La firma elettronica e il timbro: cosa devi sapere prima di iniziare
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La firma elettronica e il timbro: cosa devi sapere prima di iniziare

Attualmente, gli scambi commerciali e professionali vengono effettuati sempre più attraverso moderni mezzi di comunicazione. Gli scambi fisici stanno diventando sempre più rari. I dibattiti e le negoziazioni si svolgono in videoconferenza. E quando è il momento di concludere l'affare, i documenti vengono scritti e condivisi in formato elettronico, quindi firmati e timbrati digitalmente. Pertanto la firma digitale e il timbro, sebbene vengano testati solo in alcune organizzazioni, fanno già parte dei mezzi di autenticazione del futuro.

Un nuovo contesto

Il COVID-19 e il confinamento hanno favorito lo sviluppo di un nuovo modo di vivere, scambiare e fare affari. Il contatto fisico sta diventando sempre più raro e la comunicazione remota sta diventando uno standard. Tanto che il fatto che un gran numero dei suoi dipendenti faccia il telelavoro non è più nemmeno un handicap per l'azienda. Al contrario, le aziende osano reclutare persone che vivono migliaia di kilometri. I contratti e gli accordi digitali stanno diventando popolari e, come previsto, le firme vengono effettuate online.

Per sostituire il tradizionale supporto cartaceo, i documenti commerciali e amministrativi sono digitali. Pertanto, è stato necessario sostituire e realizzare anche versioni elettroniche per la firma autografa e il tradizionale tampone a inchiostro (per maggiori informazioni, visita Questo sito tampone di inchiostro). In concreto, la firma e il timbro digitale sono strumenti offerti da alcuni fornitori di servizi che garantiscono l'autenticità di documenti, firme e timbri.In concreto, un'azienda firma un contratto per la firma e il timbro aziendali online. Ogni volta che si rende necessario l'utilizzo di tali strumenti, l'utente redige il documento direttamente sul sito del fornitore del servizio e invita i vari firmatari a collegarsi anche lì. Una versione digitale del documento, firmata e timbrata, viene quindi inviata a tutti gli interessati, con menzione della certificazione di autenticità del prestatore del servizio nonché le disposizioni di legge in caso di controversia.

Timbri e firme digitali hanno valore legale?

La convenzione eIDAS, o regolamento europeo sull'identificazione elettronica e sui servizi fiduciari per le transazioni elettroniche, stabilisce le basi del sistema in Europa. E in Francia, è la legge n° 2000-230 che regola il valore legale della firma.

Questa legge specifica esattamente quali criteri verranno presi in considerazione affinché la firma digitale e il timbro siano ritenuti conformi. In particolare, conferma l'indivisibilità di questi due elementi. Il solo timbro non è valido, ad esempio, a meno che non sia accompagnato da una firma elettronica, quest'ultima l'unico elemento a cui è realmente attribuito il valore legale. Come per i documenti e i timbri tradizionali, anche per convalidare il documento devono essere presenti più informazioni.

 Inoltre, affinché il documento sia valido, il prestatore di servizi che offre il servizio deve anche soddisfare i requisiti posti da eIDAS. In particolare, deve ottenere le necessarie autorizzazioni dagli enti interessati, a seconda del Paese di provenienza. Si noti che l'azienda è libera di utilizzare qualsiasi fornitore di servizi di sua scelta, anche fornitori di servizi di altri paesi, ma all'interno dell'Unione.

Firme elettroniche semplici, avanzate e qualificate

Soprattutto, la firma elettronica semplice non è soggetta ad alcun reale vincolo e non è regolamentata. In realtà, una semplice firma elettronica è qualsiasi altra forma di firma elettronica che non sia né avanzata né qualificata. Spiegheremo meglio questi due termini nei prossimi paragrafi. Si supponga, ad esempio, che una persona stampi un documento, lo firmi, vi applichi un timbro e quindi lo scannerizzi. Quindi lo rispedisce sotto forma di file elettronico. Si parla quindi di una semplice firma elettronica, il cui livello di sicurezza non è elevato.

La firma elettronica avanzata, invece, è disciplinata dal regolamento eIDAS. Deve soddisfare determinate condizioni come essere legato in modo equivoco al suo firmatario nonché al materiale che quest'ultimo ha utilizzato, consentendo quindi l'immediata identificazione del firmatario. Il prestatore di servizi deve inoltre autenticare il documento e assicurarsi che non possa essere modificato. Una firma elettronica avanzata richiede anche una verifica più approfondita dell'identità del firmatario. Anche diverse azioni che certificano il consenso di quest'ultimo al momento della firma del documento, come ad esempio le checkbox, ne rafforzano l'autenticazione.

Una firma elettronica qualificata è associata a un livello di sicurezza ancora più elevato. Richiede l'uso di tecniche di verifica dell'identità ancora più avanzate per il firmatario. Può essere richiesta la presenza fisica di quest'ultimo o di altro mezzo equivalente. La firma deve essere certificata anche utilizzando strumenti avanzati come chiavi di connessione o smart card, ad esempio.

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