Le meilleur outil que vous ne saviez pas avoir

Il y a un fantôme dans votre feuille de calcul Excel. Il s’agit de cette zone de texte invisible sur laquelle vous continuez à cliquer accidentellement ou du graphique qui refuse d’être sélectionné. Au lieu de perdre la tête, utilisez le volet de sélection, la barre latérale cachée qui révèle tous les objets de votre feuille afin que vous puissiez les gérer facilement.

Comment ouvrir et utiliser le volet de sélection d'Excel

Le volet de sélection dans Excel affiche tout ce qui se trouve sur votre feuille qui ne se trouve pas dans une cellule, comme des graphiques, des illustrations, des formes, des zones de texte et des contrôles de formulaire.

Il est masqué par défaut et, à moins que vous ne le recherchiez, il est peu probable que vous tombiez dessus. Cependant, une fois ouvert, il agit comme une barre latérale dédiée cruciale qui suit chaque objet flottant au-dessus de votre grille cellulaire.

Si vous préférez utiliser votre souris, accédez à l'onglet « Accueil », développez le menu déroulant « Rechercher et sélectionner » et cliquez sur « Volet de sélection ».

Si vous avez déjà sélectionné un objet, ouvrez l'onglet « Format de forme » ou « Format d'image » et cliquez sur « Volet de sélection ».

Le chemin le plus rapide, cependant, est le raccourci clavier Excel Alt+F10.

Le volet de sélection s'ancre par défaut à droite de votre écran. Pour le transformer en une fenêtre flottante que vous pouvez déplacer vers un endroit plus pratique, cliquez et faites glisser l'en-tête du volet.

Gérez vos couches et l'ordre d'empilement

Dans Excel, chaque objet que vous ajoutez se trouve sur son propre calque au-dessus de la grille de cellules. Lorsque ces objets se chevauchent, ils sont empilés comme des feuilles de papier, ce qui rend les objets situés sous celui du haut plus difficiles à cliquer. Le volet de sélection résout ce problème en vous permettant d'interagir directement avec les calques sans avoir à déplacer quoi que ce soit.

La connexion visuelle

Lorsque vous cliquez sur un nom dans la liste de la barre latérale, Excel met en évidence cet objet spécifique dans la feuille de calcul avec un cadre de délimitation. De même, lorsque vous sélectionnez un objet sur la grille, son nom est mis en surbrillance dans la barre latérale.

C'est le moyen le plus rapide d'identifier les objets utiles, les éléments visuels, et les objets fantômes que vous pouvez supprimer.

Comment réorganiser les calques

L'ordre des noms dans le volet de sélection correspond à la pile physique sur la grille : l'objet en haut de la liste se trouve tout en haut de votre feuille de calcul (celui que vous avez inséré le plus récemment) et l'objet en bas est derrière tout le reste (celui que vous avez inséré en premier).

Au lieu de cliquer avec le bouton droit sur un objet de la grille et de sélectionner « Mettre au premier plan » ou « Mettre à l'arrière-plan », cliquez et faites glisser le nom d'un objet vers le haut ou le bas de la liste pour le déplacer vers l'avant ou vers l'arrière dans la pile.

Vous pouvez également sélectionner un nom d'objet et utiliser les flèches en haut du volet.

Masquer les objets pour accéder à la grille ci-dessous

L’un des aspects les plus ennuyeux de l’utilisation de grands graphiques ou de formes d’arrière-plan dans Excel est qu’ils bloquent physiquement les cellules situées derrière eux. Si vous devez modifier une formule ou une valeur placée en dessous, vous devez déplacer physiquement l'objet, effectuer la modification et déplacer à nouveau l'objet.

Le volet de sélection propose une solution de contournement beaucoup plus claire : l'icône « globe oculaire ».

Basculer la visibilité individuelle

À droite de chaque nom d'objet dans le volet de sélection, vous pouvez voir une icône qui ressemble à un œil ouvert.

Lorsque vous cliquez sur cette icône, l'objet concerné disparaît instantanément de la grille. Mais ne vous inquiétez pas, il n'a pas été supprimé ; c'est juste invisible.

