Mon truc de choix pour analyser rapidement les ensembles de big data

Les couvercles de Microsoft Excel sont un excellent moyen d'obtenir des informations sur les ensembles de Big Data en quelques secondes. Cependant, la plupart des gens ne font pas pleinement usage de leurs capacités, en collant à leurs fonctionnalités de base comme la création de résumés simples. Voici donc quelques façons d'élargir votre expertise croissante.

Pour suivre lorsque vous lisez ce guide, téléchargez une copie gratuite de l'échantillon de données de Microsoft. Ensuite, avant d'utiliser l'ensemble de données pour créer un Tivottable, assurez-vous que chaque colonne se voit attribuer le format de numéro correct (texte, comptabilité ou date courte).

Création d'un Ticlotable à partir de votre ensemble de Big Data

Pour transformer votre ensemble de Big Data en un omblable, sélectionnez n'importe quelle cellule de la plage et dans l'onglet Insérer du ruban, cliquez sur la moitié supérieure de l'icône « pivottable » divisée.

Ensuite, dans la boîte de dialogue Table ou Range à partir de la table ou de la plage, vérifiez que la plage ou le nom de la table correct est sélectionné et décidez si vous souhaitez que le tiillonnable soit ajouté à la feuille de travail active ou à une nouvelle feuille de calcul. Dans mon cas, puisque mon ensemble de données est si grand, je veux insérer mon Ticlotable sur une nouvelle feuille de travail. Ensuite, cliquez sur « OK ».

Disons que vous souhaitez analyser les bénéfices réalisés dans chaque pays. Pour ce faire, dans le volet Ticottable Fields, cliquez et faites glisser le champ « Country » vers la zone de la ligne et le champ « Profit » vers la zone VALEUR.

Cliquez et faites glisser l'en-tête du volet Ticottable Fields pour le déplacer vers une nouvelle position. Ensuite, vous pouvez le redimensionner pour qu'il occupe moins d'espace d'écran.

Si, par exemple, vous souhaitez également voir une ventilation des produits individuels vendus par pays, cliquez et faites glisser le « produit » vers la zone des colonnes.

Pour supprimer un champ de votre poivable, cliquez et glissez-le loin du volet Fields Ticlotable.

Montrant une valeur en pourcentage du total

Maintenant que vous avez condensé votre ensemble de Big Data en profit par pays, disons que vous voulez aller plus loin et afficher les chiffres de chaque pays en pourcentage du bénéfice global.

Sans pivottables, vous généreriez probablement une formule qui divise le bénéfice de chaque pays par le bénéfice total et formatez le résultat en pourcentage. Cependant, vous pouvez exécuter cette tâche beaucoup plus rapidement en utilisant les outils tiillonnables intégrés.

Tout d'abord, dupliquez la somme de la colonne de profit en réadaptant le champ « Profit » à la zone des valeurs.

Maintenant, vous êtes prêt à convertir la colonne dupliquée en une colonne pour pourcentage de total. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur l'en-tête de la colonne, survolez « Afficher les valeurs comme » et cliquez sur « % du grand total ».

Désormais, votre poivable affiche le bénéfice de chaque pays en pourcentage du total global, et vous pouvez remplacer l'en-tête de la colonne par défaut pour améliorer la clarté et la lisibilité.

Filtrage des valeurs supérieures

Supposons que vous souhaitiez célébrer les segments qui ont fait les plus gros profits en envoyant un rapport à tous vos collègues.

Tout d'abord, cliquez et faites glisser le « segment » vers la zone des lignes et « Profit » vers la zone VALEUR.

À ce stade, vous pourrait Triez le Tivottable par la colonne Sum of Profit en cliquant avec le bouton droit sur n'importe quelle cellule dans cette colonne, en survolant « tri » et en cliquant sur « le plus grand au plus petit ».

Cependant, dans sa forme actuelle, le Ticottable montre également les segments les moins performants, dont celui qui a fait une perte – et vous ne voulez pas faire honte à ceux qui travaillent dans ces départements!

Au lieu de cela, vous voulez seulement montrer les trois premiers segments de performance. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur n'importe quelle cellule dans la colonne des étiquettes de ligne, survolez « Filtre » et cliquez sur « Top 10. »

Ensuite, dans le deuxième champ de la boîte de dialogue Filtre supérieure, tapez 3et vérifiez que les autres champs s'alignent sur ce que vous voulez montrer. Ensuite, cliquez sur « OK ».

Désormais, le Ticlotable montre uniquement les segments les plus performants, donc une fois que vous avez trié les données par la colonne Sum of Profit, vous pouvez copier et coller le tiillonnable dans un chat d'équipe, un e-mail ou un document Word pour la distribution.

Pour masquer les grands totaux, ouvrez l'onglet « Design » sur le ruban, cliquez sur la flèche « Grand totaux » en bas et sélectionnez « Off pour les lignes et les colonnes ».

Filtrage à l'aide de tranchers et de chronologies

Deux de mes caractéristiques préférées de Ticottables dans Excel sont les tranchers et les délais, ce qui facilite le filtrage des données.

Ajouter et utiliser des tranchers

Supposons que vous ayez créé un Tivottable montrant un bénéfice total par le pays. Cependant, maintenant, vous souhaitez filtrer les données par produit.

Toi pourrait Ajoutez le champ de produit dans la zone de ligne de la boîte de dialogue Tivottable Fields et filtrez les données en cliquant avec le bouton droit sur un produit, en survolant « Filtre » et en cliquant sur « Garder uniquement les éléments sélectionnés ».

Cependant, cette méthode prend du temps et pas très conviviale si vous partagez le classeur avec d'autres.

