J'utilise le formatage des numéros personnalisés au lieu de la mise en forme conditionnelle dans Excel

Bien que Microsoft Excel propose de nombreux outils pour la mise en forme de données de différentes manières, parfois, les outils intégrés ne font pas tout à fait ce que je recherche ou ne prennent pas trop de temps à exécuter. Dans ces scénarios, j'utilise le formatage des numéros personnalisés pour créer rapidement un format de numéro qui répond à mes besoins.

Avertissement: Il existe certains scénarios où l'utilisation de la mise en forme conditionnelle est préférable à l'utilisation de la mise en forme du numéro personnalisé, telles que la coloration des lignes entières en fonction d'une valeur. Cependant, dans des situations où je pourrais utiliser soit pour générer des résultats mêmes ou similaires, j'opte pour ce dernier. Dans cet article, je vais expliquer pourquoi.

Qu'est-ce que le formatage des numéros personnalisés et comment cela fonctionne-t-il?

Dans Excel, chaque cellule a son propre format de numéro, que vous pouvez consulter en sélectionnant une cellule et en regardant le groupe de numéros dans l'onglet Home sur le ruban.

L'une des options de format de numéro que vous pouvez appliquer à une cellule est un format de numéro personnalisé, auquel vous pouvez accéder en cliquant sur le lanceur de la boîte de dialogue du format de numéro, avant de cliquer sur « Custom » dans la boîte de dialogue des cellules de format.

Si vous préférez utiliser les raccourcis du clavier Excel, appuyez sur Ctrl + 1 pour lancer la boîte de dialogue des cellules du format, appuyez sur l'onglet pour activer le menu de catégorie et tapez Cus pour sauter à la coutume.

À la fin de ce guide, vous pourrez utiliser le formatage des numéros personnalisés pour créer des feuilles de calcul qui ressemblent à ceci:

Si vous n'avez jamais utilisé de formatage personnalisé auparavant, cela peut sembler déroutant au début, et je peux voir pourquoi vous pourriez penser que l'utilisation de la mise en forme conditionnelle serait la meilleure option. Cependant, Excel traite la mise en forme des numéros personnalisés beaucoup plus rapidement que la mise en forme conditionnelle et, une fois, vous comprenez sa logique – vous le trouverez probablement plus rapidement et plus facile à utiliser.

Personnellement, l'une des principales raisons pour lesquelles je préfère utiliser le formatage des numéros personnalisés est que tout se passe en un seul endroit – il n'est pas nécessaire de sauter dans les différentes boîtes de dialogue pour ajouter diverses règles, donc le processus est en train d'économiser du temps et simple.

Avant d'aller de l'avant et de vous guider à travers quelques exemples, permettez-moi d'expliquer comment fonctionne le formatage des numéros personnalisés.

Les formats de numéro personnalisés sont entrés dans le champ de type dans la section personnalisée de la boîte de dialogue des cellules de format.

Le code que vous devez insérer ici suit une commande stricte:

POSITIVE;NEGATIVE;ZERO;TEXT

En d'autres termes, le premier argument dans le champ de format de numéro personnalisé dicte comment les nombres positifs sont formatés, le deuxième argument dicte comment les nombres négatifs sont formatés, le troisième argument dicte comment les nombres neutres sont formatés et le quatrième argument dicte comment le texte est formaté. Remarquez également comment les demi-colons sont utilisés pour séparer chaque argument.

Par exemple, taper:

#.00;(#.00);-;"TXT"

dans le champ de type affiche:

• Un nombre avec deux décimales pour des nombres positifs (# .00),

• Un nombre avec deux décimales entre parenthèses pour des nombres négatifs (# .00),

• Un tiret pour zéros (-),

• Et la chaîne de lettre « txt » pour toutes les valeurs de texte (« txt »).

Si vous laissez de côté l'un des arguments en ajoutant le point-virgule mais ne tapant aucun code, les cellules pertinentes de votre feuille de calcul apparaîtront vides.

