La réparation des ensembles de données Excel avec plusieurs lignes d'en-tête est plus facile que vous ne le pensez

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Résumé

• Les en-têtes de colonne dans les ensembles de données Microsoft Excel améliorent la clarté, permettent un filtrage facile et peuvent être utilisés dans des références structurées.

• Le fait d'avoir plusieurs en-têtes de colonne en haut d'un ensemble de données a un impact négatif sur l'accessibilité et pourrait indiquer que vos données doivent être restructurées.

• Les capacités de transformation et de non-diffusion de Power Query peuvent vous aider à corriger les ensembles de données avec deux lignes d'en-tête ou plus.

Les en-têtes de colonne dans les ensembles de données Excel fournissent un contexte pour les données de chaque colonne, ce qui rend les informations plus faciles à lire et à comprendre. Cependant, les en-têtes de colonne couvrant deux lignes ou plus peuvent causer des problèmes. Heureusement, Power Query peut vous aider à résoudre ce problème.

Pourquoi chaque colonne devrait avoir un en-tête

En règle générale, chaque colonne Excel devrait être un champ, qui est un type cohérent de données, comme les numéros d'identification, les noms ou le profit. D'un autre côté, chaque ligne devrait être un enregistrement, contenant différents types de données sur un élément, comme un employé, un produit ou une équipe sportive.

Dans l'exemple ci-dessous, chaque colonne est un champ unique (départements de la colonne B, prix des coûts dans la colonne E, unités vendues dans la colonne G, etc.), et chaque ligne est un enregistrement pour un produit individuel.

Une fois que vous avez établi cette disposition, vous devez vous assurer que chaque colonne a un en-tête court et descriptif afin que vous puissiez facilement voir ce que les données de chaque colonne représentent. En outre, vous pouvez ajouter des boutons de filtre à la ligne d'en-tête, ce qui signifie qu'ils ne gêneront pas la première ligne de données.

De plus, l'ajout d'un en-tête de colonne claire est inestimable lorsque vous formatez vos données en tant que table Excel. Plus précisément, lorsque vous référez les en-têtes de colonnes dans des formules (également appelées références structurées), ils sont plus faciles à comprendre et à dépanner que les références ou colonnes de cellules directes avec des en-têtes non définis. Par exemple, cette formule soustrait clairement le prix du coût de la colonne de coût du profit brut dans la colonne de vente:

=(@Sales)-(@Cost)

Pourquoi les en-têtes de colonne devraient être une seule ligne

Dans certains scénarios, il pourrait être tentant d'utiliser deux lignes comme en-têtes de colonne. Dans cet exemple, le premier en-tête de colonne contient des années et le second contient des trimestres de l'année.

Cependant, la structuration de vos données de cette façon peut être problématique pour diverses raisons.

Tout d'abord, l'insertion de plusieurs en-têtes de colonnes rend votre feuille de travail Excel moins accessible aux personnes ayant des déficiences visuelles. En effet, les lecteurs d'écran s'appuient sur des dispositions unidimensionnelles pour aider l'individu à comprendre les relations entre les colonnes et les lignes. Déviation de cette disposition standard ne fera que rendre les choses plus compliquées.

En fait, ce ne sont pas seulement les lecteurs d'écran et leurs utilisateurs qui ressentent les avantages d'une seule rangée d'en-tête. D'autres logiciels de feuille de calcul, programmes de base de données et outils Excel préfèrent également structurer vos données de cette façon. Par exemple, si vous formatez votre ensemble de données en tant que table Excel, vous ne pouvez avoir qu'une seule ligne d'en-tête. Si vous en avez plus d'un, le second sera considéré comme une rangée de données.

Surtout, si votre ensemble de données a plusieurs en-têtes de colonne, cela pourrait être un signe qu'il n'est pas structuré de manière optimale. Pour en revenir à la capture d'écran ci-dessus, où les années se trouvent dans la première rangée d'en-tête et les quartiers sont dans le deuxième, l'ensemble de données a huit colonnes contenant des chiffres financiers comparables.

