J'ai arrêté de m'inquiéter des audits de feuilles de calcul lorsque j'ai découvert cet assistant Excel caché

Comme beaucoup de personnes qui utilisent Excel quotidiennement, je me suis toujours concentré sur les parties amusantes, comme la création de formules complexes et la création de graphiques impressionnants. Cependant, je considérais souvent l’aspect important de l’audit comme une tâche fastidieuse que je ne pouvais exécuter qu’en recherchant les bons outils sur le ruban Excel.

Ainsi, lorsque j'ai découvert l'assistant Go To Special, ce processus chaotique est instantanément devenu beaucoup plus simple et l'énorme point de friction de l'audit a été définitivement éradiqué.

Où trouver Go To Special

Même s'il s'agit d'un outil incroyablement utile, Go To Special n'est pas immédiatement visible sur le ruban : vous devez développer le menu déroulant « Rechercher et sélectionner » dans l'onglet Accueil.

Si, comme moi, vous préférez utiliser les raccourcis clavier dans Excel, appuyez sur Ctrl+G ou F5 pour ouvrir la boîte de dialogue Aller à, puis appuyez sur Alt+S pour sélectionner « Spécial ».

Une fois que vous avez ouvert la boîte de dialogue Aller à spécial, vous pouvez voir toutes les options disponibles.

Hygiène des données : gérer les blancs

Les cellules vides dans les feuilles de calcul Excel posent problème. Ils empêchent un filtrage approprié, confondent les tableaux croisés dynamiques et créent des incohérences dans les formules. Ainsi, nettoyer ces blancs est la première étape d’audit la plus critique, et Go To Special est le moyen le plus rapide de le faire.

Rechercher et remplir des cellules vides

Après avoir lancé la boîte de dialogue Aller à spécial, sélectionné « Vides » et cliqué sur « OK », ce que je fais ensuite dépend de la question de savoir si les cellules vides nécessitent un examen individuel ou un simple espace réservé en masse. S'ils ont besoin d'un examen individuel, j'applique d'abord un remplissage jaune pour confirmer visuellement où se trouvent les données manquantes.

Notez que lorsque tous les espaces sont sélectionnés, celui qui est le plus en haut et le plus à gauche est actif, je peux donc commencer à taper immédiatement pour le corriger manuellement.

Ensuite, lorsque j'appuie sur Entrée, la cellule vide suivante devient active, ce qui me permet de répéter le processus jusqu'à ce que toutes les cellules vides soient remplies de leurs valeurs uniques.

Une fois que j'ai fini de remplir les cellules, je clique n'importe où pour annuler la sélection et je parcours visuellement toutes les cellules jaunes pour m'assurer qu'elles sont toutes remplies. Une fois que je suis satisfait, je supprime le remplissage de couleur.

D'un autre côté, si je sais que toutes les cellules vides de la sélection nécessitent la même valeur (comme un zéro ou un texte d'espace réservé comme « TBC »), avec les cellules vides sélectionnées, je tape la valeur dans la cellule active et j'appuie sur Ctrl+Entrée pour l'appliquer aux cellules sélectionnées restantes.

Suppression des lignes vides : un avertissement crucial

De nombreux didacticiels en ligne recommandent d'utiliser Go To Special pour supprimer les lignes vides. C'est un mauvais conseil, car cette méthode supprime toutes les lignes contenant n'importe lequel blancs, pas seulement ceux contenant tous des blancs. En d’autres termes, si une ligne contient des données dans neuf cellules sur 10, mais que la 10ème cellule est vide, la ligne entière, y compris toutes vos bonnes données, sera supprimée. Pour supprimer en toute sécurité des lignes Excel vraiment vides, vous devez utiliser une approche en plusieurs étapes combinant des filtres, une colonne d'assistance et la fonction COUNTBLANK.

Éléments essentiels de l'audit : intégrité des formules et vérification des classeurs

Une fois que j'ai nettoyé mes cellules vides, je suis prêt à entrer dans le vif du sujet de l'audit des feuilles de calcul. Les trois étapes suivantes sont essentielles dans chaque feuille de travail.

