Comment utiliser la fonction IA dans Google Sheets

La fonction AI de Google apporte des modèles de langage alimentés aux gemini directement dans vos cellules de tableur sans aucun module complémentaire. Avec lui, vous pouvez générer du texte frais, résumer des blocs de données, catégoriser les entrées ou même deviner les sentiments, le tout en tapant une formule simple.

La fonction AI dans Google Sheets fait partie de Google Workspace Labs et est alimentée par Gemini AI de Google. Si Ask Gemini est activé dans vos feuilles Google, vous pouvez facilement accéder à la fonction AI dans vos feuilles de calcul.

La syntaxe de fonction ai ()

La fonction AI a deux arguments:

=AI(prompt, (reference_cell_or_range))

Où

• rapide (requis): une chaîne de texte en citations qui indique à l'AI ce que vous voulez. Par exemple, vous pouvez taper une invite simple comme « résumer cette critique en une phrase » ou tout ce dont vous avez besoin.
• Reference_Cell_or_Range (Facultatif): Cela spécifie la cellule (ou la gamme de cellules) qui contient les données sur lesquelles vous souhaitez que l'IA fonctionne.

Si vous omettez la référence, l'IA n'utilisera que l'invite pour le contexte, qui peut toujours donner des résultats étonnamment utiles tout en ignorant tous les contenus des cellules. De plus, la fonction renvoie du texte brut, afin que vous puissiez le enchaîner avec d'autres formules (par exemple, enveloppez-le dans gauche () pour saisir les premiers mots).

Comment utiliser la fonction AI ()

Ouvrez ou créez une feuille Google et assurez-vous d'utiliser un compte qui a accès aux Gemini pour l'espace de travail. Cliquez dans la cellule où vous souhaitez utiliser la fonction AI. Ensuite, tapez = Ai () Et commencez à taper votre invite. Vous pouvez utiliser le langage naturel, alors ne vous inquiétez pas trop de la syntaxe. Spécifiez votre plage de données ou référez les cellules pertinentes. L'IA utilisera ces données pour générer des informations.

Lorsque vous appuyez sur Entrée, les feuilles affichent un bouton « Générer et insérer ». Cliquez dessus et votre réponse fabriquée en AI tombera dans la cellule qui vous est attribuée dans l'historique des versions.

Vous pouvez également faire glisser la poignée de remplissage pour appliquer la fonction AI sur plusieurs lignes ou colonnes, permettant le traitement par lots des données. De plus, vous pouvez consulter la sortie, et si vous voulez une nouvelle prise, appuyez sur Rafraîchir et insérer – il réduira l'invite et générera une nouvelle réponse.

Exemples de la fonction AI ()

Vous pouvez utiliser la fonction AI pour effectuer trois tâches principales: générer du texte en fonction de vos données, résumer votre feuille et trier automatiquement ou classer les entrées. Vous pouvez également effectuer des calculs simples sur les lignes et les colonnes, comme l'ajout et la soustraction, mais les calculs avancés ne sont pas pris en charge.

Non seulement cela, mais vous pouvez même interpréter le contenu d'une cellule pour déterminer le sentiment ou d'autres sentiments, tels que l'identification du ton des revues de rétroaction. Par exemple, supposons que vous ayez une liste complète des commentaires des clients bruts de votre boutique en ligne ou de vos enquêtes, et que vous devez déterminer quels commentaires sont positifs, négatifs ou neutres sans lire les commentaires complets pour gagner du temps. Vous pouvez entrer cette simple invite avec la fonction AI:

=AI("Is this customer feedback positive, negative, or neutral?", A2)

Vous obtenez instantanément un verdict positif, négatif ou neutre, vous permettant de trier votre feuille et de répondre plus rapidement aux voix critiques. Pour l'appliquer à tous les commentaires ci-dessous, faites glisser simplement la poignée de remplissage vers le bas et appuyez sur le bouton Générer et insérer.

Une autre tâche que vous pouvez effectuer consiste à catégoriser vos données en fonction de vos instructions en faisant référence à d'autres cellules. Par exemple, supposons que la colonne C répertorie diverses descriptions de dépenses – aérire, réunions de déjeuner, abonnements logiciels – et vous voulez qu'ils se déchaînent soigneusement dans le voyage, le bureau ou autre pour votre équipe financière. Utiliser simplement:

=AI("Classify this expense as Travel, Office, or Other", D3)

L'IA tentera d'étiqueter ou de catégoriser chaque entrée, mais il peut parfois en manquer. Cependant, vous pouvez régénérer la sortie ou ajuster l'invite pour améliorer la précision si nécessaire. Étant donné que cette fonction est encore expérimentale, des erreurs occasionnelles sont attendues – des invites vagueuses et des données incohérentes peuvent confondre le modèle.

Comme pour tout modèle de langue, des erreurs telles que des malentendus, des interprétations erronées ou des sorties absurdes peuvent se produire. Passez toujours en revue les résultats soigneusement, en particulier pour les tâches critiques, et vérifiez la sortie plutôt que de s'y placer aveuglément.

Au-delà de ces tâches, vous pouvez également générer des résumés de texte, créer des slogans à partir de texte et effectuer des calculs simples comme l'ajout de base entre les cellules.

=AI("Add the numbers in these cells", A1:A5)

Il n'y a aucune garantie de confidentialité pour les données sensibles. N'oubliez pas que les requêtes IA passent par les serveurs de Google, alors évitez d'envoyer des informations personnelles ou confidentielles dans des invites.

Choses que cette fonction ne peut pas faire

Il y a beaucoup de choses que cette fonction ne peut pas faire. Par exemple, sa portée est limitée à votre invite et à vos données référencées. Il ne scanne pas toute votre feuille ou n'attire pas les données externes à elle seule. De plus, il ne peut pas se connecter à Internet en direct pour récupérer les cours des actions en temps réel, vérifier la météo ou gratter les données des sites Web.

Lorsque vous générez une analyse, cela devient un instantané statique. Si les données sous-jacentes modifient, vous devez réadapter l'IA pour mettre à jour le résultat. Vous ne pouvez pas non plus construire des graphiques, des graphiques ou des tables.

La fonction d'IA dans Google Sheets a également des limites de génération à court et à long terme; Si la limite à long terme est atteinte, la génération s'arrête pendant 24 heures. Il peut générer des sorties pour jusqu'à 200 cellules sélectionnées à la fois, permettant de traiter des cellules supplémentaires une fois la génération initiale terminée.

Espace de travail Google propulsé par AI

La fonction d'IA de Google fait partie d'une initiative plus large pour intégrer l'IA dans ses outils d'espace de travail. Les fonctionnalités à venir telles que vous aident à analyser dans les feuilles, les aperçus audio dans les documents et les flux d'espace de travail visent à simplifier l'interprétation des données, la consommation de contenu et l'automatisation du flux de travail. Ces améliorations sont conçues pour rationaliser les tâches quotidiennes, réduire les efforts manuels et stimuler la productivité.

En permettant une interaction en langage naturel dans Google Sheets, l'IA rend l'analyse des données plus intuitive et accessible, même pour les utilisateurs non techniques. Au fur et à mesure que ces outils évoluent, ils sont prêts à transformer la façon dont les professionnels travaillent avec les données, mettant l'accent sur la facilité, la vitesse et les idées exploitables.

Mon conseil: si cette fonction est disponible dans vos feuilles Google, essayez-le! Commencez par une tâche simple et voyez à quel point cela vous aide à automatiser votre flux de travail.