Comme je l'ai mentionné précédemment, les types de données communs devraient être dans une seule colonne avec un seul en-tête, ces valeurs financières doivent donc être regroupées en tant que champ individuel. C'est à quoi ressemblerait idéalement les données:

Cette structure signifie que le tableau peut être facilement trié et filtré, et des valeurs comme pour les types peuvent être facilement comparées, ce qui permet une analyse plus efficace.

Pour restructurer vos données Excel afin que deux lignes d'en-tête ou plus deviennent une seule, vous devrez utiliser Power Query. Si vous n'avez jamais utilisé Power Query auparavant, vous pourriez penser que c'est un outil complexe que seuls les experts peuvent utiliser. En fait, au contraire, il est conçu pour la convivialité avec une interface simple, c'est donc une plate-forme de nettoyage de données idéale pour tout le monde, des débutants aux utilisateurs de puissance.

Tout d'abord, placez votre curseur dans n'importe quelle cellule de l'ensemble de données avec deux en-têtes de colonne et dans l'onglet Home sur le ruban, cliquez sur « Format en tant que table ». Ensuite, sélectionnez une disposition de table.

Ensuite, dans la boîte de dialogue Créer une table, décochez « ma table a des en-têtes » et cliquez sur « OK ».

À ce stade, Excel pourrait être confus, car il ne reconnaît pas que vous avez deux colonnes d'en-tête. Ainsi, pour éviter tout problème résultant de cette confusion, dans l'onglet de conception de la table, décochez la «ligne d'en-tête».

Maintenant que votre ensemble de données est formaté comme une table, vous êtes prêt à le charger dans Power Query Editor. Pour ce faire, après avoir sélectionné n'importe quelle cellule dans la table, cliquez sur « dans la table ou la plage » dans l'onglet Données du ruban.

Ensuite, dans l'onglet Transformée de l'éditeur de requête Power, cliquez sur « Transposer » pour retourner les colonnes et les lignes de la table.

Remarquez comment les deux lignes d'en-tête sont devenues des colonnes à part entière. En d'autres termes, la ligne qui a formé le premier en-tête de colonne (année) est maintenant dans la colonne 1, et la ligne qui a formé l'en-tête de deuxième colonne (quartier) est maintenant dans la colonne 2.

Avant de prendre d'autres étapes structurelles, prenez un moment pour remplir les blancs de ces colonnes d'en-tête nouvellement formées en cliquant avec le bouton droit sur un en-tête de colonne, en survolant « remplissage » et en sélectionnant « Down ».

Maintenant, vous pouvez promouvoir la première ligne en en-têtes de colonne. Cliquez sur l'icône dans le coin supérieur gauche du réseau de requête de puissance et sélectionnez « Utilisez la première ligne comme en-têtes ».

Certains en-têtes de colonne peuvent être incorrects à ce stade. Ne vous inquiétez pas encore à ce sujet – nous les réparons bientôt.

La dernière étape majeure consiste à aplatir l'ensemble de données afin que chaque colonne contient un type de données commun. Pour ce faire, sélectionnez les colonnes qui étaient auparavant vos lignes d'en-tête (dans mon cas, les colonnes 1 et 2) en cliquant sur l'en-tête du premier, en maintenant Shift et en cliquant sur l'en-tête du dernier. Ensuite, cliquez avec le bouton droit sur l'en-tête de l'une des colonnes sélectionnées, puis cliquez sur « Univot d'autres colonnes ».

Maintenant, chaque ligne contient un an, un trimestre et un numéro de magasin, et chaque colonne est un type de données cohérent. Double-cliquez sur chaque en-tête de colonne pour le renommer, puis cliquez sur les icônes de format de numéro pour choisir le type de données correct.

Enfin, cliquez sur la moitié supérieure du bouton « Fermer et charger » dans l'onglet Home sur le ruban.

Et c'est tout! Vous avez maintenant une table bidimensionnelle avec une ligne d'en-tête, différents champs dans chaque colonne et des enregistrements individuels dans chaque ligne.

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La requête d'alimentation n'est pas le seul moyen de remodeler vos données dans Microsoft Excel. Par exemple, les phoques de phoques vous permettent d'afficher des colonnes, des lignes et des valeurs spécifiées, les fonctions TOCOL et TOROW convertissent un tableau en une seule colonne ou ligne, et la fonction Pivotby est utile pour regrouper et agréger vos données dans une seule formule.