Les erreurs Excel les plus coûteuses de l’histoire et ce que vous pouvez en tirer

La puissance d'Excel réside dans son accessibilité, même si cette caractéristique même en fait un terrain fertile pour des erreurs désastreuses. Une seule faute de frappe ou un oubli logique peut – et a déjà – entraîné des pertes se chiffrant en milliards. Voici les erreurs Excel les plus tristement célèbres et les plus coûteuses de l’histoire et les leçons que nous pouvons tirer pour garantir qu’elles ne se reproduisent jamais.

JPMorgan Chase (2012) : La fonction chancelante

L'incident commercial dit « London Whale » s'est produit parce qu'un modèle défectueux a été utilisé pour gérer les risques. Plus précisément, la formule visait à calculer une valeur à risque (VaR) en agrégeant et en faisant la moyenne d'un ensemble complexe de points de données financières. Cependant, au lieu de additionner correctement les données avant l’éventuelle division, la formule a calculé directement la moyenne des taux. Cette faille fondamentale dans la logique de la formule a abouti à un calcul de la VaR très sous-estimé, donnant aux traders un faux sentiment de sécurité qui a conduit à des pertes de plus de 6,2 milliards de dollars.

La leçon clé ici est que, parallèlement aux problèmes de procédure et de gestion, une mauvaise fonction ou un ordre de formule incorrect peut instantanément faire dérailler un modèle entier. Cet incident m'a rappelé de toujours vérifier mes formules à l'aide des outils du groupe Audit de formules de l'onglet Formules du ruban Excel :

• Tracer les précédents : cet outil confirme visuellement que toutes et seules les cellules d'entrée correctes entrent dans un calcul, vous permettant de repérer si une plage est trop grande ou trop petite pour la somme prévue. Après avoir sélectionné une cellule, accédez à l'onglet « Formules » et cliquez sur « Retracer les précédents ».

• Fenêtre de surveillance : cela vous permet de surveiller la sortie des formules critiques en temps réel tout en modifiant les entrées ailleurs. Pour l'utiliser, dans l'onglet Formules, cliquez sur « Fenêtre de surveillance » et ajoutez les références de cellule que vous souhaitez surveiller.

• Évaluer la formule : cette fonctionnalité vous permet de déboguer des formules complexes en parcourant le calcul étape par étape, révélant comment Excel résout la formule et en identifiant où une fonction involontaire est exécutée.

Fidelity Investments (1994) : Le moins manqué

Un jour, un comptable interne a transcrit manuellement les documents financiers dans une feuille de calcul pour calculer la distribution de dividendes de fin d'année. Cependant, il est choquant de constater que le comptable a omis d’inclure le signe moins pour une perte en capital nette de 1,3 milliard de dollars. En conséquence, l’entrée positive a été traitée comme un gain, inversant les chiffres dans les formules suivantes et dispersant le calcul du dividende final de 2,6 milliards de dollars.

La leçon la plus importante dans ce cas est que la transcription manuelle des données est un point d'échec dangereux, soulignant l'importance d'importer les données directement à l'aide des outils Excel. Lorsque les importations directes ne sont pas possibles, Excel propose des outils pour garantir que vous saisissez les bonnes données dans les bonnes cellules :

• Power Query : cet outil puissant vous permet de lier et d'importer des données directement à partir de sources fiables, éliminant ainsi l'erreur humaine liée à la re-saisie manuelle. Pour lancer ce processus, ouvrez l'onglet « Données » sur le ruban, cliquez sur « Obtenir des données » et sélectionnez la source.

• Validation des données : vous pouvez rejeter les entrées qui ne correspondent pas au format attendu, comme la saisie d'un nombre positif alors qu'un nombre négatif est requis. Sélectionnez la cellule d'entrée et dans l'onglet Données, cliquez sur « Validation des données ». Ensuite, consultez les options pour les différents types de règles que vous pouvez définir.

Lazard et Tesla (2016) : Un désastre de duplication

Lorsqu'elle a conseillé SolarCity sur son acquisition par Tesla, la banque d'investissement Lazard a utilisé un modèle de flux de trésorerie actualisés (DCF) construit sur les feuilles de calcul financières de SolarCity. Cependant, les choses ont mal tourné lorsqu'un ensemble de passifs projetés a été compté deux fois dans la formule du modèle. Cette erreur a gonflé la dette et le passif de SolarCity, ce qui a donné lieu à une évaluation initiale sous-estimant la valeur de l'entreprise d'environ 400 millions de dollars.

