Les 4 astuces Excel Rechercher et remplacer que j'utilise pour gagner des heures

J'avais l'habitude de perdre des heures dans Microsoft Excel à nettoyer manuellement les données, à corriger des formules et à reformater des feuilles de calcul. C'était jusqu'à ce que je réalise que je pouvais utiliser la boîte de dialogue Rechercher et remplacer (Ctrl+H) pour obtenir les mêmes résultats en quelques secondes. En conséquence, je peux désormais consacrer plus de temps aux choses qui comptent vraiment.

Remplacement du formatage de manière sélective et massive

Format Painter d'Excel est un outil pratique pour dupliquer rapidement le formatage entre les cellules, mais il ne me permet pas de remplacer sélectivement un seul attribut, comme uniquement la couleur d'arrière-plan, ou d'appliquer les modifications de manière cohérente sur plusieurs feuilles de calcul d'un classeur.

Cependant, avec Rechercher et remplacer, je peux échanger instantanément un look contre un autre sans toucher aux données elles-mêmes. Après avoir lancé la boîte de dialogue Rechercher et remplacer (Ctrl+H), pour l'option Rechercher, je clique soit sur « Choisir le format à partir de la cellule » pour utiliser une cellule existante comme modèle pour le formatage que je souhaite remplacer, soit sur « Formater » pour définir les formats manuellement.

Assurez-vous de cliquer sur « Effacer » dans l'onglet Alignement de la boîte de dialogue Rechercher le format si vous ne souhaitez pas que l'alignement soit pris en compte dans la recherche. Sinon, les cellules pertinentes pourraient être négligées.

De même, dans la section Remplacer par, je peux cliquer sur « Format » pour spécifier tout ou partie du nouveau formatage, comme changer uniquement la couleur de la police tout en conservant la bordure d'origine, ou sur « Choisir le format dans la cellule » pour désigner un échantillon de cellule pré-formaté.

Enfin, après avoir décidé si je souhaite que les modifications soient appliquées à la feuille uniquement ou à l'ensemble du classeur via le menu Dans, je clique sur « Remplacer tout » et Excel remplace instantanément la mise en forme. Ce qui aurait pris des heures prend désormais moins d’une minute.

Utilisation de caractères génériques pour les remplacements partiels

Les données importées dans Excel à partir de sources externes sont souvent frustrantes et incohérentes. Jusqu'à ce que je tombe sur des caractères génériques, je passais une éternité à nettoyer manuellement les variantes de texte, comme Man U, Man Utd et MUFC.

Désormais, j'utilise des caractères génériques pour résoudre ces problèmes en un seul passage. L'astérisquereprésente n'importe quelle séquence de caractères et le point d'interrogation (?) représente n'importe quel caractère unique. Alors, pour retrouver toutes les variantes de Manchester United, je recherche « M*U* » et je le remplace par « Manchester United ». Je coche également « Faire correspondre le contenu entier de la cellule » car, sinon, Excel correspondrait et remplacerait des chaînes de texte partielles (comme la chaîne m*u dans Bournemou

ème).

Pour une solution plus précise, comme rechercher Acct1, Acct2 et Acct3 mais pas Acct10, je peux rechercher Acct ? et cochez « Faire correspondre le contenu entier de la cellule » pour cibler uniquement les comptes à un chiffre.

Par défaut, Rechercher et remplacer ignore les observations. Si vous avez besoin d'une recherche sensible à la casse, cochez « Respecter la casse ».

Si mes données contiennent littéralement un astérisque, j'utilise le tilde (~) comme caractère d'échappement juste avant le caractère générique. Par exemple, si je souhaite rechercher des produits étiquetés Produit*100 à Produit*199 (y compris l'astérisque), je recherche Produit~*1??. Cela indique à Excel de traiter l'astérisque comme un caractère lui-même et laisse les points d'interrogation sous forme de caractères génériques à un seul caractère.

Vous ne comprenez pas vraiment Excel tant que vous ne connaissez pas ses symboles.

Remplacement des sauts de ligne

Une autre frustration liée aux données importées dans Excel à partir de systèmes externes est qu'elles contiennent souvent des sauts de ligne dans les cellules. Cela entraîne l'empilement vertical du texte et des nombres dans une seule cellule, empêchant les formules de tri, de filtrage et de recherche de fonctionner comme prévu.

Entrer chaque cellule et supprimer manuellement les sauts de ligne prendrait trop de temps. Heureusement, je peux résoudre ce problème avec une frappe peu connue dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer.

Après avoir ouvert la boîte de dialogue Rechercher et remplacer (Ctrl+H), dans la zone Rechercher, j'appuie sur Ctrl+J. Quand je fais cela, j’ai l’impression que rien ne s’est passé : tout ce que je vois, c’est un petit point clignotant. Cependant, cela indique en fait que j'ai correctement dit à Excel de rechercher le caractère de saut de ligne.

Dans le champ Remplacer par, je tape un seul espace, un tiret, une virgule ou je le laisse complètement vide. Ensuite, lorsque je clique sur « Remplacer tout », tout le texte empilé verticalement dans les cellules est converti en chaînes de données horizontales utilisables.

Effectuer des mises à jour de formules en masse

L'une des tâches les plus chronophages dans Excel consiste à mettre à jour plusieurs formules pour référencer une nouvelle cellule. Supposons que j'ai un classeur de budget domestique et que mon objectif d'économies annuelles soit dans la cellule $G$2.

Gagnez du temps et référencez les bonnes cellules lors de la création de formules dans Excel.

C'est là que la boîte de dialogue Rechercher et remplacer est utile. Après avoir ouvert la fenêtre (Ctrl+H), je dois sélectionner « Formules » dans le menu Rechercher dans et « Classeur » dans le menu Dans. Dans mon cas, la cellule $G$2 a été utilisée comme dénominateur dans les divisions pour calculer des pourcentages ou des proportions. Cela signifie que chaque fois qu'il était référencé dans les formules, il était précédé d'une barre oblique (/$G$2). Donc, dans le champ Rechercher, je tape/$2 $G et dans le champ Remplacer par,/Entrées !$B$1

.

Cliquez sur « Format » à côté du champ Remplacer par et sélectionnez le format numérique correct dans l'onglet Nombre (dans ce cas, « Pourcentage »). Étant donné qu'Excel mémorise les paramètres de format des recherches précédentes, cela garantit que lors de la conversion de référence, vous obtenez le format numérique correct.

Lorsque je clique sur « Remplacer tout », toutes les formules précédemment divisées par la valeur de la cellule G2 sont désormais divisées par la valeur de la cellule B1 de la feuille Entrées.

Taper seulement $G$2 dans le champ Rechercher serait une manœuvre risquée, car Excel agirait également sur les références aux cellules $G$20, $G$21, etc. Cependant, je sais qu'aucune de ces cellules n'est utilisée comme dénominateurs, donc l'ajout du symbole / élimine ce risque. Pendant que tu pourrait

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utilisez cette méthode pour échanger un nom de fonction (comme RECHERCHEV) contre un autre (comme XLOOKUP), cela peut casser toutes les formules, car les fonctions utilisent des syntaxes et des arguments différents. Cette astuce est mieux réservée à la modification massive des références de cellules ou aux fonctions simples partageant la même structure (telles que SOMME et MOYENNE).