Die elektronische Unterschrift und der Stempel: Was Sie wissen müssen, bevor Sie beginnen

Gegenwärtig wird der kommerzielle und berufliche Austausch zunehmend über moderne Kommunikationsmittel abgewickelt. Physischer Austausch wird immer seltener. Debatten und Verhandlungen werden per Videokonferenz geführt. Und wenn es an der Zeit ist, das Geschäft zu besiegeln, werden Dokumente geschrieben und in einem elektronischen Format geteilt, dann digital signiert und gestempelt. Damit gehören die digitale Signatur und der Stempel, obwohl sie nur in bestimmten Organisationen getestet werden, schon heute zu den Authentifizierungsmitteln der Zukunft.

Ein neuer Kontext

COVID-19 und Ausgangsbeschränkungen haben die Entwicklung einer neuen Art zu leben, auszutauschen und Geschäfte zu machen, begünstigt. Physischer Kontakt wird immer seltener und Fernkommunikation zum Standard. So sehr, dass die Tatsache, dass ein Großteil der Mitarbeiter Telearbeit leistet, nicht einmal mehr ein Handicap für das Unternehmen ist. Im Gegenteil, Unternehmen wagen es, Menschen zu rekrutieren, die Tausende von k lebeniloMeter. Digitale Verträge und Vereinbarungen werden immer beliebter und Unterschriften werden erwartungsgemäß online vorgenommen.

Um das traditionelle Papiermedium zu ersetzen, sind Handels- und Verwaltungsdokumente digital. Daher war es auch notwendig, elektronische Versionen für die handschriftliche Unterschrift und das traditionelle Stempelkissen zu ersetzen und zu erstellen (weitere Informationen finden Sie unter Diese Seite Stempelkissen). Konkret handelt es sich bei der Signatur und dem digitalen Stempel um von bestimmten Dienstleistern angebotene Hilfsmittel, die die Echtheit der Dokumente, Unterschriften und Stempel sicherstellen Konkret schließt ein Unternehmen einen Vertrag über eine Online-Firmensignatur und -stempel ab. Jedes Mal, wenn die Verwendung dieser Tools erforderlich ist, erstellt der Benutzer das Dokument direkt auf der Website des Dienstanbieters und lädt die verschiedenen Unterzeichner ein, sich dort ebenfalls zu verbinden. Eine digitale Version des Dokuments, unterzeichnet und gestempelt, wird dann an alle interessierten Parteien gesendet, mit Hinweisen auf die Echtheitsbescheinigung des Dienstleisters sowie die gesetzlichen Bestimmungen im Streitfall.

Haben Stempel und digitale Unterschriften einen Rechtswert?

Die eIDAS-Konvention oder europäische Verordnungen über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen legt die Grundlagen des Systems in Europa fest. Und in Frankreich ist es das Gesetz Nr. 2000-230, das die Rechtsgültigkeit der Unterschrift regelt.

Dieses Gesetz legt genau fest, welche Kriterien berücksichtigt werden, damit die digitale Signatur und der Stempel als konform gelten. Insbesondere bestätigt es die Unteilbarkeit dieser beiden Elemente. Der Stempel allein ist beispielsweise nicht gültig, es sei denn, er wird von einer elektronischen Signatur begleitet, wobei letztere das einzige Element ist, dem wirklich Rechtskraft zukommt. Wie bei herkömmlichen Dokumenten und Stempeln müssen auch mehrere Informationen vorhanden sein, um das Dokument zu validieren.

 Damit das Dokument gültig ist, muss auch der Dienstleister, der den Dienst anbietet, die Anforderungen von eIDAS erfüllen. Insbesondere muss er je nach Herkunftsland die erforderlichen Genehmigungen bei den betreffenden Organisationen einholen. Beachten Sie, dass es dem Unternehmen freisteht, jeden Dienstanbieter seiner Wahl zu nutzen, auch Dienstanbieter aus anderen Ländern, aber innerhalb der Union.

Einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen

Vor allem die einfache elektronische Signatur unterliegt keinem wirklichen Zwang und ist nicht reglementiert. In Wirklichkeit ist eine einfache elektronische Signatur jede andere Form der elektronischen Signatur, die weder fortgeschritten noch qualifiziert ist. Wir werden diese beiden Begriffe in den nächsten Absätzen näher erläutern. Angenommen, eine Person druckt ein Dokument aus, unterschreibt es, versieht es mit einem Stempel und scannt es dann ein. Anschließend sendet er sie in Form einer elektronischen Datei zurück. Wir sprechen dann von einer einfachen elektronischen Signatur, deren Sicherheitsniveau nicht hoch ist.

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur hingegen wird durch die eIDAS-Verordnung geregelt. Es muss bestimmte Bedingungen erfüllen, wie z. B. eine eindeutige Verbindung zu seinem Unterzeichner sowie zu dem Material, das dieser verwendet hat, um dann eine sofortige Identifizierung des Unterzeichners zu ermöglichen. Der Dienstleister muss außerdem das Dokument authentifizieren und sicherstellen, dass es nicht geändert werden kann. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur erfordert auch eine umfassendere Überprüfung der Identität des Unterzeichners. Verschiedene Aktionen, die die Zustimmung des letzteren beim Signieren des Dokuments bescheinigen, wie zum Beispiel Checkboxen, stärken auch seine Authentifizierung.

Eine qualifizierte elektronische Signatur ist mit einem noch höheren Sicherheitsniveau verbunden. Es erfordert die Verwendung noch fortschrittlicherer Identitätsprüfungstechniken für den Unterzeichner. Die physische Anwesenheit des letzteren oder andere gleichwertige Mittel können erforderlich sein. Die Signatur muss auch mit fortschrittlichen Tools wie beispielsweise Verbindungsschlüsseln oder Smartcards zertifiziert werden.