Currency vs Format de numéro comptable dans Excel: Quelle est la différence?

Les formats de devise et de numéro comptable dans Excel sont utilisés pour afficher les valeurs monétaires, y compris le symbole de la devise choisie. Cependant, dans cet article, je vais expliquer leurs différences subtiles, vous donnant une meilleure idée de laquelle utiliser dans votre feuille de calcul.

Leur alignement par défaut

Lorsque vous tapez un nombre non formaté dans Excel, il s'aligne à droite de la cellule. C'est ainsi que les décimaux s'alignent avec d'autres nombres dans la même colonne, et vous pouvez comparer instantanément et facilement le nombre de chiffres dans chaque valeur dans une liste, en particulier lorsqu'ils ont tous une ou plusieurs décimales.

Cela s'applique également aux valeurs formatées avec le format de nombre de devises – elles s'alignent sur le droit de la cellule, avec le symbole de devise placé directement avant le nombre. Remarquez également comment Excel insère automatiquement une virgule pour représenter des milliers de personnes – bien que vous puissiez changer cette virgule à une période comme cela est standard pour certaines devises et deux décimales.

Pour les mêmes raisons, les valeurs formatées avec le format de numéro comptable sont également alignées à droite par défaut, bien que le symbole de devise s'aligne sur la gauche de la cellule. En conséquence, vous pouvez numériser les valeurs plus rapidement, sans que le symbole de devise ne gêne. De même, vous pouvez également scanner les symboles de devise pour vous assurer qu'ils sont cohérents. Encore une fois, Excel ajoute deux décimales, ainsi que des virgules à des valeurs de 1 000 ou plus pour faciliter la lisibilité.

Leur adaptabilité d'alignement

En plus de se comporter comme des nombres non formatés dans leur alignement par défaut, les valeurs formatées avec le format de numéro de devise peuvent également être réalignées vers la gauche ou le centre de la cellule de la même manière que les nombres et le texte peuvent. Cette flexibilité est bonne pour les feuilles de calcul destinées à des circonstances moins formelles, où le style est plus important que le craquement des nombres.

D'un autre côté, les valeurs formatées avec le format de numéro comptable maintiennent leur alignement par défaut (le symbole de la devise à gauche et la valeur à droite), quel que soit l'alignement manuel que vous essayez d'appliquer à ces cellules.

Comment zéro est affiché

Vous avez peut-être remarqué un thème avec le format de numéro de devise – il se comporte généralement de la même manière que le format de nombre, à l'exception de l'ajout d'un symbole de devise avant la valeur et deux décimales par défaut. Cela est également vrai avec les valeurs neutres.

Cependant, le format de numéro comptable affiche les zéros comme un tableau de bord, ce qui rend ces cellules plus faciles à distinguer des valeurs positives ou négatives dans une grande feuille de calcul comptable.

Comment les valeurs monétaires négatives sont affichées

Les formats de devise et de numéro comptable diffèrent en termes d'options pour afficher des nombres financiers négatifs, la devise vous donnant plus de choix.

Lorsque vous attribuez le format de numéro de devise aux cellules pertinentes, appuyez sur Ctrl + 1 pour lancer la boîte de dialogue des cellules du format. Là, vous pouvez voir que les nombres négatifs peuvent être affichés en rouge, avec ou sans symbole négatif.

Le format de numéro comptable, cependant, vous donne moins de choix. Les valeurs négatives formatées de cette façon sont affichées uniquement en tant que chiffres financiers négatifs, avec le symbole négatif placé devant le symbole de devise aligné gauche.

Pour modifier la façon dont Excel affiche des valeurs négatives, cliquez sur « Plus de formats de nombres » dans le menu déroulant Format Number dans le groupe numérique de l'onglet Home, puis cliquez sur « Custom ». Par exemple, certains guides de style dictent que les valeurs négatives doivent être affichées entre parenthèses, et c'est là que vous pouvez y parvenir.

Alors, quand devriez-vous utiliser la devise par rapport à la comptabilité?

Vous vous demandez peut-être d'utiliser le format de devise ou de numéro comptable dans Excel. Voici un résumé des contextes dans lesquels les deux ont tendance à être utilisés:

• Format de numéro de devise: utilisez ce format dans des feuilles de calcul contenant des calculs monétaires moins formels, ou si la stylistique adaptable est plus importante que la lisibilité analytique.

• Format du numéro comptable: ce format est destiné à des états financiers plus importants qui nécessitent une analyse des données significative. En d'autres termes, le format de numéro comptable est destiné à des feuilles de calcul financières plus professionnelles.

Ce tableau résume leurs propriétés et leurs différences visuelles:

Comment utiliser les formats de numéro monétaires

Tout d'abord, sélectionnez les cellules, les lignes ou les colonnes contenant ou qui contiennent les valeurs financières. Ensuite, dans le groupe numérique de l'onglet Home sur le ruban, ouvrez la liste déroulante du format de numéro. À ce stade, vous avez deux options. La première consiste à cliquer sur les formats de devise ou de numéro de comptabilité dans cette liste pour utiliser leurs paramètres par défaut, bien que cliquer sur « plus de formats de numéro » vous donne accès à plus d'options.

Alternativement, si vous savez que vous souhaitez utiliser le format de numéro de comptabilité, cliquez sur l'icône « comptabilité » dans le groupe de numéros de l'onglet Home ou cliquez sur la flèche déroulante pour modifier la monnaie.

Dans la boîte de dialogue des cellules du format, utilisez le menu de gauche pour sélectionner le format de numéro que vous souhaitez utiliser. Dans cet exemple, j'ai cliqué sur la «monnaie», et je peux ensuite choisir le nombre de décimales, le symbole et la façon dont les valeurs négatives sont affichées.

Vous pouvez également augmenter ou diminuer le nombre de décimales dans Excel en cliquant sur « augmenter décimal » ou « diminuer la décimale » dans le groupe numérique de l'onglet Home sur le ruban, ou définir le nombre par défaut de décimales dans la boîte de dialogue Options Excel (Appuyez sur Alt> F> T, cliquez sur « Advanced » et modifiez l'option « Places » dans la section Options d'édition).

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « OK ».

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Maintenant que vous connaissez la différence entre ces deux formats de nombres, prenez le temps d'apprendre certaines fonctions EXCEL essentielles pour la budgétisation, afin que votre feuille de calcul ressemble à la partie et vous aide à gérer votre argent.