J'utilise ces 3 formules Excel pour organiser mon quotidien

Microsoft Excel n'est pas uniquement destiné au travail. En fait, en utilisant seulement trois formules uniques et puissantes, j'utilise le populaire tableur à la maison pour suivre les garanties, gérer mon budget et m'assurer de ne jamais oublier un anniversaire. Grâce à Excel, j'ai abandonné ma vie chaotique pour une vie très organisée.

Voir les prochaines dates d'expiration de la garantie

Il n'y a rien de plus frustrant que de réaliser qu'un article ménager clé est en panne, pour ensuite découvrir que vous avez raté l'expiration de la garantie de quelques jours. Pour éviter cela, j'utilise la fonction FILTRE pour suivre l'expiration des garanties des produits, afin de pouvoir vérifier l'état de mes produits longtemps à l'avance.

Dans ma feuille de calcul ci-dessous, lorsque je saisis respectivement un mois et une année dans les cellules G2 et G3, la formule vérifie le Garantie colonne du T_Reçus table pour les dates correspondantes et remplit automatiquement la table de recherche avec un tableau dynamique renversé.

Pour y parvenir, une seule formule est nécessaire, que j'ai saisie dans la cellule F6 :

=FILTER(T_Receipts,(MONTH(T_Receipts(Warranty))=MONTH(DATEVALUE(G2&"1")))*(YEAR(T_Receipts(Warranty))=G3),"No items")

Voici comment fonctionne la formule.

Partie 1 : Lancement de la fonction FILTER

La fonction FILTER filtre un tableau en fonction de certains critères. Dans ce cas, le tableau est une table nommée T_Reçus:

FILTER(T_Receipts

Partie 2 : Spécification des critères de filtrage

La deuxième partie de la formule concerne les critères d'inclusion, et comme j'en ai besoin pour considérer le mois et l'année, elle se compose de deux segments.

Le premier segment recherche les dates dans le Garantie colonne dont le mois correspond au mois de la cellule G2. Toutefois, étant donné que le nom complet du mois est utilisé dans la cellule G2, il doit être converti en numéro de mois. Tout d’abord, le mois de la cellule G2 est concaténé avec 1 pour créer une chaîne de date (telle que le 1er janvier). Ensuite, la fonction DATEVALUE convertit la chaîne en une valeur numérique, que la fonction MOIS extrait de la date. Ensuite, il compare ce numéro de mois cible au numéro de mois de chaque date de garantie dans le Garantie colonne du T_Reçus tableau:

(MONTH(T_Receipts(Warranty))=MONTH(DATEVALUE(G2&"1")))

Le deuxième segment extrait l'année de chaque date du Garantie colonne du T_Reçus tableau et vérifie si elle est égale à l'année dans la cellule G3 :

(YEAR(T_Receipts(Warranty))=G3)

La multiplication de ces deux segments oblige Excel à les traiter comme un seul test logique. Ce n'est que lorsque les deux segments renvoient VRAI (représenté par 1 dans la logique d'Excel) que la multiplication sera égale à 1. Ensuite, toutes les lignes où 1 est le résultat sont extraites dans la liste filtrée.

Catégoriser et suivre un budget

Auparavant, gérer mes finances personnelles signifiait comparer manuellement mes dépenses à mon budget pour différentes catégories, mais cela était peu fiable et prenait beaucoup de temps. Désormais, j'utilise une seule formule Excel pour automatiser cette comparaison et me donner un retour instantané sur ma santé financière.

Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessous, cette formule est inestimable car elle m'indique si je suis dans, près ou au-dessus de mon budget pour chaque catégorie au cours d'un mois donné.

Voici la formule que j'ai saisie dans la cellule G2, que j'ai ensuite étendue à la cellule G8 à l'aide de la saisie automatique :

=LET(Spend,SUMIF(T_Budget(Category),E2,T_Budget(Cost)),IFS(Spend>F2,"Over budget",Spend=F2,"Budget hit",Spend>(F2*0.9),"Near budget",TRUE,"Within budget"))

Décomposons la formule pour comprendre ce qui se passe.

Partie 1 : Définir le Dépenser variable

La fonction LET est l'une des fonctions les plus polyvalentes d'Excel, car elle me permet de nommer un résultat et d'y faire référence plusieurs fois. Cela rend la formule finale plus facile à analyser et plus rapide à exécuter. Dans ce cas, j'appelle le résultat Dépenser:

=LET(Spend

Maintenant, je dois définir ce que Dépenser la variable représente. Pour ce faire, j'utiliserai la fonction SUMIF pour calculer le coût total pour la catégorie budgétaire spécifique en question :

=LET(Spend,SUMIF(T_Budget(Category),E2,T_Budget(Cost))

• T_Budget(Catégorie): C'est la plage à vérifier.
• E2: C'est le critère. Il vérifie si la catégorie du tableau correspond au nom de la catégorie dans la cellule E2.
• T_Budget (Coût): C'est la plage à additionner. Si les catégories correspondent, la valeur correspondante dans le Coût La colonne est ajoutée.