Cliquez à nouveau sur l'icône pour la ramener exactement là où elle se trouvait.

Cacher tous les objets simultanément

En haut du volet de sélection se trouvent deux boutons utiles : Tout masquer et Tout afficher.

Si vous effectuez une saisie de données volumineuse et que la feuille de calcul est encombrée d'icônes, de zones de texte et d'images, cliquer sur « Tout masquer » efface instantanément le bureau, vous laissant avec une grille de feuille de calcul propre et standard. Une fois que vous avez terminé votre travail sur les données, cliquez sur « Afficher tout » pour restaurer tous vos visuels.

Renommer et regrouper les objets pour une meilleure organisation

Par défaut, Excel attribue des noms génériques comme « Rectangle 4 » ou « Zone de texte 12 », et ces noms ne vous disent rien. Heureusement, le volet de sélection vous permet de les renommer.

Comment renommer des objets

Pour attribuer un nom personnalisé à un objet, double-cliquez dessus dans le volet de sélection, saisissez le nouveau nom descriptif et appuyez sur Entrée.

Cette démarche présente deux avantages majeurs :

• Audit plus facile : Lorsque vous utilisez l'icône du globe oculaire ou réorganisez les calques, vous saurez exactement avec quels objets vous interagissez.
• VBA et Power Automate : Si vous écrivez des macros ou utilisez l'automatisation, il est essentiel d'avoir des noms spécifiques pour vos objets. Faire référence au « Graphique des tendances des ventes » dans votre code est beaucoup plus fiable que de faire référence au « Graphique 2 ».

Simplifiez votre liste en regroupant

Si votre feuille de calcul comporte un en-tête avec un logo, un titre et une forme d'arrière-plan, la liste de votre volet de sélection peut être encombrée assez rapidement. Dans ces cas, vous devez regrouper les objets pour les traiter comme une seule unité.

Au lieu de sélectionner des objets sur la grille elle-même, où vous pourriez accidentellement cliquer sur une cellule et perdre votre sélection jusqu'à présent, sélectionnez-les simultanément dans la liste du volet de sélection en maintenant la touche Ctrl enfoncée pendant que vous cliquez dessus. Ensuite, dans l'onglet Format de forme ou Format d'image, cliquez sur « Groupe » ou appuyez sur Ctrl+G.

Si vous avez sélectionné différents types d'objets (comme une forme et une image), vous pouvez utiliser l'un ou l'autre des onglets : les deux contiennent le même outil Groupe.

Enfin, renommez le groupe en double-cliquant dessus dans la barre latérale et en tapant une étiquette descriptive.

Le pouvoir des sous-groupes

Le volet de sélection d'Excel permet également un regroupement imbriqué, ce qui est idéal pour les mises en page complexes. Par exemple, vous pouvez regrouper deux formes, puis sélectionner ce groupe ainsi qu’une zone de texte distincte pour créer un nouveau groupe plus grand.

Dans le volet de sélection, cela apparaît sous forme de hiérarchie : le groupe principal comporte une flèche que vous pouvez développer pour voir la zone de texte imbriquée et le sous-groupe de formes.

Renommer toujours un groupe avant vous l'ajoutez à un groupe plus grand. Bien que vous puissiez facilement renommer le groupe de niveau supérieur à tout moment, dans certaines versions d'Excel, le nom du sous-groupe imbriqué est verrouillé dès que vous le créez. Ainsi, si vous le laissez comme « Groupe 1 », ce nom par défaut déroutant peut rester intact à moins que vous ne dissociiez tout et que vous recommenciez.

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Bien que le volet de sélection d'Excel soit essentiel pour gérer les objets flottants, vous pouvez éviter une liste encombrée en insérant vos images directement dans les cellules. Cela verrouille vos images sur des points de données spécifiques sans chevaucher d'autres objets ni enterrer vos cellules, laissant le volet de sélection libre pour les graphiques et les formes qui ont réellement besoin de leur propre calque.