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Oggi la cassetta delle lettere è diventata uno strumento essenziale nella nostra vita quotidiana e professionale. Tuttavia, a volte può essere difficile navigare attraverso la massa di e-mail ricevute ogni giorno.

Questo articolo presenta alcuni suggerimenti per gestire al meglio la tua casella di posta e rimanere organizzato.

sommario

Organizza la tua casella di posta

L'organizzazione della tua casella di posta ti consente di essere più efficiente ogni giorno nella tua attività professionale. Se sei interessato a suggerimenti e consigli per essere più produttivo, non esitare a visitare il sito latribudesexperts.fr.

Per iniziare, il primo passo è organizzare la tua casella di posta creando cartelle e sottocartelle tematiche. Ciò consentirà di classificare rapidamente le e-mail e trovarle facilmente se necessario.

Puoi anche utilizzare etichette o tag per contrassegnare messaggi importanti o prioritari.

Per organizzare la tua posta elettronica:

Crea cartelle: ad esempio, puoi creare cartelle per le tue e-mail personali, professionali, fatture, newsletters, ecc Per andare oltre, crea sottocartelle all'interno di queste cartelle principali.
Usa etichette: alcuni messaggi offrono di assegnare colori ai messaggi per facilitarne l'identificazione. Cogli l'occasione per associare un colore ad ogni tipo di messaggio (urgente, importante, da leggere dopo, ecc.).
Configura regole automatiche: la maggior parte delle caselle di posta consente di configurare regole per filtrare automaticamente i messaggi in arrivo. Ad esempio, puoi inviare tutte le email da un indirizzo specifico a una cartella dedicata.

Ordina regolarmente le tue e-mail

Gestisci bene la tua casella di posta anche ordinando. In effetti, si consiglia di dedicare del tempo a sistemare regolarmente la propria casella di posta per evitare che diventi ingestibile.

Imposta orari specifici durante il giorno o la settimana per controllare ed elaborare le tue e-mail, a seconda della tua attività e delle tue esigenze.

Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a ordinare i tuoi messaggi in modo efficace:

Leggi rapidamente ogni messaggio: prenditi qualche secondo per identificare l'oggetto del messaggio e decidi se vale la pena leggerlo subito, dopo o cancellarlo direttamente.
Rispondi a messaggi importanti: se un'e-mail richiede una risposta rapida da parte tua, gestiscila il prima possibile per evitare di dimenticarla.
Archivia o archivia i messaggi completati: dopo aver letto e/o risposto a un messaggio, considera di spostarlo nella cartella appropriata o di archiviarlo per liberare spazio nella posta in arrivo.
Elimina i messaggi non necessari: sentiti libero di eliminare le e-mail non importanti, come spam o pubblicità. Puoi anche configurare un filtro antispam per limitarne l'arrivo.

Gestisci le tue iscrizioni e gli invii di massa

I newslettere altri messaggi automatici possono invadere rapidamente la nostra casella di posta se non stiamo attenti.

Ecco alcuni suggerimenti per gestire al meglio questo tipo di email:

Annulla l'iscrizione in modo intelligente: se non hai mai letto le e-mail di un certo newsletter, prenditi il tempo per annullare l'iscrizione per evitare che continuino a ingombrare la tua casella di posta.
Crea regole specifiche: puoi configurare le regole per inviare automaticamente il file newsletters in una cartella dedicata o contrassegnarli come già letti.
Usa un indirizzo email secondario: per evitare che i tuoi abbonamenti inquinino la tua casella di posta principale, crea un indirizzo email dedicato agli abbonamenti a newsletters, forum o altri servizi online.

Sfrutta appieno le funzionalità offerte dal tuo servizio di messaggistica

Infine sulla gestione di una casella di posta, devi conoscere le funzionalità offerte dalla tua casella di posta e utilizzarle con saggezza per ottimizzare la gestione della tua posta elettronica.

Ecco alcuni esempi:

Usa scorciatoie da tastiera: la maggior parte dei messaggi offre scorciatoie per eseguire rapidamente determinate azioni (archiviare, eliminare, rispondere, ecc.). Imparali e usali per risparmiare tempo ogni giorno.
Configura risposte automatiche: Se sei assente o non disponibile, configura una risposta automatica per informare i tuoi corrispondenti della tua situazione e dare loro una data di ritorno.
Configura le firme: crea una o più firme personalizzate per aggiungere automaticamente le tue informazioni di contatto in fondo alle tue e-mail.

Alcune utili scorciatoie da tastiera per Gmail

Prima di iniziare, assicurati di abilitare le scorciatoie da tastiera nelle impostazioni di Gmail.

Per farlo, vai su Impostazioni (l'icona a forma di ingranaggio) > Visualizza tutte le impostazioni, quindi scorri verso il basso fino a Scorciatoie da tastiera. Fai clic su "Abilita scorciatoie da tastiera", quindi salva le modifiche.

Esistono molte scorciatoie che puoi persino personalizzare (Tutte le impostazioni> Impostazioni avanzate). Ecco i principali:

c: comporre un nuovo messaggio;
/ : Posiziona il cursore nella barra di ricerca;
p: rispondere a un messaggio;
a: Rispondi a tutti in un messaggio;
f: Inoltra un'e-mail;
e: Archivia la posta selezionata.

Ovviamente, queste scorciatoie sono specifiche di Gmail e non funzioneranno necessariamente in Outlook o Thinderbird.

Seguendo questi suggerimenti e adattando le tue abitudini di gestione della posta elettronica, dovresti notare rapidamente un miglioramento nell'organizzazione della tua casella di posta e un risparmio di tempo nell'elaborazione delle tue e-mail.