Lequel devez-vous utiliser dans Excel?

La fonction Pivotby d'Excel et les pivottables d'Excel résument et réorganisent les données, permettant une analyse détaillée en regroupant et en agrégeant vos chiffres. Cependant, malgré leurs noms similaires, les méthodes pour les utiliser diffèrent énormément.

Utilisation de la fonction Pivotby d'Excel

La fonction Pivotby est une fonction de tableau dynamique dans Excel qui utilise une formule pour regrouper les lignes et les colonnes de données pour générer des résumés tabulaires de vos données. Examinons certaines de ses principales caractéristiques et caractéristiques.

Compatibilité limitée

Microsoft a introduit la fonction Pivotby pour une utilisation générale dans Excel en septembre 2024, environ un an après l'avoir introduit à Microsoft Insiders. En conséquence, au moment de la rédaction (avril 2025), il n'est disponible que pour les personnes utilisant Excel pour Microsoft 365 sur un PC Windows ou Mac.

Cela signifie que si vous prévoyez de partager un fichier Excel qui utilise la fonction Pivotby avec quelqu'un qui utilise une version plus ancienne du programme, il est susceptible de voir le #Name? Erreur au lieu du tableau de données magnifiquement groupé que vous voyez sur votre écran.

Rafraîchissement automatique

L'un des plus grands avantages de la fonction Pivotby est probablement qu'il recalcule et change automatiquement la forme chaque fois que la source de données change.

D'un autre côté, si vous utilisez un Tivottable, vous devez soit effectuer un actualisation manuelle pour afficher la dernière version de vos chiffres ou créer du code VBA pour automatiser ce processus, cependant, en septembre 2024, Microsoft a modifié le comportement par défaut des applications de bureau pour bloquer les fichiers contenant des macros VBA pour améliorer la sécurité.

Bien que des calendriers rafraîchissants manuellement dans Excel soient un processus simple, il est facile d'oublier de le faire, ce qui signifie que vous pourriez penser que vous regardez la version la plus à jour de vos données alors que, en fait, vous ne l'êtes pas. Avec la fonction Pivotby, vous n'avez pas à vous soucier d'oublier d'exécuter cette étape cruciale.

Personnalisation étendue

Jusqu'à présent, un aspect de Pivotby que j'ai trouvé personnellement utile est sa flexibilité, permettant des sorties finement personnalisées. La fonction vous permet de:

• Définissez les variables qui forment les lignes et les en-têtes de la sortie,

• Choisissez si vous souhaitez inclure des en-têtes,

• Agréger vos données en utilisant de nombreuses fonctions Excel différentes ou une fonction que vous créez vous-même via Lambda,

• Créer des groupes hiérarchiques dans la sortie,

• Trier les données en fonction des lignes et des colonnes spécifiées,

• Filtrez les données indésirables, et

• Transformez les totaux du résultat en pourcentages.

Bien que les phares vous permettent également de faire beaucoup de ce qui précède, le fait que ces paramètres soient tous incorporés dans une fonction signifie que Pivotby est un excellent moyen de personnaliser vos données en un seul endroit – vous n'avez pas besoin de vous familiariser avec le pane Ticottable Fields ou de rechercher différentes options dans le ruban.

De plus, la fonction Pivotby fonctionne si vos données source sont organisées en colonnes ou en lignes, tandis que les pivottables nécessitent que les données source sont organisées uniquement en colonnes.

Dépendance à la formule

Personnellement, je préfère parfois utiliser Pivotby au lieu de pivottables parce que j'aime créer et manipuler des formules Excel. C'est peut-être juste moi, mais j'aime le plaisir d'ajouter un argument à une formule, d'appuyer sur Entrée et de voir comment cela affecte la sortie. Pour la même raison, je suis réticent à utiliser Copilot pour exécuter des tâches complexes dans ma feuille de calcul.

