Name: Tremplin Numérique
Price range: $$$

Dziś skrzynka pocztowa stała się niezbędnym narzędziem w naszym codziennym i zawodowym życiu. Niemniej jednak czasami poruszanie się po masie e-maili odbieranych każdego dnia może być trudne.

W tym artykule przedstawiono kilka wskazówek, jak lepiej zarządzać skrzynką pocztową i zachować porządek.

streszczenie

Uporządkuj swoją skrzynkę odbiorczą

Organizacja Twojej skrzynki mailowej pozwala Ci na codzienną efektywność w pracy zawodowej. Jeśli interesują Cię wskazówki i porady, jak być bardziej produktywnym, nie wahaj się odwiedzić tej strony latribudesexperts.fr.

Aby rozpocząć, pierwszym krokiem jest uporządkowanie skrzynki odbiorczej poprzez utworzenie folderów tematycznych i podfolderów. Umożliwi to szybkie klasyfikowanie wiadomości e-mail i łatwe ich odnajdywanie w razie potrzeby.

Możesz także użyć etykiet lub tagów do oznaczania ważnych lub priorytetowych wiadomości.

Aby uporządkować pocztę e-mail:

Twórz foldery: na przykład możesz tworzyć foldery na prywatne, służbowe wiadomości e-mail, faktury, newsletters itp Aby przejść dalej, utwórz podfoldery w tych głównych folderach.
Używaj etykiet: niektóre komunikatory oferują przypisywanie kolorów do wiadomości w celu ułatwienia ich identyfikacji. Skorzystaj z okazji i powiąż kolor z każdym typem wiadomości (pilna, ważna, do przeczytania później itp.).
Skonfiguruj reguły automatyczne: Większość skrzynek pocztowych umożliwia skonfigurowanie reguł automatycznego filtrowania wiadomości przychodzących. Na przykład możesz wysłać wszystkie e-maile z określonego adresu do dedykowanego folderu.

Regularnie sortuj swoje e-maile

Zarządzaj dobrze swoją skrzynką pocztową, również sortując. Rzeczywiście, zaleca się poświęcenie czasu na regularne porządkowanie skrzynki odbiorczej, aby zapobiec utracie możliwości zarządzania nią.

Ustaw określone godziny w ciągu dnia lub tygodnia, aby sprawdzać i przetwarzać wiadomości e-mail, w zależności od Twojej aktywności i potrzeb.

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci skutecznie sortować wiadomości:

Szybko przeczytaj każdą wiadomość: poświęć kilka sekund na zidentyfikowanie tematu wiadomości i zdecyduj, czy warto ją przeczytać od razu, później, czy też usunąć bezpośrednio.
Odpowiadaj na ważne wiadomości: Jeśli wiadomość e-mail wymaga od Ciebie szybkiej odpowiedzi, zajmij się nią jak najszybciej, aby jej nie zapomnieć.
Zarchiwizuj lub zarchiwizuj ukończone wiadomości: Po przeczytaniu wiadomości i/lub udzieleniu na nią odpowiedzi rozważ przeniesienie jej do odpowiedniego folderu lub zarchiwizowanie, aby zwolnić miejsce w skrzynce odbiorczej.
Usuń niepotrzebne wiadomości: Możesz usunąć nieistotne wiadomości e-mail, takie jak spam lub reklamy. Możesz także skonfigurować filtr antyspamowy, aby ograniczyć ich przybycie.

Zarządzaj swoimi subskrypcjami i wysyłkami masowymi

Wykonanie odcisków ucha jest konieczne, abyśmy mogli stworzyć Twoje monitory newsletters i inne automatyczne wiadomości mogą szybko zaatakować naszą skrzynkę odbiorczą, jeśli nie będziemy ostrożni.

Oto kilka wskazówek, jak lepiej zarządzać tego typu e-mailami:

Inteligentnie anuluj subskrypcję: jeśli nigdy nie czytasz e-maili od określonej osoby newsletter, poświęć trochę czasu na anulowanie subskrypcji, aby zapobiec dalszemu zaśmiecaniu Twojej skrzynki pocztowej.
Utwórz określone reguły: Możesz skonfigurować reguły, aby automatycznie wysyłać newsletters w dedykowanym folderze lub oznaczyć je jako przeczytane.
Użyj dodatkowego adresu e-mail: Aby zapobiec zanieczyszczaniu głównej skrzynki pocztowej przez subskrypcje, utwórz adres e-mail przeznaczony do subskrypcji newsletters, fora lub inne usługi online.

W pełni wykorzystaj funkcje oferowane przez usługę przesyłania wiadomości

Wreszcie, jeśli chodzi o zarządzanie skrzynką pocztową, musisz znać funkcje oferowane przez skrzynkę pocztową i mądrze z nich korzystać, aby zoptymalizować zarządzanie pocztą e-mail.

Oto kilka przykładów:

Używaj skrótów klawiaturowych: większość systemów przesyłania wiadomości oferuje skróty umożliwiające szybkie wykonywanie określonych czynności (archiwizowanie, usuwanie, odpowiadanie itp.). Poznaj je i wykorzystuj, aby każdego dnia oszczędzać czas.
Skonfiguruj automatyczne odpowiedzi: Jeśli jesteś nieobecny lub niedostępny, skonfiguruj automatyczną odpowiedź, aby poinformować korespondentów o Twojej sytuacji i podać im datę powrotu.
Skonfiguruj podpisy: Utwórz jeden lub więcej niestandardowych podpisów, aby automatycznie dodawać informacje kontaktowe na dole wiadomości e-mail.

Kilka przydatnych skrótów klawiaturowych dla Gmaila

Zanim zaczniesz, włącz skróty klawiaturowe w ustawieniach Gmaila.

Aby to zrobić, przejdź do Ustawienia (ikona koła zębatego) > Zobacz wszystkie ustawienia, a następnie przewiń w dół do Skróty klawiaturowe. Kliknij „Włącz skróty klawiaturowe”, a następnie zapisz zmiany.

Istnieje wiele skrótów, które można nawet dostosować (Wszystkie ustawienia > Ustawienia zaawansowane). Oto główne:

c: Utwórz nową wiadomość;
/ : Umieść kursor na pasku wyszukiwania;
p: Odpowiedz na wiadomość;
a: Odpowiedz wszystkim w wiadomości;
f: Prześlij wiadomość e-mail;
e: Zarchiwizuj wybraną pocztę.

Oczywiście te skróty są specyficzne dla Gmaila i niekoniecznie będą działać w Outlooku lub Thinderbird.

Stosując się do tych wskazówek i dostosowując swoje nawyki zarządzania pocztą e-mail, powinieneś szybko zauważyć poprawę organizacji skrzynki pocztowej i oszczędność czasu w przetwarzaniu wiadomości e-mail.