La firma y el sello electrónicos: lo que debes saber antes de empezar
Actualmente, los intercambios comerciales y profesionales se realizan cada vez más a través de modernos medios de comunicación. Los intercambios físicos son cada vez más raros. Los debates y negociaciones se realizan por videoconferencia. Y cuando llega el momento de sellar el trato, los documentos se escriben y comparten en un formato electrónico, luego se firman y sellan digitalmente. Así, la firma y el sello digital, aunque sólo se están probando en determinadas organizaciones, ya forman parte de los medios de autenticación del futuro.
Un nuevo contexto
El COVID-19 y el confinamiento han favorecido el desarrollo de una nueva forma de vivir, intercambiar y hacer negocios. Cada vez más, el contacto físico se está volviendo raro y la comunicación remota se está convirtiendo en un estándar. Tanto es así que el hecho de que un gran número de sus empleados estén teletrabajando ya no es ni siquiera un hándicap para la compañía. Por el contrario, las empresas se atreven a reclutar personas que viven miles de kilometros Los contratos y acuerdos digitales se están volviendo populares y, como era de esperar, las firmas se realizan en línea.
Con el fin de reemplazar el soporte tradicional en papel, los documentos comerciales y administrativos son digitales. Por lo tanto, también fue necesario reemplazar y crear versiones electrónicas para la firma manuscrita y la almohadilla de tinta tradicional (para más información, visite este sitio almohadilla de tinta). Concretamente, la firma y el sello digital son herramientas que ofrecen determinados proveedores de servicios que aseguran la autenticidad de los documentos, firmas y sellos.Concretamente, una empresa firma un contrato de firma y sello de empresa online. Cada vez que es necesario el uso de estas herramientas, el usuario redacta el documento directamente en el sitio del proveedor de servicios e invita a los distintos firmantes a conectarse allí también. Luego se envía una versión digital del documento, firmada y sellada, a todas las partes interesadas, con menciones de certificación de autenticidad del proveedor del servicio, así como las disposiciones legales en caso de disputa.
¿Los sellos y las firmas digitales tienen valor legal?
El convenio eIDAS, o reglamento europeo sobre identificación electrónica y servicios de confianza para transacciones electrónicas, establece las bases del sistema en Europa. Y en Francia, es la ley n° 2000-230 la que rige el valor legal de la firma.
Esta ley especifica con precisión qué criterios se tendrán en cuenta para que la firma y el sello digitales se consideren conformes. En particular, confirma la indivisibilidad de estos dos elementos. El sello por sí solo no es válido, por ejemplo, a menos que vaya acompañado de una firma electrónica, siendo esta última el único elemento al que realmente se atribuye valor jurídico. Al igual que con los documentos y sellos tradicionales, también deben estar presentes varios datos para validar el documento.
Además, para que el documento sea válido, el prestador de servicios que ofrece el servicio también debe cumplir con los requisitos establecidos por eIDAS. En particular, deberá obtener las autorizaciones necesarias de los organismos interesados, según el país de origen. Tenga en cuenta que la empresa es libre de utilizar cualquier proveedor de servicios de su elección, incluso proveedores de servicios de otros países, pero dentro de la Unión.
Firmas electrónicas simples, avanzadas y cualificadas
Sobre todo, la firma electrónica simple no está sujeta a ninguna restricción real y no está regulada. En realidad, una firma electrónica simple es cualquier otra forma de firma electrónica que no sea avanzada ni cualificada. Explicaremos mejor estos dos términos en los próximos párrafos. Por ejemplo, supongamos que una persona imprime un documento, lo firma, le pone un sello y luego lo escanea. Luego lo devuelve en forma de archivo electrónico. Hablamos entonces de una firma electrónica simple, cuyo nivel de seguridad no es alto.
La firma electrónica avanzada, por su parte, se rige por la normativa eIDAS. Debe cumplir ciertas condiciones como estar vinculado a su firmante de manera equívoca así como al material que éste haya utilizado, permitiendo así la identificación inmediata del firmante. El proveedor de servicios también debe autenticar el documento y asegurarse de que no se pueda modificar. Una firma electrónica avanzada también requiere una verificación más extensa de la identidad del firmante. Diferentes acciones que certifican el consentimiento de este último al firmar el documento, como por ejemplo las casillas de verificación, también refuerzan su autenticación.
Una firma electrónica calificada se asocia con un nivel de seguridad aún mayor. Requiere el uso de técnicas de verificación de identidad aún más avanzadas para el firmante. Podrá exigirse la presencia física de éste u otro medio equivalente. La firma también debe certificarse mediante herramientas avanzadas como claves de conexión o tarjetas inteligentes, por ejemplo.