Par exemple, taper:

#.00;;;"TXT"

Dans le champ de type affiche un nombre avec deux décimales pour les nombres positifs, produit une cellule vide pour les nombres négatifs et les zéros, et affiche « TXT » pour toutes les valeurs de texte.

Même si les valeurs affichées dans chaque cellule dépendent de ce que vous spécifiez dans le champ de type de format de nombre personnalisé, les valeurs réelles des cellules restent inchangées. Dans l'exemple ci-dessus, même si la cellule C2 apparaît vide (parce que j'ai omis l'argument négatif dans le champ de type), lorsque je sélectionne la cellule, la barre de formule révèle sa véritable valeur.

Cela signifie que je pourrais toujours utiliser cette cellule dans des formules si nécessaire.

En plus d'utiliser le formatage des nombres personnalisés pour modifier la valeur apparaît dans une cellule, vous pouvez également modifier la couleur des valeurs et ajouter des symboles pour visualiser vos données. Examinons cela plus en détail.

Modification de la couleur de la police à l'aide de la mise en forme du numéro personnalisé

Le format de numéro personnalisé de Microsoft Excel vous permet de définir la couleur des valeurs dans les cellules sélectionnées. De plus, pour les huit couleurs principales (noir, blanc, rouge, vert, bleu, jaune, magenta et cyan), vous n'avez pas besoin de vous souvenir d'un code – vous pouvez simplement taper le nom de la couleur. Les couleurs doivent être le premier argument pour chaque type de données, et ils doivent être placés entre parenthèses carrées.

Prenons cet exemple, qui montre si dix employés ont atteint leurs objectifs de vente. Vous voulez que tous les nombres positifs de la colonne C soient verts, les nombres négatifs rouges et Zeros Blue.

Pour ce faire, sélectionnez la cellule C2, ouvrez la boîte de dialogue « Format Cellules » (Ctrl + 1) et dirigez-vous vers la section « personnalisée ».

Dans le champ de type, entrez:

(Green)#;(Red)#;(Blue)0;

Pour dire à Excel de garder les nombres positifs et négatifs comme ils sont (#) – mais formatés verts et rouges, respectivement – et zéros comme « 0 » – mais formaté bleu. Puisqu'il n'y a pas de texte dans cette plage, vous n'avez pas besoin de spécifier un format de nombre pour les valeurs de texte, donc seuls les trois premiers arguments sont requis.

Lorsque vous cliquez sur « OK », vous verrez le texte changer la couleur en conséquence. Vous pouvez ensuite cliquer et faire glisser la poignée de remplissage vers la dernière ligne de données pour appliquer ce format de numéro personnalisé aux valeurs restantes. Cela ne modifiera pas les valeurs de la colonne C, car ils ont été calculés à l'aide d'une formule.

Si vous souhaitez utiliser des couleurs autres que les huit standard proposés pour la police, au lieu de taper le nom de couleur entre parenthèses carrées, tapez le code couleur:

Par exemple, taper:

(Color10)#;(Color30)#;(Color16)0;

utiliserait une police vert foncé pour des nombres positifs, une police cramoisie pour des nombres négatifs et une police grise pour les zéros.

Pour récupérer le formatage des nombres à son original, sélectionnez les cellules contenant les données formatées et dans le groupe numérique de l'onglet Home sur le ruban, sélectionnez « Général » dans la liste déroulante.

À ce stade, prenez un moment pour apprécier la façon dont la réalisation du même résultat en utilisant la mise en forme conditionnelle vous obligerait à créer trois règles distinctes. D'un autre côté, en utilisant le formatage personnalisé, vous pouvez apporter ces modifications en ajoutant quelques caractères au champ de type.

Affichage d'un symbole en utilisant le formatage personnalisé

Tout comme lors de l'utilisation de la mise en forme conditionnelle, vous pouvez afficher des symboles en fonction des valeurs correspondantes via la mise en forme du nombre personnalisé.

En utilisant le même exemple que ci-dessus, disons que vous souhaitez maintenant convertir les nombres dans la colonne des résultats (colonne C) en flèches UP pour les nombres positifs, les flèches en bas pour les nombres négatifs et un signe (=) égal pour les zéros.

