Comment utiliser l'automatisation des tâches répétitives avec Power Automate for Desktop

Les tâches répétitives que vous effectuez sous Windows pourraient-elles facilement être automatisées ? Probablement. Heureusement, Windows dispose d'un outil appelé Power Automate qui peut vous aider, et je vais vous montrer comment commencer à l'utiliser pour accélérer votre flux de travail.

Qu’est-ce que Power Automate pour ordinateur de bureau ?

Power Automate sous Windows est une application qui simule les actions de la souris et du clavier, vous aidant ainsi à automatiser les tâches dans votre environnement de bureau Windows. Les tâches qui peuvent être automatisées incluent l'organisation et la sauvegarde de vos fichiers, l'extraction de données à partir de documents, la saisie de données dans des documents, la suppression de sites Web et la gestion de vos e-mails et de votre boîte de réception.

Comment automatiser une tâche répétitive sous Windows

Bien que l’utilisation de Power Automate à son plein potentiel puisse s’avérer compliquée, l’automatisation de tâches simples et répétitives peut s’avérer simple. Vous créez un flux, ajoutez les actions nécessaires, exécutez un test pour vous assurer qu'il fonctionne comme prévu et exécutez le flux si nécessaire.

Pour notre exemple, je vais créer un scénario dans lequel un document Word est ouvert, enregistré au format PDF, puis déplacé vers un dossier OneDrive partagé. Comme vous pouvez l'imaginer, cela peut rationaliser le processus si vous êtes la personne chargée de mettre à jour un document, de le convertir en PDF, puis de le télécharger sur OneDrive pour que tout le monde puisse y accéder.

Installer et lancer Power Automate

Power Automate doit être préinstallé sur votre ordinateur si vous utilisez Windows 11. Si ce n'est pas le cas ou si vous utilisez Windows 10, vous pouvez installer Power Automate à partir de sa page Microsoft Store.

Ensuite, vous pouvez lancer Power Automate directement depuis le menu Démarrer. Pour ce faire, cliquez sur la barre de recherche, tapez puissance automatiserpuis cliquez sur « Power Automate » dans les résultats de la recherche.

Créer un flux

Après avoir lancé Power Automate, vous devez créer un flux, un fichier contenant la séquence d'actions.

Pour ce faire, cliquez sur « Nouveau flux » dans le coin supérieur gauche de l'écran.

Donnez un nom au flux et cliquez sur le bouton « Créer » pour ouvrir la fenêtre d'édition du flux.

Ajouter des actions

Il est maintenant temps de remplir le flux avec quelques actions, qui sont une séquence de tâches au sein du flux.

Pour ajouter l'action permettant d'ouvrir le fichier Word, développez la section « Word » dans la barre latérale gauche et double-cliquez sur l'action « Lancer Word ».

Définissez la liste déroulante Lancer Word sur « Et ouvrez le document suivant » et collez le chemin du fichier du document dans la zone de texte Chemin du document. Ensuite, cliquez sur « Enregistrer » pour verrouiller cette action.

Cela créera une variable de flux qui stocke une instance du document Word une fois celui-ci ouvert. Vous pouvez le voir dans le panneau de droite et le renommer en quelque chose de plus descriptif si vous travaillez avec plusieurs variables.

Dans notre scénario, la variable permet à Power Automate de se rappeler qu'il a ouvert un document Word. Ceci est utile car cela peut indiquer à d’autres actions d’en faire quelque chose. Cela aura plus de sens dans les prochaines étapes.

Ensuite, double-cliquez sur l'action « Enregistrer le mot ».

Dans la liste déroulante Instance Word, définissez-la sur la variable créée par l'action précédente. Ensuite, définissez les listes déroulantes Mode d'enregistrement et Format du document sur « Enregistrer le document sous » et « PDF », respectivement. Enfin, entrez le chemin du document, le nom et l'extension de fichier souhaités.

Ensuite, disons à Power Automate de déplacer le fichier PDF dans le dossier OneDrive souhaité. Pour ce faire, cliquez sur « Fichiers » dans la barre latérale gauche pour développer la section et double-cliquez sur l'action « Déplacer le(s) fichier(s) ».

Dans la zone de texte Fichier(s) à déplacer, entrez le chemin d'accès au fichier PDF et dans la zone de texte Dossier de destination, entrez le chemin d'accès au dossier OneDrive partagé. Définissez la liste déroulante Si le fichier existe sur « Écraser » et cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Testez et exécutez le flux

Maintenant que vous avez configuré vos actions, le flux est terminé. Il est temps de le tester pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu.

Fermez le document Word si vous l'avez ouvert, puis cliquez sur « Jouer » (l'icône de lecture) en haut à gauche.

Vous devriez voir l'automatisation se dérouler en fonction des actions : ouvrez Word et enregistrez-le au format PDF dans OneDrive. S'il s'exécute correctement, enregistrez et fermez le flux.

Vous retrouverez le flux que vous avez créé dans l’onglet « Mes flux » lorsque vous ouvrirez Power Automate. Cliquez sur « Exécuter » chaque fois que vous devez l'exécuter.

Grâce à ces connaissances fondamentales, vous pouvez explorer davantage Power Automate et créer vos propres flux pour améliorer vos flux de travail.

Vous pouvez également planifier l'exécution de votre flux à des intervalles et à des heures spécifiques. Cependant, cette fonctionnalité n’est pas intégrée à Power Automate. Vous devez planifier l'exécution du flux à l'aide d'une fonctionnalité Windows intégrée moins connue appelée Planificateur de tâches.