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Heute ist der Briefkasten zu einem unverzichtbaren Werkzeug in unserem täglichen und beruflichen Leben geworden. Trotzdem kann es manchmal schwierig sein, sich in der Masse der täglich eingehenden E-Mails zurechtzufinden.

Dieser Artikel enthält einige Tipps, wie Sie Ihr Postfach besser verwalten und organisiert bleiben können.

Zusammenfassung

Organisieren Sie Ihren Posteingang

Die Organisation Ihres Postfachs ermöglicht es Ihnen, Ihre berufliche Tätigkeit täglich effizienter zu gestalten. Wenn Sie an den Tipps und Ratschlägen für mehr Produktivität interessiert sind, zögern Sie nicht, die Website zu besuchen latribudesexperts.fr.

Der erste Schritt besteht darin, Ihren Posteingang zu organisieren, indem Sie thematische Ordner und Unterordner erstellen. So lassen sich E-Mails schnell klassifizieren und bei Bedarf leicht finden.

Sie können auch Labels oder Tags verwenden, um wichtige oder vorrangige Nachrichten zu kennzeichnen.

So organisieren Sie Ihre E-Mail:

Ordner erstellen: Sie können beispielsweise Ordner für Ihre persönlichen, beruflichen E-Mails, Rechnungen, newsletters usw Um weiter zu gehen, erstellen Sie Unterordner in diesen Hauptordnern.
Labels verwenden: Einige Messaging-Angebote bieten die Möglichkeit, Nachrichten Farben zuzuweisen, um ihre Identifizierung zu erleichtern. Nutzen Sie die Gelegenheit, jeder Art von Nachricht (dringend, wichtig, später lesen usw.) eine Farbe zuzuordnen.
Automatische Regeln konfigurieren: Bei den meisten Postfächern können Sie Regeln konfigurieren, um eingehende Nachrichten automatisch zu filtern. Sie können beispielsweise alle E-Mails von einer bestimmten Adresse an einen bestimmten Ordner senden.

Sortieren Sie Ihre E-Mails regelmäßig

Verwalten Sie Ihr Postfach gut, indem Sie es auch sortieren. In der Tat wird empfohlen, sich die Zeit zu nehmen, Ihren Posteingang regelmäßig zu sortieren, um zu verhindern, dass er unüberschaubar wird.

Legen Sie bestimmte Tages- oder Wochenzeiten fest, um Ihre E-Mails zu prüfen und zu bearbeiten, je nach Ihrer Aktivität und Ihren Bedürfnissen.

Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Nachrichten effektiv zu sortieren:

Lesen Sie jede Nachricht schnell: Nehmen Sie sich ein paar Sekunden Zeit, um den Betreff der Nachricht zu identifizieren, und entscheiden Sie, ob es sich lohnt, sie sofort, später oder direkt zu löschen.
Beantworten Sie wichtige Nachrichten: Wenn eine E-Mail eine schnelle Antwort von Ihnen erfordert, bearbeiten Sie sie so schnell wie möglich, um sie nicht zu vergessen.
Abgeschlossene Nachrichten archivieren oder ablegen: Nachdem Sie eine Nachricht gelesen und/oder beantwortet haben, sollten Sie sie in den entsprechenden Ordner verschieben oder archivieren, um Speicherplatz in Ihrem Posteingang freizugeben.
Löschen Sie unnötige Nachrichten: Sie können unwichtige E-Mails wie Spam oder Werbung löschen. Sie können auch einen Spamfilter konfigurieren, um deren Ankunft zu begrenzen.

Verwalten Sie Ihre Abonnements und Massensendungen

Die newsletters und andere automatische Nachrichten können schnell in unseren Posteingang eindringen, wenn wir nicht aufpassen.

Hier sind einige Tipps, um diese Arten von E-Mails besser zu verwalten:

Clever abbestellen: Wenn Sie nie E-Mails von einem bestimmten lesen newsletter, nehmen Sie sich die Zeit, sich abzumelden, um zu verhindern, dass sie Ihr Postfach weiterhin überladen.
Spezifische Regeln erstellen: Sie können Regeln konfigurieren, um automatisch zu versenden newsletters in einem eigenen Ordner oder markieren Sie sie als gelesen.
Verwenden Sie eine sekundäre E-Mail-Adresse: Um zu verhindern, dass Ihre Abonnements Ihr Hauptpostfach verschmutzen, erstellen Sie eine E-Mail-Adresse für Abonnements newsletters, Foren oder andere Online-Dienste.

Nutzen Sie die Funktionen Ihres Messaging-Systems voll aus

Schließlich müssen Sie bei der Verwaltung eines Postfachs die von Ihrem Postfach angebotenen Funktionen kennen und sie mit Bedacht einsetzen, um die Verwaltung Ihrer E-Mails zu optimieren.

Hier sind einige Beispiele:

Verwenden Sie Tastenkombinationen: Die meisten Messaging-Nachrichten bieten Tastenkombinationen, um bestimmte Aktionen schnell auszuführen (Archivieren, Löschen, Antworten usw.). Lernen Sie sie und verwenden Sie sie, um jeden Tag Zeit zu sparen.
Konfigurieren Sie automatische Antworten: Wenn Sie abwesend oder nicht verfügbar sind, konfigurieren Sie eine automatische Antwort, um Ihre Korrespondenten über Ihre Situation zu informieren und ihnen ein Rückkehrdatum mitzuteilen.
Signaturen konfigurieren: Erstellen Sie eine oder mehrere benutzerdefinierte Signaturen, um Ihre Kontaktinformationen automatisch am Ende Ihrer E-Mails hinzuzufügen.

Einige nützliche Tastenkombinationen für Gmail

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie Tastaturkürzel in den Gmail-Einstellungen aktivieren.

Gehen Sie dazu zu Einstellungen (das Zahnradsymbol) > Alle Einstellungen anzeigen und scrollen Sie dann nach unten zu Tastenkombinationen. Klicken Sie auf „Tastaturkürzel aktivieren“ und speichern Sie die Änderungen.

Es gibt viele Verknüpfungen, die Sie sogar anpassen können (Alle Einstellungen > Erweiterte Einstellungen). Hier sind die wichtigsten:

c: Erstellen Sie eine neue Nachricht;
/ : Platzieren Sie den Cursor in der Suchleiste;
p: Antwort auf eine Nachricht;
a: Allen in einer Nachricht antworten;
f: E-Mail weiterleiten;
e: Archivieren Sie die ausgewählte E-Mail.

Offensichtlich sind diese Verknüpfungen spezifisch für Gmail und funktionieren nicht unbedingt in Outlook oder Thinderbird.

Wenn Sie diese Tipps befolgen und Ihre E-Mail-Verwaltungsgewohnheiten anpassen, sollten Sie schnell eine Verbesserung der Organisation Ihres Postfachs und eine Zeitersparnis bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails feststellen.