Si vous êtes du même état d'esprit, après avoir utilisé la fonction Pivotby pour la première fois, il devient satisfaisant intuitif et formera probablement l'itinéraire que vous empruntez pour analyser de nombreuses sources de données à l'avenir.

Cela dit, l'envoi d'une feuille de calcul Excel contenant Pivotby à quelqu'un qui ne connaissait pas le fonctionnement de la fonction pourrait provoquer des problèmes s'ils devaient ajuster les données ou modifier sa visualisation. En d'autres termes, Pivotby est une excellente fonction à utiliser si la feuille de calcul est uniquement pour vos yeux, ou si vous la partagez avec d'autres qui comprennent comment cela fonctionne.

Utilisation de pivottables dans Excel

L'outil Ticotable d'Excel est bien connu comme l'une des fonctionnalités les plus puissantes du programme pour extraire les chiffres de grands ensembles de données et les présenter sous une forme gérable et lisible. Voici quelques choses que vous devez savoir sur ce qu'ils offrent.

Large compatibilité

Initialement destinés à un usage commercial, les couvercles ont été introduits à Excel au milieu des années 90, et Microsoft a continué d'améliorer leur fonctionnalité depuis. En conséquence, l'outil est disponible dans la plupart des versions du programme, avec des tenants de pivottables tels que nous les connaissons aujourd'hui accessibles dans Excel 2016, Microsoft Office, Excel pour le Web et Excel pour Microsoft 365 sur un PC ou Mac.

En conséquence, vous n'avez pas à vous soucier de la compatibilité si vous avez décidé de ne pas passer à Office 2024 ou si vous envoyez votre classeur à d'autres.

Interface utilisateur désignée

Dès que vous sélectionnez vos données, cliquez sur « Tivottable » dans l'onglet INSERT sur le ruban et sélectionnez si vous souhaitez que le tableau apparaisse dans la feuille de travail actuelle ou un nouvel onglet, Excel lance le volet Ticlottable Fields.

Ici, vous pouvez sélectionner les cases à cocher Nom de champ pour décider quelles variables vous souhaitez inclure dans vos données, et les boîtes de champ en bas du volet vous permettent de les organiser en lignes et colonnes.

De plus, avec votre Tivottable sélectionné, vous pouvez personnaliser davantage l'onglet Ticlatable dans l'onglet Design, ou obtenir des informations à partir des données via l'onglet Analyse Ticlotable.

Étant donné que les pivottables sont un outil désigné dans Excel, ils ont de nombreuses options faciles à accès qui vous permettent de manipuler vos données et de les présenter d'une manière qui fonctionne pour vous. De plus, si vous prévoyez de partager le classeur avec les autres, l'interface utilisateur simple signifie qu'ils sont plus susceptibles de pouvoir comprendre et utiliser les données, même s'ils ne sont pas des utilisateurs de puissance.

Rafraîchissement manuel

Plus tôt, j'ai souligné que l'utilisation de Pivotby au lieu de pivottables pourrait être préférable car la fonction réagit instantanément aux changements dans les données source, contrairement aux pivottables.

Cependant, si votre feuille de calcul contient beaucoup de formules Pivotby, car ils cherchent constamment à recalculer, ils peuvent manger beaucoup de mémoire de votre ordinateur, conduisant à un classeur douloureusement lent.

D'un autre côté, parce que les onglets Tivottables se mettent à jour lorsque vous les invitez en cliquant sur « Actualiser » dans l'onglet Analyse Ticottable, ils ne sont pas un drain constant sur les ressources de votre appareil.

Formatage efficace

Étant donné que les pivottables sont un outil dédié dans Excel, ils sont livrés avec des options de formatage facile à utiliser qui vous permettent de distinguer facilement la ligne d'en-tête principale, la ligne de données, les lignes subtotales et la grande ligne totale.

De plus, grâce à l'onglet Design sur le ruban, vous pouvez rapidement modifier le style de la pointe, décider s'il faut inclure des bandes et des en-têtes et modifier d'autres aspects de présentation.

