation

La transition Morph de PowerPoint vous permet de créer une animation d'objet transparente d'une diapositive à l'autre.

Par exemple, ceci est la première diapositive de mon écran d’informations sur la chirurgie.

Ensuite, sur la diapositive 2, j'ai repositionné mon image et utilisé l'outil Recadrer selon la forme dans la liste déroulante Recadrer de l'onglet Format d'image pour l'adapter parfaitement au design de la diapositive.

Enfin, avec la diapositive 2 activée, j'ai cliqué sur Transitions > Morph.

PowerPoint évalue les diapositives actives et précédentes et applique des effets de morphing à tous les objets existants dans les deux. Par conséquent, à mesure que ma présentation progresse de la diapositive 1 à la diapositive 2, l'image reste à l'écran et semble passer de la première position à la deuxième position. De plus, comme j'ai utilisé Morph, le texte de la diapositive 1 disparaît tandis que le texte de la diapositive 2 apparaît en fondu.

Ajouter un code QR

Les codes QR sont comme des calendriers de l'Avent : les gens ne peuvent s'empêcher de découvrir ce qu'ils contiennent ! Dans Microsoft Edge, cliquez avec le bouton droit sur la page Web pour laquelle vous souhaitez générer le code QR (comme la page d'accueil de votre site Web ou une enquête), puis cliquez sur « Créer un code QR pour cette page ».

Ensuite, copiez le code QR et collez-le dans votre présentation PowerPoint. Assurez-vous simplement qu'il est suffisamment grand pour que les gens puissent le numériser facilement avec leur téléphone, et assurez-vous qu'il reste à l'écran suffisamment longtemps pour que les gens puissent le capturer !

Enregistrez votre présentation

Vous n'êtes pas toujours obligé d'utiliser PowerPoint lorsque vous êtes prêt à présenter votre histoire. En fait, enregistrer votre PowerPoint et le sauvegarder au format MP4 le rend plus portable : certains appareils peuvent ne pas prendre en charge PowerPoint, alors que la plupart prennent en charge la lecture MP4. Vous pouvez également ajouter une voix off (et, si vous le souhaitez, une vidéo en direct de votre visage !) à vos diapositives.

Une fois votre présentation prête, cliquez sur « Depuis le début » dans l'onglet Enregistrer.

Ensuite, dans la vue Présentateur qui apparaît, choisissez si vous souhaitez activer votre microphone et votre caméra, puis cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Après le compte à rebours, votre enregistrement commencera. Vous pouvez ensuite progresser dans vos diapositives (soit manuellement, soit à l'aide des transitions automatisées que vous avez ajoutées) et cliquer sur l'icône « Arrêter » lorsque vous avez terminé. Enfin, cliquez sur « Exporter » pour nommer votre vidéo et enregistrez-la à l'emplacement de votre choix.

4 Auto-apprentissage

Plus tôt, j'ai parlé de l'utilisation d'animations pour créer des flashcards, et c'est aussi un excellent outil pour l'auto-apprentissage. Voici quelques autres fonctionnalités PowerPoint que vous pouvez utiliser lors de la préparation de vos prochains examens.

Suivez la règle 6 x 6

PowerPoint est conçu pour les listes à puces. En conséquence, cela peut vous aider à suivre la règle 6 x 6, qui suggère que vous ne devez pas avoir plus de six puces sur chaque diapositive et que chaque puce ne doit pas contenir plus de six mots. À cette fin, PowerPoint peut vous aider à condenser vos notes de cours détaillées en extraits raffinés d’informations essentielles, un peu comme si vous utilisiez la méthode traditionnelle des fiches.

Utilisez SmartArt pour visualiser les informations clés

Une autre façon de réorganiser vos notes de cours consiste à utiliser l'outil SmartArt intégré à PowerPoint. Par exemple, si vous souhaitez démontrer un processus linéaire ou une chronologie, les puces pourraient ne pas suffire.

La première façon d'y parvenir consiste à sélectionner le texte que vous avez déjà dans votre présentation et à cliquer sur « Convertir en SmartArt » dans l'onglet Accueil. Vous pouvez ensuite choisir un design qui convient bien aux informations que vous souhaitez visualiser.

Alternativement, vous pouvez générer le SmartArt avant d'ajouter votre texte. Pour ce faire, ajoutez une nouvelle diapositive et cliquez sur Insérer > SmartArt. Ensuite, choisissez un graphique approprié et cliquez sur « OK ».

Enfin, remplissez le graphique avec vos informations clés.

Créer une minuterie

Un compte à rebours peut être utile lorsque vous souhaitez vous mettre sous pression pour réciter certaines informations. Bien que PowerPoint ne dispose pas d'outil de compte à rebours, vous pouvez utiliser des formes et des animations pour en créer un. Par exemple, vous pouvez utiliser l'animation de sortie Disparaître sur des zones de texte superposées pour créer un compte à rebours numérique. Cependant, je préfère une méthode plus simple.

Tout d’abord, cliquez sur Insérer > Formes, choisissez un cercle de base et positionnez la forme là où cela est approprié.

Lorsque vous dessinez votre cercle, maintenez Ctrl pour le rendre parfaitement circulaire.

Ensuite, copiez et collez ce cercle sur la même diapositive, puis cliquez et faites glisser le deuxième cercle pour qu'il se trouve directement au-dessus du premier cercle.

Ensuite, reformatez le deuxième cercle pour qu'il soit d'une couleur différente du premier en choisissant un motif prédéfini dans l'onglet Format de forme. Ensuite, avec le deuxième cercle toujours sélectionné, cliquez sur l'animation de sortie de roue dans l'onglet Animations.

Enfin, lancez la boîte de dialogue Wheel Animation en cliquant sur l'icône de lancement dans le groupe Animation, saisissez la durée du minuteur (en secondes) dans le champ Durée de l'onglet Timing, puis cliquez sur « OK ».

Lorsque vous appuyez sur F5 pour afficher votre présentation, cliquez n'importe où sur la diapositive où vous avez inséré les cercles pour voir votre minuteur en action.

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Si vous avez conçu votre présentation PowerPoint pour être présentée à d'autres personnes, pensez à ajouter des sous-titres à vos diapositives afin que ceux qui sont malentendants ou qui parlent une autre langue puissent apprécier votre travail acharné.