Parce que j'ai utilisé la fonction LET, le Dépenser La variable contient le montant total que j'ai dépensé pour la catégorie répertoriée dans la cellule E2.

Partie 2 : Détermination de l'état du budget

La dernière partie de la fonction LET utilise le calcul Dépenser variable à l’intérieur de la fonction IFS pour déterminer l’état. La fonction IFS évalue plusieurs conditions de gauche à droite jusqu'à ce que l'une d'entre elles renvoie VRAI. Ensuite, il renvoie la valeur correspondante :

IFS(Spend>F2,"Over budget",Spend=F2,"Budget hit",Spend>(F2*0.9),"Near budget",TRUE,"Within budget")

• Dépenser>F2, « Dépassement du budget »: C'est le premier test. Si les dépenses totales sont supérieures à la limite budgétaire indiquée dans la cellule F2, la formule s'arrête et renvoie « Dépassement de budget ».
• Dépense = F2, « Budget atteint »: Si le premier test n'est pas rempli, Excel passe au deuxième test. Dans ce cas, il vérifie si les dépenses correspondent exactement à la limite de la cellule F2 et, si tel est le cas, renvoie « Budget atteint ».
• Dépenser>(F2*0.9), »Proche du budget »: Si aucun des deux premiers tests n'est rempli, je souhaite qu'Excel vérifie si les dépenses pour une catégorie dépassent 90 % du budget de la cellule F2. Si tel est le cas, le message « Proche du budget ».
• VRAI : « Dans les limites du budget »: Le test final est fourre-tout : si mes dépenses n'ont déclenché aucun des trois autres tests, la formule renvoie « Dans les limites du budget ».

Entraînez-vous la prochaine fois que c'est l'anniversaire de quelqu'un

Si, comme moi, vous n'arrivez pas à suivre les anniversaires, Excel peut vous aider. Ce tableau m'indique combien de jours il reste avant l'anniversaire de chaque personne :

C'est la formule que j'ai construite dans la cellule C2. Parce que je l'ai entré dans un tableau Excel, il a été dupliqué dans le Jours colonne automatiquement lorsque j'ai appuyé sur Entrée :

=IF(DATE(YEAR(TODAY()),MONTH((@Birthday)),DAY((@Birthday)))    
Let me break this complex formula down.
    

            Part 1: Establishing the current date and creating this year's birthday date
    
The formula begins by calculating the birthday date for the current year:
    
(DATE(YEAR(TODAY()), MONTH((@Birthday)), DAY((@Birthday)))


                                        ANNÉE(AUJOURD'HUI(): Ceci extrait l'année en cours.
                        

                                        MOIS((@anniversaire)): Ceci extrait le mois de la date d'origine dans le Anniversaire colonne de la ligne actuelle.
                        

                                        JOUR((@anniversaire)): Ceci extrait le jour de la date d'origine dans le Anniversaire colonne de la ligne actuelle.
                        


            Partie 2 : Vérifier si la date est dépassée cette année

    
La partie suivante de la formule vérifie si la date créée dans la partie 1 est déjà passée cette année :
IF(Part 1)
Si la date est inférieure (antérieure) à la date d'aujourd'hui, cela signifie que l'anniversaire est passé (renvoyant VRAI). En revanche, si la date est supérieure (plus tard) ou égale à la date d'aujourd'hui, cela signifie que l'anniversaire est proche ou aujourd'hui (renvoyant FALSE).

            Partie 3 : Calcul de la prochaine date cible

    
La fonction IF renvoie différentes sorties selon que les critères sont remplis ou non. Si la partie 2 renvoie VRAI (en d'autres termes, la date est passée), la formule ajoute 1 à l'année en cours et calcule la date d'anniversaire de l'année suivante comme date cible :
DATE(YEAR(TODAY())+1,MONTH((@Birthday)),DAY((@Birthday)))

Cependant, si la partie 2 renvoie FALSE (car la date n'est pas passée), la formule utilise la date d'anniversaire de l'année en cours comme date cible :
DATE(YEAR(TODAY()),MONTH((@Birthday)),DAY((@Birthday)))


            Partie 4 : La soustraction finale

    
Enfin, la date du jour est soustraite de la date cible :
=Target date-TODAY())

La soustraction de la date actuelle de la date future calculée renvoie le nombre final de jours jusqu'au prochain anniversaire.



Si le résultat de la formule apparaît sous la forme d'une date au lieu d'un nombre de jours, modifiez le format numérique de la cellule de "Date" à "Nombre" pour afficher correctement le compte à rebours.




Il est clair qu’Excel n’est pas réservé aux comptables. En fait, vous pouvez l'utiliser pour de nombreuses tâches quotidiennes à la maison, comme planifier des destinations de vacances, suivre les statistiques de votre équipe sportive et surveiller votre poids. L'introduction de fonctions de tableau dynamique a rendu ces solutions complexes plus propres et plus rapides que jamais, alors n'ayez pas peur d'expérimenter de nouveaux outils.











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