D'un autre côté, pour obtenir le même effet avec la sortie d'une formule Pivotby, vous devez appliquer le formatage manuellement. Pour rendre les choses encore plus compliquées, si vous souhaitez que certaines lignes se démarquent dans un résultat pivotby, vous devez utiliser la mise en forme conditionnelle pour vous assurer que le formatage s'adapte aux modifications de la source de données.

Visualisation ajoutée

Une fois que vous avez créé un poivable à Excel, le plaisir ne s'arrête pas là. En effet, en un clic de bouton, vous pouvez ajouter d'autres graphiques impressionnants pour visualiser vos chiffres de manière à les rendre plus faciles à lire et à organiser.

Il y a deux outils que j'aime particulièrement utiliser dès que j'ai créé un poivable:

• Chronologie: Si les chiffres dans le Ticottable sont triés en fonction de différentes périodes, vous pouvez ajouter un filtre de chronologie dynamique qui vous permet d'afficher rapidement les données à partir de jours, de mois, de trimestres ou d'années.
• Pivotchart: Même si les papillons vous permettent de regrouper et d'analyser facilement vos chiffres, vous pouvez aller plus loin et afficher vos données dans un pivotchart, qui s'adapte automatiquement aux changements dans le pivottable. En conséquence, les pivotcharts sont plus flexibles que les graphiques réguliers pour la résumé des données.

Ces deux outils sont disponibles via l'onglet Analyse Ticlotable sur le ruban.

Diverses sources de données

Bien que la fonction Pivotby ne puisse référencer les données de la source dans Excel, si vous créez un Ticlotable dans Excel 2016 ou ultérieure ou Excel pour Microsoft 365, vous pouvez choisir de tirer des données à partir d'une source externe, y compris des bases de données relationnelles telles que SQL Server ou Oracle, d'autres types de fichiers tels que CSVS, XLMS ou ODC, PowerBi Databases ou Pages Web.

Cette capacité permet une plus grande flexibilité de réseaux, ce qui est particulièrement utile si vous générez et analysez des données sur le lieu de travail.

Devriez-vous utiliser la fonction Pivotby ou les pivottables dans Excel?

Permettez-moi de souligner à ce stade que la fonction Pivotby et les pivottables ont des utilisations uniques et ne sont pas nécessairement des remplacements les uns pour les autres. Cependant, si vous envisagez la meilleure façon de regrouper et d'agréger un ensemble de données dans une feuille de calcul Excel, voici les principales choses à garder à l'esprit:

Utilisez la fonction pivotby si:

• Vous souhaitez que le résultat actualise automatiquement et affiche ainsi les informations les plus à jour,

• Vous aimez travailler avec des formules et préférez utiliser leurs arguments – plutôt que des onglets et des menus sur le ruban – pour contrôler la sortie des données,

• Vous souhaitez personnaliser de manière flexible la façon dont vos données sont présentées, et

• Vous souhaitez incorporer différentes fonctions, y compris les formules Lambda personnalisées, pour définir la façon dont vos données sont agrégées.

D'un autre côté, utilisez des pivottables si:

• Vous cherchez à réorganiser vos données en tables formatées en quelques clics,

• Vous préférez travailler avec des onglets et des volets sur des formules détaillées pour personnaliser vos données,

• Vous souhaitez ajouter des graphiques supplémentaires pour visualiser davantage vos chiffres,

• Vous êtes susceptible de partager le classeur avec les autres, et

• Les données source sont dans différents formats.

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Une autre façon d'organiser vos données en groupes dans Excel est d'utiliser la fonction GroupBy. Cependant, lorsque la fonction Pivotby vous permet de résumer vos données dans les lignes et les colonnes, Groupby fonctionne uniquement avec les lignes, ce qui signifie qu'elle nécessite moins d'arguments lorsque vous générez la formule.