Les chatbots IA peuvent-ils être votre assistant virtuel ?
Sommaire
Résumé
- Les chatbots IA fonctionnent mieux lorsqu’ils sont utilisés de manière stratégique pour des tâches spécifiques, et non comme assistants polyvalents.
- Chaque chatbot IA (Gemini, Siri, ChatGPT, Claude, etc.) possède ses propres atouts, ce qui les rend idéaux pour des flux de travail spécifiques.
- Décomposez votre charge de travail au niveau macro en micro-workflows, puis attribuez des chatbots IA spécifiques qui sont bons pour ces flux de travail spécifiques.
Les chatbots IA ne sont peut-être pas les assistants infatigables 24h/24 et 7j/7 promis par les entreprises technologiques, mais avec la bonne approche, ils peuvent toujours vous aider à être plus productif et à faire plus. Voici ce que vous devez savoir pour utiliser les chatbots IA comme assistants virtuels.
Comprendre les assistants virtuels, les assistants numériques et les chatbots IA
Un assistant virtuel (VA), au sens traditionnel, fait référence à un travailleur à distance qui assure un soutien administratif. Certains VA sont compétents dans l’utilisation d’outils spécifiques et peuvent également contribuer aux charges de travail créatives ou techniques. Ils sont principalement embauchés par des professionnels très occupés, comme des PDG, des fondateurs de startups et des VIP, qui ont besoin d'une paire de mains supplémentaires pour assurer le bon déroulement de leur vie personnelle et professionnelle.
Les gens embauchent des assistants virtuels pour déléguer les tâches les plus banales et répétitives de la journée afin qu'ils puissent concentrer leur esprit et leur énergie sur des charges de travail plus critiques qui nécessitent toute leur attention. Maintenant, cela pourrait vous amener à vous demander : « Ne serait-il pas formidable si nous avions également un VA dans nos vies pour nous aider dans nos tâches quotidiennes et notre travail ennuyeux ? C'est là qu'interviennent les assistants numériques !
Des outils tels que Google Assistant, Siri et Alexa ont été conçus pour nous aider à rationaliser certaines de nos tâches quotidiennes banales avec de simples commandes vocales. Le problème est que ces assistants numériques ne comprennent pas le langage naturel et que vous devez utiliser des phrases spécifiques pour leur faire faire ce que vous voulez. Et même dans ce cas, l'étendue de leurs capacités est assez limitée. Cependant, les chatbots IA résolvent la plupart de ces problèmes.
Basés sur des modèles linguistiques étendus (LLM), les chatbots IA comme ChatGPT ou Copilot peuvent engager une conversation naturelle avec vous et comprendre ce que vous essayez de dire. Cela rend la conversation avec les chatbots aussi transparente qu’avec un véritable VA. Ils peuvent également effectuer un large éventail de tâches telles que le formatage de texte, la génération d'images et la rédaction d'e-mails. Alors, cela signifie-t-il que nous vivons enfin dans un monde où chacun peut avoir son propre VA numérique ?
Les chatbots IA peuvent vous aider dans ces tâches d'assistant virtuel
L'IA progresse à une vitesse vertigineuse et les chatbots IA modernes comme ChatGPT, Gemini de Google et Claude d'Anthropic commencent à gérer des tâches autrefois réservées aux assistants humains. Voici quelques charges de travail, souvent réservées aux VA, que vous pouvez effectuer avec un chatbot IA :
Définir des alarmes et des rappels
L’une des utilisations les plus simples mais aussi les plus précieuses des assistants IA consiste à gérer votre emploi du temps. Je déteste plonger sporadiquement dans mon téléphone pour régler une alarme, un événement de calendrier ou un rappel. Je trouve beaucoup plus facile d'utiliser simplement ma voix pour dire à mon Gémeaux de me rappeler de « nourrir le chien à 19 heures » ou « d'appeler mon éditeur à 20 heures ». Sans oublier que cela est particulièrement utile lorsque vous travaillez sur quelque chose et vous ne voulez pas vous distraire en déverrouillant votre téléphone.
Compagnon parlant
Parfois, vous avez simplement besoin de quelqu'un avec qui échanger des idées, surtout lorsque vous travaillez sur des problèmes complexes. Bien que les chatbots IA ne remplacent pas les conversations humaines significatives, ils constituent d’excellents caisses de résonance lorsque vous avez besoin de traiter vos pensées verbalement. Je les utilise souvent au cours de mon processus d'écriture pour explorer différents angles d'un sujet. C'est comme avoir un Watson pour votre Sherlock !
Résumer les transcriptions des appels
Prendre des notes détaillées pendant les réunions peut être très pénible, sans parler de la distraction si vous essayez d'avoir une conversation bilatérale productive. C’est là que les outils d’IA peuvent intervenir pour récupérer les enregistrements vocaux, les transcrire et même générer des résumés concis de la conversation. Au lieu de griffonner frénétiquement des notes, vous pouvez vous concentrer sur la discussion et laisser votre assistant IA gérer la documentation.
Donnez la priorité à vos listes de lecture ou de surveillance
Si vous êtes comme moi, vous avez probablement une file d'attente interminable d'articles, de vidéos et de podcasts enregistrés pour une consommation ultérieure. Le problème est que lorsque vous commencez à les parcourir, vous constatez que beaucoup de ces choses ne valent pas la peine. Heureusement, vous pouvez utiliser votre assistant IA pour analyser cette liste (et son contenu) et suggérer quoi consommer en premier en fonction de vos intérêts ou de vos délais. C'est comme avoir votre propre version du moteur de recommandation Netflix, mais pour tout.
