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Le moyen le plus simple de créer un publipostage dans Microsoft Word

Lorsque vous devez imprimer des lettres ou envoyer des e-mails à de nombreux clients, clients ou employés, vous pouvez le faire rapidement en utilisant un publipostage. Avec l’assistant de fusion et publipostage de Microsoft Word, vous pouvez le configurer en quelques minutes seulement.

Un publipostage vous permet de composer la base du message, d’insérer les noms et de créer toutes les lettres en même temps. La partie intéressante de l’assistant de fusion et publipostage de Word est que vous pouvez utiliser une liste existante ou en créer une à la volée. Vous pouvez également personnaliser différentes parties de la lettre et utiliser la fusion pour les étiquettes ou les enveloppes en plus des e-mails et des lettres.

Créer un publipostage dans Word

Avec la popularité de l’envoi d’e-mails professionnels, par opposition aux lettres physiques, prenons un exemple de création d’un publipostage par e-mail. Ouvrez un document Microsoft Word et rédigez votre message.

Lorsque vous avez terminé votre message et que vous êtes prêt à créer la fusion, accédez à l’onglet Mailings. Utilisez la flèche déroulante Démarrer le publipostage pour sélectionner « Assistant de publipostage pas à pas ».

Démarrer le publipostage pour l'accès à l'assistant dans Word

Vous verrez une barre latérale ouverte sur la droite qui vous guide tout au long du processus de fusion et publipostage. Cochez l’option Messages électroniques en haut et cliquez sur « Suivant : Document de départ » en bas.

Types de documents pour un publipostage

Ensuite, choisissez l’option Utiliser le document actuel. Si vous souhaitez repartir à neuf avec un modèle ou à partir d’un autre document, choisissez plutôt cette option.

Cliquez sur « Suivant : sélectionner les destinataires » en bas de la barre latérale.

Types de documents pour un publipostage dans Word

Ajouter les destinataires

Vous pouvez maintenant sélectionner votre liste de destinataires ou en créer une avec les options suivantes.

Utiliser une liste existante: Choisissez cette option et cliquez sur « Parcourir » pour localiser votre fichier. Lorsqu’il s’ouvre dans Word, vous verrez une boîte dans laquelle vous pouvez affiner votre liste si vous le souhaitez. Triez, filtrez, trouvez les doublons ou validez les adresses. Vous pouvez également utiliser les cases à cocher pour sélectionner et désélectionner des destinataires.

Options d'affinement de la liste de destinataires existante

Sélectionner à partir des contacts Outlook: Cochez cette option et cliquez sur « Choisir le dossier Contacts » pour choisir le dossier. Vous verrez alors les contacts de ce dossier apparaître dans une boîte comme ci-dessus où vous pourrez affiner votre liste.

Options du dossier de contacts Outlook

Tapez une nouvelle liste: Choisissez cette option, puis cliquez sur « Créer » pour entrer les détails des destinataires dans la fenêtre contextuelle. Vous pouvez utiliser n’importe lequel des champs que vous aimez et personnaliser les colonnes.

Nouvelle fenêtre de création de liste

Après avoir sélectionné vos destinataires, cliquez sur « Suivant : Rédigez votre message électronique » en bas de la barre latérale.

Complétez votre message

Vous pouvez ensuite choisir parmi les blocs que vous voyez pour ajouter les détails du destinataire à votre message.

Blocs disponibles pour un publipostage

Bloc d’adresse: Placez votre curseur dans le document où vous voulez le bloc d’adresse. Ensuite, choisissez un format pour les noms des destinataires, si vous souhaitez inclure un nom de société ou une adresse postale, et d’autres détails sur l’emplacement.

Vous verrez un aperçu de chaque destinataire sur la droite et vous pourrez utiliser les flèches en haut pour vous déplacer et les examiner. S’il manque quelque chose, cliquez sur « Match Fields » pour corriger cela.

Options de format de bloc d'adresse

Cliquez sur « OK » lorsque vous avez terminé. Vous verrez la variable Bloc d’adresse dans votre document à l’emplacement que vous avez sélectionné.

Variable de bloc d'adresse dans Word

Ligne de salutation: placez votre curseur dans le document où vous souhaitez placer la ligne de salutation. Sélectionnez une salutation et un format pour la ligne de salutation ainsi qu’une valeur par défaut pour les noms de destinataires non valides. Prévisualisez chacun en utilisant les flèches et la boîte vers le bas.

Options de format de ligne de salutation

Cliquez sur « OK » lorsque vous avez terminé et vous verrez la variable Ligne de salutation dans votre document.

Variable de ligne de salutation dans Word

Affranchissement électronique: Si un logiciel d’affranchissement électronique est installé sur votre ordinateur, sélectionnez cette option et suivez les instructions.

Plus d’articles: Pour ajouter d’autres champs tels que des numéros de téléphone ou des lignes d’adresse supplémentaires, placez votre curseur dans le document où vous voulez les champs, choisissez cette option et complétez les détails. Cliquez sur « Insérer » ou « Faire correspondre les champs » pour terminer.

Autres champs de publipostage disponibles

Pour supprimer l’un des éléments que vous avez ajoutés, sélectionnez simplement la variable et supprimez-la du document.

Sélectionnez « Suivant : prévisualiser vos e-mails » en bas de la barre latérale.

Prévisualiser et envoyer les e-mails

Vous verrez alors un aperçu de la lettre avec les variables renseignées avec les détails de vos destinataires. Utilisez les flèches dans la barre latérale pour prévisualiser chaque message. Pour apporter des modifications à vos destinataires, sélectionnez « Modifier la liste des destinataires » ou pour revenir en arrière et modifier le document, utilisez les liens pour les étapes au bas de la barre latérale.

Aperçu du publipostage

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Suivant : Terminer la fusion », puis sélectionnez « Courrier électronique » pour compléter les détails À, Objet et Format du courrier. En option, vous pouvez envoyer uniquement à certains destinataires. Cliquez sur « OK » pour envoyer les e-mails via Outlook.

Boîte de saisie des champs de courrier

Autres types de documents de publipostage

Si vous choisissez un autre type de fusion et publipostage dans Word, vous ne verrez que de légères différences avec l’assistant.

Lettres et Directoire: Vous pouvez ajouter les mêmes détails que pour les e-mails, mais à la fin, vous pouvez imprimer ou modifier les lettres individuelles ou envoyer le répertoire vers un nouveau document.

Enveloppes et étiquettes: Vous pouvez choisir parmi différentes options telles que la taille de l’enveloppe, le type d’étiquette et la police. Ensuite, imprimez vos enveloppes ou étiquettes.

Vous pouvez créer un publipostage dans Microsoft Word à partir de zéro pour les e-mails, les lettres, les enveloppes ou les étiquettes à l’aide de l’onglet Publipostage. Mais pour le moyen le plus simple de configurer une fusion dans Word, consultez l’assistant de fusion et publipostage.