Pour ce faire, vous devez d'abord localiser les symboles ou connaître leurs raccourcis clavier.

Dans l'onglet INSERT, cliquez sur « Symbole » et insérez les symboles dans une autre zone de la feuille de calcul, afin que vous puissiez les copier et les coller dans votre code personnalisé.

Alternativement, utilisez le raccourci Windows Windows + Période (.) Pour lancer le clavier Emoji et les insérer directement dans le champ de type.

D'un autre côté, je sais que le raccourci clavier Windows pour ▲ est alt + 30, et ▼ est alt + 31, et je peux utiliser ces raccourcis lors de la saisie du champ de type.

Ainsi, sélectionnez la cellule C2, et dans la section personnalisée de la boîte de dialogue du format (Ctrl + 1> onglet> Cus), Tapez cette très courte ligne de code:

▲;▼;"=";

Pour dire à Excel de remplacer les nombres positifs par « ▲, » nombres négatifs par « ▼ » et zéros par « =. »

Toutes les chaînes de texte ou symboles typés (y compris les symboles mathématiques ou tout le clavier) doivent être placés en doubles citations.

Maintenant, appuyez sur ENTER et utilisez la poignée de remplissage pour appliquer le formatage du numéro personnalisé aux cellules restantes de la colonne.

Ensuite, vous voudrez peut-être colorer les flèches pour visualiser vos données plus clairement. C'est là que vous combinez le code couleur avec les symboles de flèche, en vous rappelant que le code couleur doit toujours être placé au début de l'argument.

Pour ce faire, tapez:

(Green)▲;(Red)▼;"=";

dans le champ de type. Voici ce que vous verrez:

Utilisation du formatage des numéros personnalisés pour les couleurs de police, les nombres et les symboles

Maintenant, il est temps de combiner toutes les étapes ci-dessus pour produire un résultat qui montre des symboles colorés et des flèches en même temps.

Dans le champ de type pour la cellule C2, type:

(Green)#▲;(Red)#▼;0" =";

où:

• Le premier argument ((vert) # ▲) transforme les valeurs positives vertes, affichant à la fois le nombre et un triangle vers le haut,

• Le deuxième argument ((rouge) # ▼) tourne les valeurs négatives rouges, affichant à la fois le nombre et un triangle vers le bas, et

• Le troisième argument (0 « = ») n'a pas de formatage des couleurs (adopte donc le formatage des cellules manuelles) et affiche le nombre « 0 » suivi d'un espace et du signe « = ».

Pour aligner le nombre à gauche de la cellule et le symbole à droite de la cellule, tapez un astérisque (*) et un espace entre le symbole et le nombre dans chaque argument (par exemple, (Vert) # * ▲; (rouge) # * ▼; 0 * « = »;). L'astérisque dit à Excel de répéter le caractère suivant infiniment (jusqu'à ce que la limite de la cellule soit respectée), et comme le caractère suivant est un espace, l'écart entre le nombre et le symbole augmente et diminue avec la largeur de la cellule.

Dans un dernier exemple, disons que vous avez déterminé le pourcentage de variation des totaux de points pour diverses équipes sportives, et que vous souhaitez formater rapidement les chiffres positifs et négatifs afin qu'ils deviennent verts ou rouges, aient une flèche haut ou en bas, inclure le nombre et sont considérés comme des pourcentages. Vous voulez également que les zéros s'affichent sous forme de tirets.

Pour ce faire, dans le champ de type pour les cellules de la colonne C, type:

(Green)▲#%;(Red)▼#%;"-"

Voici ce que vous obtiendrez pour le résultat:

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Une fois que vous avez pratiqué l'utilisation de formats de nombres personnalisés pour ajouter de la couleur et des symboles à vos cellules, vous vous rendrez compte à quel point le processus est rapide et facile – et, espérons-le, vous utiliserez le format de numéro personnalisé plus souvent à l'avenir!