Rédaction d'e-mails et de documentation de base
Si seulement nous pouvions écrire « hmm » ou « k » dans nos communications professionnelles, mais malheureusement, vous devez être un peu plus poli et articulé dans votre discours. Heureusement, un assistant IA peut le faire pour vous. Donnez-lui simplement le contexte de l'e-mail ou du message que vous avez reçu et de ce que vous voulez dire, et il rédigera une réponse professionnelle en quelques secondes. Vous pourrez ensuite l'affiner ou le personnaliser selon vos besoins avant de l'envoyer. Cela fait de l’IA un excellent outil pour accélérer vos communications quotidiennes ou votre travail de documentation, afin que vous puissiez vous concentrer sur les choses les plus importantes.
Aider avec les blocs créatifs et le brainstorming
Beaucoup de gens sont convaincus que l’IA remplacera les travailleurs créatifs, mais en tant qu’écrivain-marketeur, je trouve rarement du contenu IA générant le niveau d’engagement souhaité. Ceci étant dit, c’est vraiment utile dans le processus créatif. Bien qu’aucun de ce qu’il recommande ne soit bon, il est capable de relancer ma créativité, ce qui m’aide finalement à être plus productif.
Comprendre les limites : là où les chatbots IA sont insuffisants
Bien que les chatbots IA puissent être incroyablement utiles, ils sont toujours à la traîne des VA humains dans plusieurs domaines critiques. Voici quelques problèmes potentiels liés à l’état actuel des chatbots IA qui en font des assistants frustrants.
Vous devez utiliser plusieurs chatbots IA : il n'y a pas « une seule IA pour les gouverner tous »
Dans la section précédente, j'ai répertorié un certain nombre de charges de travail de type VA que les chatbots IA peuvent effectuer. Cependant, je dois mentionner qu'un seul outil d'IA ne peut pas faire tout cela. Malgré les progrès rapides de la technologie de l’IA, nous n’avons pas encore vu un seul outil pour les gouverner tous. Chaque assistant majeur d'IA, qu'il s'agisse de Google Gemini, Siri, ChatGPT, Claude ou Perplexity, a ses propres forces et limites. La clé est de savoir quel outil utiliser pour quelle tâche en fonction de ses compétences.
Par exemple, Gemini sur Android (ou Siri sur iPhone) est conçu pour vous aider à gérer vos appareils domestiques intelligents, vos résumés d'e-mails et des tâches téléphoniques similaires avec de simples commandes vocales. Cependant, ces outils ont du mal à réaliser des travaux qui nécessitent une réflexion plus logique et nuancée. C'est ici que vous pouvez utiliser quelque chose comme ChatGPT ou Claude, qui sont meilleurs pour le codage, l'écriture et le brainstorming général, du moins pour le moment !
Ils ne feront pas votre travail à votre place
Quelle que soit l’avancée de la technologie de l’IA, elle ne peut pas reproduire votre expertise, votre jugement et votre créativité uniques. Considérez votre assistant IA comme un outil de soutien plutôt que comme un substitut à l’intelligence humaine. C'est là pour t'aider faites votre travail, au lieu de le faire à votre place.
Cela peut vous aider à réfléchir ou à répéter votre travail, mais ne fera pas (ou ne pourra pas) faire votre travail à votre place, du moins pas avec le même niveau d'élégance que vous. En comparaison, un VA, surtout si vous travaillez avec lui depuis longtemps, connaîtra vos goûts et préférences et pourra effectuer une partie du travail en votre nom.
Vous devez articuler douloureusement avec ce que vous voulez
En tant qu’humains, les VA ont généralement beaucoup de contexte et comprennent les nuances des discussions humaines. Cela signifie essentiellement que, même avec des instructions vagues, vous pouvez vous attendre à ce que votre VA fasse votre travail exactement comme vous le souhaitez, surtout si vous travaillez avec lui depuis longtemps.
En revanche, les outils d’IA prospèrent grâce à des instructions spécifiques et détaillées. Il y a un dicton dans la communauté de l’IA : « garbage in, garbage out ». Des commandes vagues entraîneront également des réponses tout aussi vagues ou inutiles. Si vous souhaitez qu’un chatbot IA effectue une tâche spécifique, vous devez être très clair sur ce que vous voulez, pourquoi vous le voulez et comment vous voulez que cela soit fait.
En essayant d'être aussi précis, vous pourriez penser : « N'aurais-je pas pu terminer le travail plus rapidement si je l'avais fait moi-même, au lieu d'inviter l'IA à le faire à ma place ? Et oui, dans de nombreux cas, il est plus rapide de faire le travail vous-même, surtout si vous créez quelque chose d'unique et unique en son genre. Les assistants IA deviennent productifs lorsque vous les utilisez pour automatiser votre travail ennuyeux et répétitif.
Alors, les chatbots IA peuvent-ils être votre assistant virtuel ?
Bien que les chatbots IA aient fait des progrès remarquables dans la gestion des tâches traditionnellement effectuées par les assistants virtuels, il est préférable de les considérer comme des outils puissants plutôt que comme des remplacements complets de VA. Considérez les chatbots IA comme votre première ligne d'assistance : ils sont toujours disponibles, jamais fatigués et peuvent gérer de nombreuses tâches de base instantanément. Cependant, ces outils ne peuvent pas vous aider à coordonner des projets complexes, à gérer des interactions client sensibles ou à sortir des sentiers battus. Ce sont des domaines dans lesquels obtenir un VA reste le meilleur choix !