Au lieu de cela, supprimez le « produit » de la zone des lignes, sélectionnez n'importe quelle cellule dans le Ticlotable, et dans l'onglet Analyse Ticottable, cliquez sur « Insérer Slicer ».

Ensuite, dans la boîte de dialogue Insert Slicers, cochez la variable ou les variables par lesquelles vous souhaitez filtrer vos données – dans ce cas, « produit » – et cliquez sur « OK ».

Maintenant, vous ne pouvez afficher que le profit réalisé à partir d'un certain produit en sélectionnant l'un des éléments de la trancheuse. De plus, vous pouvez filtrer par plus d'un élément à la fois en maintenant Ctrl lorsque vous cliquez sur les options. Dans cet exemple, le poivable affiche le profit de chaque pays des ventes de Carretera et Velo.

Cliquez sur le bouton dans le coin supérieur droit de la trancheuse pour effacer tous les filtres.

Ajouter et utiliser des délais

Bien que vous puissiez créer une trancheuse pour filtrer vos données en fonction de diverses dates, les couvercles dans Excel ont un outil de calendrier intégré qui fait encore mieux le travail.

Les délais accidentels ne fonctionnent que si une colonne de l'ensemble de données source est correctement formatée comme une date.

Sélectionnez n'importe quelle cellule dans l'onglet Pivottable et, une fois de plus, à l'onglet « Analyse pivottable » sur le ruban. Cette fois, cependant, cliquez sur «Insérer la chronologie». Ensuite, dans la boîte de dialogue Insérer des horaires, cochez « Date » et cliquez sur « OK ».

Maintenant, cliquez sur la flèche vers le bas dans la chronologie pour diviser les dates en années, trimestres, mois ou jours. Ensuite, sélectionnez une seule période dans la chronologie ou cliquez et faites glisser la barre de chronologie pour afficher les données à partir d'une période plus longue.

Regrouper les données pour une agrégation rapide

Une autre façon d'analyser vos données à l'aide d'un Ticotable dans Excel est de créer des groupes personnalisés.

Ici, alors que le Ticottable affiche le nombre d'unités vendues par pays, disons que vous êtes plus intéressé à comparer les ventes dans les Amériques (Amérique du Nord et du Sud) et en Europe.

Pour ce faire, sélectionnez tous les pays qui composeront le premier groupe en tenant CTRL pendant que vous cliquez sur eux. Ensuite, cliquez avec le bouton droit sur l'un des pays sélectionnés, puis cliquez sur «groupe».

Maintenant que ces pays sont regroupés, renomment le groupe.

Enfin, répétez le processus pour les lignes restantes.

Vous pouvez désormais développer ou effondrer chaque groupe en cliquant sur les icônes « + » ou « – » à côté des noms de groupe que vous avez attribués.

Pour modifier l'agrégation de données dans la colonne des valeurs (par exemple de la somme à la moyenne), cliquez avec le bouton droit sur l'en-tête de la colonne, survolez «résumer les valeurs par» et sélectionnez parmi les options.

Forrier dans une catégorie

Bien que les couverts dans Excel soient conçus pour résumer les valeurs pour une analyse rapide, vous pouvez percer une catégorie spécifique pour explorer les données plus en profondeur.

Dans cet exemple – où les lignes croissantes montrent des pays, des segments, des produits et le nombre de ventes pour chacun – de l'imagine que vous souhaitez voir plus d'informations sur les ventes de Paseo réalisées par Channel Partners au Canada. Pour ce faire, double-cliquez sur la cellule correspondante dans la colonne des valeurs.

Maintenant, une nouvelle feuille de calcul s'ouvre avec un tableau affichant toutes les colonnes de l'ensemble de données d'origine pour les critères que vous avez sélectionnés.

Vous pouvez utiliser la même méthode pour des catégories plus larges. Par exemple, le double-clic du total des unités vendues au Canada ouvre un tableau dans une nouvelle feuille de travail qui affiche toutes les données de vente pour tous les segments et produits au Canada.

Création de pages de filtre de rapport

Les tenants-cartables dans Excel peuvent être le point de départ pour créer des rapports individualisés.

Supposons que vous souhaitiez envoyer un rapport au gestionnaire de chaque segment contenant une ventilation de son bénéfice par pays. Tout d'abord, créez un Ticlotable où le pays se trouve dans la zone des lignes et le profit se trouve dans la zone des valeurs.

Ensuite, cliquez sur et faites glisser le « segment » dans la zone de filtre du volet Ticottable Fields, et remarquez que le filtre correspondant est ajouté à la ligne 1 dans le classeur.

À ce stade, vous pourrait Cliquez sur la flèche de filtre dans la cellule B1 pour sélectionner un segment et générer des rapports individuels manuellement.

Cependant, l'outil Ticottable d'Excel a une fonctionnalité intégrée qui peut créer ces rapports pour vous en une seule fois. Sélectionnez n'importe quelle cellule dans le poivable et dans l'onglet Analyser Ticottable sur le ruban, cliquez sur la flèche « Options ». Ensuite, cliquez sur « Afficher les pages du filtre du rapport ».

Étant donné que vous avez déjà ajouté un segment à la zone des filtres du volet Fields Ticottable, c'est la seule option dans la boîte de dialogue Pages de filtre de rapport Show Report, alors sélectionnez-le et cliquez sur « OK ».

Maintenant, Excel a généré des rapports individuels pour chaque segment, que vous pouvez analyser et distribuer si nécessaire.

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Les brochis fonctionnent de manière similaire à la fonction Pivotby d'Excel – ils sont à la fois d'excellents outils pour résumer et réorganiser des données pour une analyse détaillée. Cependant, les méthodes pour les utiliser diffèrent considérablement, alors assurez-vous de consulter leurs avantages et leurs inconvénients avant de décider lequel est le mieux pour exécuter vos tâches de nombres.