Les meilleurs outils de collaboration de Google dans Docs, Sheets et Slides
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Les meilleurs outils de collaboration de Google dans Docs, Sheets et Slides

La suite d’applications de productivité de Google comprend certains des outils de collaboration les plus utiles. Vous pouvez travailler ensemble sur un document en temps réel, ajouter et résoudre des commentaires, attribuer des tâches et bien plus encore dans Google Docs, Sheets et Slides.

Partage de documents

La collaboration dans l’une des applications de Google commence par le partage du document. Vous pouvez ajouter des collaborateurs et choisir leurs autorisations d’affichage et de modification.

Sélectionnez « Partager » en haut à droite, puis entrez les personnes ou les groupes dans la fenêtre contextuelle.

Partager la fenêtre dans Google Sheets

À côté du groupe sur l’écran suivant, sélectionnez le privilège que vous souhaitez leur accorder, tel que Visualiseur, Commentateur ou Éditeur. Vous pouvez ajuster cela par personne après avoir envoyé la notification de partage en utilisant le bouton Partager en haut à droite.

Ajoutez éventuellement un message, cochez la case pour informer tout le monde, puis cliquez sur « Envoyer ».

Partager un message dans Google Sheets

Pour des options supplémentaires, cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite. Vous pouvez alors décider ce que les éditeurs, les spectateurs et les commentateurs peuvent ou ne peuvent pas faire.

Partager les paramètres dans Google Sheets

Cliquez sur « Terminé » lorsque vous avez terminé, puis profitez des fonctionnalités de collaboration suivantes dans Google Docs, Sheets et Slides.

Commentaires et options

Grâce aux commentaires, vous et vos collaborateurs pouvez travailler ensemble facilement. Sélectionnez le texte ou tout autre élément auquel votre commentaire se rapporte, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Sélectionnez Insertion > Commentaire dans le menu.
  • Faites un clic droit et choisissez « Commentaire ».
  • Cliquez sur l’icône Commentaire en haut à droite et sélectionnez le signe plus.
  • Sélectionnez l’icône Commentaire dans la barre d’outils flottante.

Tapez votre texte dans la boîte qui apparaît et cliquez sur « Commentaire ».

Commentaire dans Google Docs

Une fois que vous avez ajouté un commentaire, vous pouvez utiliser la coche pour le marquer comme résolu lorsque la tâche, la mise à jour ou l’ajout est terminé.

Cochez pour résoudre un commentaire

Mentionner les collaborateurs et attribuer des tâches

En plus d’ajouter et de résoudre des commentaires, vous pouvez mentionner un collaborateur particulier et lui attribuer une tâche à partir du commentaire.

Pour attirer l’attention sur un certain collaborateur, vous pouvez le mentionner dans votre commentaire. Tapez simplement le symbole @ (At) suivi de leur nom ou de leur adresse e-mail, puis sélectionnez-les dans la liste des suggestions.

Collaborateur mentionné dans un commentaire

Pour créer une tâche pour votre collaborateur à partir du commentaire, mentionnez-le d’abord, puis cochez la case « Attribuer à [name]”. La tâche reste ouverte jusqu’à ce que le collaborateur la marque comme terminée.

Commentaire attribué dans Google Docs

Réactions d’émojis

Une autre façon de montrer votre approbation, votre désapprobation ou une autre réaction à quelque chose dans un document est avec un emoji. Sélectionnez l’élément du document auquel vous réagissez et cliquez sur l’icône Emoji dans la barre d’outils flottante.

Noter: Depuis septembre 2022, cette fonctionnalité n’est disponible que dans Google Docs, pas dans Sheets ni Slides.

Choisissez l’emoji que vous souhaitez ajouter ou recherchez-en un en haut de la fenêtre contextuelle. L’emoji s’affiche alors sur le côté droit, près de l’élément sélectionné.

Réaction Emoji dans Google Docs

Tout comme avec les commentaires écrits, vous pouvez résoudre les réactions emoji. Cliquez sur les trois points à droite d’un emoji et choisissez « Résoudre ».

Option pour résoudre un emoji

Mode suggestion

Lorsque vous travaillez sur un document dans Docs, Sheets ou Slides, vous utilisez le mode Édition par défaut. Cela vous permet de créer, de modifier et de faire tout ce dont vous avez besoin dans le document. Mais lorsque vous collaborez avec d’autres personnes, vous souhaiterez peut-être utiliser le mode Suggestion.

