Pourquoi vous devriez toujours utiliser des caractères non imprimables dans Microsoft Word

L'un des principaux problèmes auxquels les utilisateurs sont confrontés lorsqu'ils utilisent Microsoft Word est la manière dont le programme gère le formatage. Parfois, il semble que le programme ait sa propre volonté ! Cependant, bon nombre de ces frustrations peuvent être résolues en affichant des caractères non imprimables.

Qu'est-ce qu'un caractère non imprimable ?

Un caractère non imprimable est une marque de formatage qui dicte la façon dont votre document est mis en page. Comme leur nom l'indique, les caractères non imprimables existent uniquement pour prendre en charge votre formatage à l'écran et n'apparaissent pas sur les versions imprimées de votre travail.

Voici quelques-uns des caractères non imprimables les plus courants :

Certains caractères spéciaux apparaissent également dans les tableaux pour indiquer la fin d'une ligne ou le contenu d'une cellule.

Par défaut, Word affiche uniquement ces caractères lorsque vous cliquez sur l'icône « Afficher/Masquer » (¶) dans l'onglet Accueil du ruban ou lorsque vous appuyez sur Ctrl+Maj+8. Cliquez sur la même icône (ou utilisez le même raccourci clavier) pour les masquer à nouveau.

Alternativement, pour afficher en permanence certains caractères non imprimables, cliquez sur Fichier > Options ou appuyez sur Alt > F > T pour lancer la fenêtre Options Word. Ensuite, cliquez sur « Affichage » dans le menu de gauche et cochez ou décochez les marques de formatage dans la liste. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « OK ».

Je préfère que tous ces éléments soient décochés afin d'avoir la possibilité de les activer et de les désactiver via l'icône ¶ dans l'onglet Accueil. Après tout, ils peuvent parfois gêner !

Identifier les problèmes de formatage frustrants

Étant donné que les caractères non imprimables révèlent des éléments de votre document Word qui sont généralement masqués, tels que des espaces, des sauts de ligne, des sauts de paragraphe et des tabulations, ils vous permettent de voir sa structure squelettique.

En conséquence, vous pouvez identifier les parties de votre travail où l'espacement, l'alignement, les sauts de page et d'autres éléments provoquent des problèmes qui, sans que les caractères non imprimables ne soient visibles, seraient impossibles à voir (et, par conséquent, provoqueraient une grande frustration). .

Par exemple, les mots de la première ligne de ce document sont séparés par des espaces inhabituellement grands.

Lorsque j'active les caractères non imprimables, je peux voir que ce formatage est dû à un saut de ligne placé après le point et, comme l'alignement du texte est justifié, il force les mots de cette ligne à remplir toute la largeur de la page.

Ainsi, je peux supprimer ce saut de ligne et le remplacer par un espace ou un paragraphe pour corriger ce problème.

Plutôt que de perdre du temps à essayer de diagnostiquer visuellement les causes des problèmes de formatage, vous pouvez voir les problèmes d'un seul coup d'œil en activant les caractères non imprimables en un seul clic.

Optimiser la collaboration

Si vous avez créé votre propre document à partir de zéro, en ajoutant chaque mot, saut, espace et paragraphe, vous avez plus de chances de comprendre comment le travail a été reconstitué.

Cependant, si vous collaborez avec d'autres personnes sur un document en temps réel ou si vous complétez un document qui vous a été envoyé, il est bon de prendre l'habitude d'activer des caractères non imprimables. Cela signifie que vous pourrez vous assurer que tout le monde suit le guide de style ou, au moins, utilise les mêmes « règles » de formatage.

Par exemple, appuient-ils deux fois sur Entrée à la fin de chaque paragraphe, ou le document est-il configuré pour ajouter automatiquement un espace d'une certaine taille après chaque paragraphe ? Les gens utilisent-ils des espaces insécables entre les chiffres et les mots dans une date (pour éviter qu'elle ne soit divisée sur deux lignes), ou utilisent-ils des espaces réguliers ?

Activer les caractères non imprimables dans des situations collaboratives (et encourager les autres à faire de même !) peut aider à éviter les différences d'approche, ce qui signifie que vous (et les autres) n'aurez pas à revenir et à modifier leur travail plus tard.

Assurer la cohérence du formatage

Restant sur le sujet de la cohérence, regardons cet exemple, où la première ligne de chaque paragraphe est en retrait.

Bien que les deux paragraphes semblent cohérents, les méthodes permettant d’obtenir ces indentations diffèrent. Dans le premier paragraphe, un groupe d'espaces a été ajouté, tandis que dans le second, la touche Tab a été enfoncée. Ceci n’est possible que si les caractères non imprimables sont activés.

Pourquoi est-ce important ? Eh bien, si j'augmente la taille de la police du document, le retrait créé via Tab restera tel quel, bien que le retrait créé via les espaces change, car la taille des espaces change avec la taille de la police. Cela signifie que j'aurai une indentation incohérente.

Ainsi, l’activation des caractères non imprimables signifie que je peux identifier et, surtout, rectifier les incohérences dès que possible.

Effectuer des modifications précises

Vous avez donc terminé de rédiger votre mémoire de cinquante pages et vous êtes prêt à le remettre à votre tuteur. Même si votre document se comporte et s'affiche comme vous l'attendez, il est bon de vous assurer qu'il est présenté et formaté de manière propre et professionnelle.

Dans cet exemple, il y a deux espaces inutiles à la fin du premier en-tête, qui ne peuvent être facilement identifiés que lorsque les caractères non imprimables sont activés.

Ici, les marqueurs de paragraphe supplémentaires à la fin du document se répandent sur la page suivante, ce qui donne lieu à une page vierge inutile qui ne servira qu'à affecter la façon dont le document s'imprime. De plus, si j'enregistre le document au format PDF, cette page vierge sera marquée à la fin de mon fichier.

Parce que j'ai repéré ces caractères supplémentaires, je peux les supprimer de mon document, et ainsi, la nécessité pour mon imprimante d'imprimer une page vierge.

De plus, la modification de votre document avec des caractères non imprimables activés peut vous aider à récupérer certains caractères supplémentaires si vous êtes obligé de respecter une limite, car les espaces et les tabulations comptent dans le total des caractères.

---

En plus d'activer les espaces non imprimables, il existe de nombreuses autres façons d'améliorer la mise en forme de votre Microsoft Word, comme l'utilisation de listes à plusieurs niveaux, l'ajout d'une table des matières automatique et l'ajout d'un espace après vos paragraphes.