Distinguer les constantes et les formules

Numéros codés en dur (également appelés constantes) être confondu avec des formules constitue un risque d'audit sérieux, car ils peuvent conduire à des résultats inexacts lorsque les entrées changent. Heureusement, l'assistant Go To Special peut me dire quelles cellules contiennent des constantes et quelles cellules contiennent des formules.

Après avoir sélectionné la plage et lancé l'assistant Go To Special, je coche « Constantes » pour mettre en évidence toutes les cellules contenant des nombres ou du texte codés en dur, ou « Formules » pour mettre en évidence toutes les cellules contenant des formules.

Après avoir cliqué sur « OK », je peux voir si toutes les cellules attendues (dans le cas ci-dessous, toutes les constantes) sont correctement sélectionnées.

Si vous envisagez de partager votre classeur avec d'autres personnes, sélectionnez « Constantes », appliquez un remplissage de couleur claire et ajoutez une clé pour expliquer que seules les cellules colorées doivent être modifiées.

Erreurs de débogage

Des erreurs telles que #REF !, #DIV/0 ! ou #N/A sont non seulement visuellement désordonnées, mais peuvent également se répercuter sur un classeur entier et entraîner la rupture ou l'inexactitude des formules en aval. C'est pourquoi j'utilise l'assistant Go To Special pour les résoudre.

Après avoir lancé Go To Special, je coche « Formules » et désélectionne tout ce qui se trouve dans cette section, sauf « Erreurs ».

Lorsque je clique sur « OK », toutes les cellules contenant des erreurs sont sélectionnées. Ensuite, soit je remplis en couleur toutes ces cellules pour examen, soit j'utilise Entrée pour passer d'une cellule d'erreur à l'autre et résoudre les problèmes sous-jacents.

Vérification de l'intégrité des données

La validation des données est un excellent outil pour éviter les mauvaises entrées, mais il n'est pas toujours évident de savoir quelles cellules ont réellement les règles appliquées. J'utilise donc Go To Special pour confirmer que la validation des données a été correctement mise en œuvre.

Dans la boîte de dialogue Aller à spécial, je coche « Validation des données ». Ensuite, j'ai deux options :

• Tous: Ceci sélectionne tous cellules avec validation des données.
• Même: Cela sélectionne les cellules qui ont les règles de validation des données comme cellule active.

Ensuite, je remplis en couleur toutes les cellules sélectionnées, et pour chaque cellule ou plage colorée, j'ouvre la boîte de dialogue « Validation des données » via l'onglet Données du ruban pour vérifier que les bonnes règles sont appliquées.

De même, cochez « Formats conditionnels » dans la boîte de dialogue Aller à spécial pour mettre en évidence les cellules contenant des règles de mise en forme conditionnelle.

L'astuce d'audit finale : copier les lignes visibles

Après tout le nettoyage et la vérification, l'étape finale consiste souvent à copier les données pour un rapport. Cependant, lorsque je masque manuellement des lignes à l'aide de la commande « Masquer » du clic droit, le comportement par défaut d'Excel consiste également à copier les données de ces cellules masquées. La même chose peut être dite pour les données filtrées dans les anciennes versions d'Excel (avant 2007). Grâce à l'outil Go To Special, je peux garantir qu'Excel sélectionne uniquement ce que je peux voir, que les lignes soient masquées ou filtrées manuellement.

Dans cet exemple, les lignes 4, 9 et 14 sont masquées et je ne souhaite pas qu'elles soient collées lorsque je copie l'ensemble de données. Ainsi, dans la boîte de dialogue Aller à spécial, je sélectionne « Cellules visibles uniquement » et je clique sur « OK ».

Ensuite, j'appuie sur Ctrl+C pour copier la sélection, et lorsque je colle les données ailleurs, seules les cellules visibles sont transférées.

Une autre façon de sélectionner uniquement les cellules visibles consiste à sélectionner la plage et à appuyer sur Alt+ ; (point-virgule). Cela effectue exactement la même action mais constitue une alternative beaucoup plus efficace.

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En plus d'auditer mes feuilles de calcul Excel, je vérifie toujours que mes feuilles de calcul sont accessibles à tous. Par exemple, j'utilise des noms de feuilles descriptifs, je formate mes données sous forme de tableaux Excel nommés, j'ajoute du texte alternatif aux graphiques et j'utilise des polices claires.