Noter: Depuis septembre 2022, cette fonctionnalité n’est disponible que dans Google Docs, pas dans Sheets ni Slides.

En mode Suggestion, les modifications que vous apportez deviennent des suggestions plutôt que de véritables modifications. Sélectionnez la flèche déroulante du mode en haut à droite qui s’affiche probablement comme Édition ou l’icône en forme de crayon et choisissez « Suggérer ».

Suggestion dans le menu déroulant du mode

Maintenant, lorsque vous travaillez sur le document, vous verrez des changements avec des barrés et des ajouts dans du texte de différentes couleurs. Chaque suggestion est également enfermée dans une fenêtre à droite montrant ce que vous avez remplacé, supprimé ou ajouté.

Modifications suggérées dans Google Docs

Si vous souhaitez accepter une suggestion, cliquez simplement sur la coche dans la fenêtre de suggestion et la modification sera placée dans le document.

Historique des versions

Si vous et vos collaborateurs utilisez le mode Édition plutôt que le mode Suggestion, vous souhaiterez peut-être revoir toutes les modifications apportées, par qui et quand. Vous pouvez ouvrir l’historique des versions du document pour voir ces détails.

Accédez à Fichier > Historique des versions > Voir l’historique des versions.

Voir Historique des versions dans le menu Fichier

Vous pouvez alors voir le document actuel au centre avec toutes les modifications à droite. Les modifications affichent l’aspect de la version à la date et à l’heure affichées dans le coin.

Vous pouvez également choisir de restaurer une version particulière que vous voyez en sélectionnant la révision et en choisissant « Restaurer cette version » en haut.

Historique des versions dans Google Docs

Notifications de modifications et commentaires

Pour suivre les autres personnes travaillant sur le document lorsque vous ne l’êtes pas, vous pouvez recevoir des notifications de modifications et des commentaires.

Noter: Depuis septembre 2022, cette fonctionnalité n’est disponible que dans Google Docs et Sheets, pas dans Slides.

Accédez à Outils > Paramètres de notification ou Règles de notification.

Paramètres de notification et Règles de notification dans le menu Outils

Sélectionnez les éléments dont vous souhaitez être informé et cliquez sur « OK » ou « Enregistrer ».

Options de notification dans Google Docs et Sheets

Vous recevrez alors un message à l’adresse e-mail connectée à l’application Google lorsqu’un changement ou un commentaire aura lieu.

Collaborateurs par e-mail

L’un des outils de collaboration les plus pratiques pour contacter tout le monde à la fois est la fonction Email Collaborators. En quelques clics, vous pouvez envoyer un e-mail à toutes les personnes avec lesquelles vous partagez le document et gagner du temps en ouvrant une application de messagerie pour le faire.

Accédez à Fichier > E-mail > E-mail aux collaborateurs.

Envoyer un e-mail aux collaborateurs dans le menu Fichier

Lorsque la fenêtre contextuelle s’ouvre, vous verrez tous les collaborateurs préremplis pour vous. Ajoutez simplement votre message et ajustez éventuellement la ligne d’objet, qui affiche le nom du document, puis cliquez sur « Envoyer ».

Fenêtre de messagerie pour les collaborateurs

Approbations de documents

Si vous disposez d’un compte d’abonnement Google Workspace pris en charge, vous et votre équipe pouvez profiter de la fonctionnalité d’approbation de documents. Cela vous aide à demander à vos collaborateurs de réviser et d’approuver votre document, ce qui est idéal pour solidifier la copie finale.

Accédez à Fichier > Approbations pour ouvrir la barre latérale Approbations. Ensuite, choisissez « Faire une demande ».

Approbations dans le menu Fichier et la barre latérale

Dans la fenêtre contextuelle, ajoutez les approbateurs et incluez un message. Si vous le souhaitez, vous pouvez définir une date d’échéance, autoriser les approbateurs à modifier le document et verrouiller le fichier avant d’envoyer la demande d’approbation.

Fenêtre Demander des approbations

Pour afficher l’état des approbations, revenez à Fichier > Approbations et examinez les commentaires et les approbations dans la barre latérale.

Approbations en attente dans la barre latérale

Consultez notre didacticiel complet sur les approbations de documents dans Google Docs pour plus de détails sur les types de comptes, les approbations en attente et les fonctionnalités supplémentaires de l’outil.

Google a fait évoluer ses applications de productivité au fil du temps pour inclure ces outils de collaboration utiles et pratiques. Alors, profitez-en pour votre prochain document de groupe.

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