N'appuyez pas sur Entrée deux fois dans Word: utilisez l'espacement après à la place

Imaginez ceci: vous êtes arrivé à la fin d'un titre ou d'un paragraphe dans Microsoft Word, et vous souhaitez créer un espace avant le prochain segment de texte. Il pourrait être tentant d'appuyer sur Entrée deux fois. Au lieu de cela, vous devez ajuster l'espacement du paragraphe après le réglage. Voici pourquoi.

Tout d'abord, montrez des personnages non impressionnants

Avant de considérer comment vos paragraphes sont espacés, vous devez toujours afficher les caractères non imprimables de Word. Cela facilitera le fait de voir le formatage et l'espacement de votre document, vous aidant à assurer la cohérence et la précision de la mise en forme.

Pour ce faire, ouvrez l'onglet « Accueil » sur le ruban et cliquez sur l'icône « ¶ » dans le groupe de paragraphes.

Maintenant, chaque fois que vous appuyez sur l'espace, l'entrée ou l'onglet, un marqueur apparaîtra sur votre page. Comme leur nom l'indique, les personnages non imprimés ne s'affichent pas lorsque vous imprimez votre document – ils existent uniquement pour vous montrer la structure squelettique de votre document.

Pourquoi appuyer sur Entrée deux fois peut causer des problèmes

Selon vos paramètres de paragraphe par défaut, lorsque vous appuyez sur Entrée, vous pouvez constater que ce mot déplace votre curseur à la ligne suivante immédiatement sous le texte précédent que vous avez tapé sans ajouter d'espace.

Dans cet exemple, le titre et les deux paragraphes semblent écrasés ensemble, ce qui rend le texte difficile à lire.

Une façon de créer un espace supplémentaire entre les en-têtes et les paragraphes est de le faire manuellement en appuyant sur Entrée.

Bien que cela crée avec succès l'espace blanc souhaitable, l'utilisation de cette méthode est livrée avec plusieurs problèmes:

• Si vous formatez vos polices directement, les espaces après les rubriques (avec une police plus grande) et les paragraphes (avec une police plus petite) peuvent être de taille incohérente.

• De même, si vous vouliez changer les tailles des espaces entre les paragraphes et les titres, vous devrez le faire manuellement, et cela pourrait prendre beaucoup de temps dans un long document.

• L'espace supplémentaire que vous ajoutez manuellement peut se retrouver en haut d'une page, ce qui signifie que le texte ne s'aligne pas sur la marge supérieure.

• Si vous augmentez toutes les tailles de police tout au long de votre document, les espaces manuels augmenteront également, conduisant à des écarts inhabituellement importants entre les paragraphes.

Pour éviter ces problèmes, modifiez les paramètres des paragraphes pour créer automatiquement l'espace.

Modifiez plutôt les paramètres de style de paragraphe

Vous pouvez forcer Microsoft Word à créer automatiquement ces espaces, vous évitant de vous soucier des problèmes énumérés ci-dessus. Bien que vous puissiez le faire manuellement pour chaque paragraphe ou une rubrique, le meilleur pari est de modifier les styles.

Placez votre curseur dans l'un des principaux paragraphes du corps de votre document. Avant de modifier les paramètres, assurez-vous que le style normal est appliqué à ce texte en visualisant la galerie de style dans l'onglet Home sur le ruban. Cela devrait être le cas par défaut, mais il est important de vérifier d'abord.

Une fois que vous avez confirmé que c'est le cas, cliquez avec le bouton droit sur le style normal dans la galerie de style ou utilisez le raccourci du clavier Microsoft Word Ctrl + Shift + S. Quel que soit l'itinéraire que vous choisissez, cliquez sur « Modifier ».

Maintenant, cliquez sur le menu déroulant « Format » en bas de la boîte de dialogue Modifier le style et sélectionnez « Paragraphe ».

Ensuite, dans l'onglet des retraits et de l'espacement de la boîte de dialogue du paragraphe, cliquez sur la flèche « UP » de l'option d'espacement après. Idéalement, l'espace que vous créez est de la même hauteur que la police de style normal. Donc, si votre texte de corps est de 12 pt, augmentez l'espacement après 12 pt également. Pendant que vous y êtes, assurez-vous que l'option d'espacement avant est définie sur 0 PT et que la case à cocher « Don't Add Space … » n'est pas contrôlée.

Lorsque vous cliquez sur « OK » pour fermer les deux boîtes de dialogue, vous verrez l'espace blanc souhaité ajouté automatiquement après chacun de vos paragraphes de style normal existants, ainsi qu'après tout ce que vous ajoutez par la suite.

Étant donné que le style normal dicte de nombreuses propriétés pour les autres styles de votre document Word, vous pourriez constater qu'ils adoptent l'espacement de 12 pt après automatiquement. Dans mon exemple, un espace de 12 pt a déjà été ajouté à mon style de cap sans que je devais changer moi-même.

Cependant, si cela ne se produit pas automatiquement, répétez simplement le processus ci-dessus pour chaque style de la galerie de style que vous avez l'intention d'utiliser dans votre document. Même si la taille de votre police de cap est plus grande que votre taille de police de style normal, visez la cohérence en définissant le même espacement après pour chaque style.

Voici les avantages de l'utilisation de cette méthode au lieu d'ajouter les espaces manuellement:

• L'un de vos objectifs principaux lors de la mise en forme d'un document doit être la cohérence, et l'utilisation de l'outil d'espacement après l'outil vous permet d'y parvenir.

• Vous ne vous retrouverez pas avec des espaces supplémentaires en haut d'une page – si la fin d'un paragraphe est à la fin d'une page, Word remplace automatiquement ce paramètre avec la pause de la page naturelle.

• Vous pouvez facilement augmenter ou diminuer tous les espaces entre chaque segment de texte en modifiant les styles, plutôt que de devoir ajuster la disposition après chaque paragraphe manuellement.

• Même si vous augmentez vos tailles de police, les tailles des espaces après chaque paragraphe conserveront les propriétés que vous avez appliquées. Cela vous aide à éviter d'avoir des espaces extra-larges entre chaque paragraphe.

En plus d'utiliser les paramètres de style de Word pour ajuster les espaces après vos paragraphes, utilisez-les pour maintenir la cohérence avec les tailles de police, la numérotation des balles, les indentations d'onglet et de nombreuses autres propriétés de formatage que vous souhaitez appliquer.