Il y a une chose à retenir clairement de l’erreur coûteuse de Lazard. Dans la mesure du possible, j'essaie de ne plus m'appuyer sur des coordonnées de cellules anonymes lors du référencement de variables, même dans des modèles simples. Il y a deux manières principales de procéder :

• Gestionnaire de noms : cela vous permet d'attribuer des noms simples et sans ambiguïté aux personnages critiques. Cela évite toute confusion ou l’inclusion accidentelle de la même valeur deux fois dans une formule. Vous pouvez nommer une cellule ou une plage dans la zone Nom dans le coin supérieur gauche de la fenêtre Excel. Vous pouvez également sélectionner la cellule d'entrée et, dans l'onglet Formules, cliquez sur « Définir le nom ».

• Tableaux Excel : le formatage des ensembles de données sous forme de tableaux Excel oblige les formules à utiliser des noms de colonnes au lieu de références directes de cellules, ce qui facilite le traçage des entrées utilisées dans quelles formules. Pour restructurer vos données de cette façon, sélectionnez la plage et dans l'onglet Insertion, cliquez sur « Tableau ».

Kodak (2005) : Des millions multipliés

Lorsqu'un employé de Kodak a été chargé de préparer une feuille de calcul pour les indemnités de départ accumulées, il a commis une erreur de saisie de données simple mais critique : en tapant un zéro de trop. Après avoir réalisé que l'erreur avait entraîné une surévaluation du passif de 11 millions de dollars, l'entreprise a dû retraiter ses bénéfices.

Cette erreur est un rappel opportun pour tirer le meilleur parti des outils d'intégrité des données d'Excel. En effet, chaque saisie manuelle doit être traitée comme une responsabilité potentielle, et deux garde-fous principaux peuvent aider à résoudre ce problème :

• Validation des données : vous pouvez empêcher les utilisateurs de saisir des chiffres contenant trop de zéros ou des valeurs dépassant une limite raisonnable. Après avoir ouvert la fenêtre de validation des données, définissez les critères sur « Décimal » et définissez un seuil en sélectionnant « Inférieur ou égal à » dans le champ Données.

• Formatage conditionnel : cet outil fournit une vérification visuelle rapide mais cruciale en mettant en évidence toute cellule dont la valeur dépasse un seuil prédéfini. Sélectionnez les cellules de sortie, ouvrez l'onglet « Accueil » et sélectionnez Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle. Ensuite, définissez une règle pour mettre en évidence les cellules contenant des valeurs « supérieures à » un seuil sûr.

TransAlta (2003) : La référence relative voyou

TransAlta, le producteur d'électricité canadien, a perdu environ 24 millions de dollars lors d'un processus d'appel d'offres aux enjeux élevés pour des contrats d'électricité. Cette erreur coûteuse a été causée par le copier-coller d’une formule. Étant donné que la formule utilisait des références de cellules relatives, lorsqu'elle était collée dans une autre zone de la feuille de calcul, elle ne se décalait pas correctement. En conséquence, le calcul de l’offre a extrait les données de coût des mauvaises lignes non liées, associant ainsi le mauvais prix au mauvais contrat.

Cet incident illustre le danger de s’appuyer sur le référencement positionnel. Je suis souvent tenté de laisser les références de cellules telles quelles, mais cette habitude représente un risque de calcul énorme lorsque je commence à copier des formules. Au lieu de cela, je veille à utiliser ces solutions de contournement :

• Références absolues et mixtes : appuyez une fois sur F4 après avoir ajouté une référence de cellule à une formule pour ajouter des signes dollar ($A$1). Cela l'empêche de se déplacer lorsque la formule est copiée vers un autre emplacement. Appuyez à nouveau dessus pour verrouiller uniquement la référence de ligne (A$1), puis appuyez à nouveau pour verrouiller uniquement la référence de colonne ($A1).

• XLOOKUP ou INDEX avec XMATCH : ces fonctions récupèrent des données en faisant correspondre un identifiant plutôt qu'en s'appuyant sur sa position physique. Cela garantit que les données correctes sont associées à la formule correcte, même si les données changent.

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Deux des moyens les plus efficaces de réduire les erreurs dans Microsoft Excel consistent à garantir que vos feuilles de calcul sont faciles à lire et structurées de manière logique. En effet, une présentation confuse encourage les erreurs, et des ensembles de données mal structurés signifient que les outils conçus pour auditer vos chiffres sont moins susceptibles de détecter des erreurs majeures. En donnant la priorité à la structure et à l'auditabilité de vos feuilles de calcul, vous êtes sur le point de garantir que vous n'êtes pas responsable de la prochaine erreur d'un milliard de dollars.