Name: Tremplin Numérique
Price range: $$$

Mára a postafiók elengedhetetlen eszközzé vált mindennapi és szakmai életünkben. Ennek ellenére néha nehéz lehet eligazodni a naponta érkező e-mailek tömegében.

Ez a cikk néhány tippet tartalmaz a postafiók jobb kezeléséhez és a rendszerezéshez.

Sommaire

Rendszerezze a beérkező leveleket

A postaládájának felépítése lehetővé teszi, hogy a mindennapokban hatékonyabb legyen szakmai tevékenységében. Ha érdeklik a tippek és tanácsok, hogy hatékonyabb legyen, ne habozzon felkeresni az oldalt latribudesexperts.fr.

Kezdésként az első lépés a beérkező levelek rendszerezése tematikus mappák és almappák létrehozásával. Ez lehetővé teszi az e-mailek gyors osztályozását és szükség esetén egyszerű megtalálását.

Használhat címkéket vagy címkéket is a fontos vagy kiemelt üzenetek megjelölésére.

Az e-mailek rendszerezéséhez:

Mappák létrehozása: például mappákat hozhat létre személyes, szakmai e-mailjeihez, számláihoz, newsletters stb A továbblépéshez hozzon létre almappákat ezekben a fő mappákban.
Címkék használata: Egyes üzenetküldési lehetőségek színeket rendelnek az üzenetekhez, hogy megkönnyítsék az azonosítást. Használja ki a lehetőséget, hogy minden üzenettípushoz színt rendeljen (sürgős, fontos, később olvasandó stb.).
Automatikus szabályok konfigurálása: A legtöbb postafiók lehetővé teszi a szabályok konfigurálását a bejövő üzenetek automatikus szűrésére. Például elküldheti az összes e-mailt egy adott címről egy dedikált mappába.

Rendszeresen rendezze e-mailjeit

Kezelje jól postafiókját a válogatással is. Valójában ajánlott szánni időt a beérkező levelek rendszeres rendezésére, nehogy kezelhetetlenné váljon.

Állítson be konkrét időpontokat a nap vagy a hét folyamán az e-mailek ellenőrzéséhez és feldolgozásához, tevékenységeitől és igényeitől függően.

Íme néhány tipp, amelyek segítenek az üzenetek hatékony rendezésében:

Olvasson el minden üzenetet gyorsan: Szánjon néhány másodpercet az üzenet tárgyának azonosítására, és döntse el, hogy érdemes-e azonnal elolvasni, később vagy közvetlenül törölni.
Válaszolj a fontos üzenetekre: Ha egy e-mail gyors választ kíván tőled, a lehető leghamarabb kezeld, nehogy elfelejtsd.
Elkészült üzenetek archiválása vagy fájlba foglalása: Miután elolvasta és/vagy válaszolt egy üzenetre, fontolja meg az üzenet áthelyezését a megfelelő mappába vagy archiválását, hogy helyet szabadítson fel a beérkező levelek között.
Törölje a felesleges üzeneteket: Nyugodtan törölje a nem fontos e-maileket, például a spamet vagy a hirdetéseket. Beállíthat egy spamszűrőt is, hogy korlátozza az érkezésüket.

Kezelje előfizetéseit és tömeges levelezését

Les newsletters és más automatikus üzenetek gyorsan behatolhatnak a postafiókunkba, ha nem vagyunk óvatosak.

Íme néhány tipp az ilyen típusú e-mailek jobb kezeléséhez:

Okosan iratkozzon le: Ha soha nem olvassa el egy bizonyos e-mailjeit newsletter, szánjon időt a leiratkozásra, nehogy továbbra is zsúfolt legyen a postaládája.
Konkrét szabályok létrehozása: Beállíthatja, hogy a szabályok automatikusan elküldjék a newsletters egy dedikált mappába, vagy jelölje meg olvasottként.
Másodlagos e-mail cím használata: Ha szeretné megelőzni, hogy előfizetései szennyezzék a fő postafiókot, hozzon létre egy e-mail címet a newsletters, fórumok vagy egyéb online szolgáltatások.

Használja ki teljes mértékben az üzenetküldő rendszer által kínált funkciókat

Végül a postafiók kezelésével kapcsolatban ismernie kell a postafiókja által kínált funkciókat, és bölcsen kell használnia azokat az e-mailek kezelésének optimalizálása érdekében.

Íme néhány példa:

Billentyűparancsok használata: A legtöbb üzenetküldés gyorsbillentyűket kínál bizonyos műveletek gyors végrehajtásához (archiválás, törlés, válaszadás stb.). Tanulja meg őket, és használja őket, hogy minden nap időt takarítson meg.
Automatikus válaszok konfigurálása: Ha Ön távol van vagy nem elérhető, állítson be egy automatikus választ, amely tájékoztatja kapcsolattartóit a helyzetéről, és megadja nekik a visszatérési dátumot.
Aláírások konfigurálása: Hozzon létre egy vagy több egyéni aláírást, hogy kapcsolatfelvételi adatait automatikusan hozzáadja e-mailjei aljához.

Néhány hasznos billentyűparancs a Gmailhez

Mielőtt elkezdené, győződjön meg arról, hogy engedélyezte a billentyűparancsokat a Gmail beállításaiban.

Ehhez lépjen a Beállítások (fogaskerék ikon) > Összes beállítás megtekintése elemhez, majd görgessen le a Billentyűparancsok részhez. Kattintson a „Billentyűparancsok engedélyezése” lehetőségre, majd mentse a módosításokat.

Számos parancsikon található, amelyeket akár személyre is szabhat (Minden beállítás > Speciális beállítások). Íme a főbbek:

c: Új üzenet írása;
/ : Helyezze a kurzort a keresősávba;
p: Válasz üzenetre;
a: Válasz mindenkinek üzenetben;
f: E-mail továbbítása;
e: A kiválasztott e-mail archiválása.

Nyilvánvaló, hogy ezek a parancsikonok kifejezetten a Gmailre vonatkoznak, és nem feltétlenül működnek az Outlookban vagy a Thinderbirdben.

Ha követi ezeket a tippeket, és módosítja e-mail-kezelési szokásait, gyorsan észreveheti a postafiók felépítésének javulását, és időt takaríthat meg az e-mailek feldolgozása során.