Comment transformer vos notes en un document formaté dans Microsoft Word

Nous utilisons Word lorsque nous réfléchissons ou que nous voulons nous assurer que nos idées ne se perdent pas. Voici quelques bonnes pratiques pour convertir des informations aléatoires en un document plus facile à gérer.

Suppression des notes redondantes ou dupliquées

Vous êtes chargé de prendre des notes lors d'une réunion et vous décidez d'utiliser Word pour capturer vos notes et vos réflexions sur la réunion ; le seul problème est que le document qui vous reste est un peu brouillon et a besoin d'être organisé.

La première chose à faire est d’organiser les éléments de campagne. Avant de faire cela, nous devons supprimer les notes redondantes et dupliquées. Le moyen le plus simple et le plus rapide de rechercher et d'identifier les éléments de ligne répétés consiste à rechercher les mots répétés pouvant être contenus dans les lignes (c'est-à-dire réunion) en effectuant une recherche dans le fichier.

Cliquez sur « Rechercher » situé dans l'onglet Accueil. Une fois le menu de navigation ouvert, cliquez dans la zone de recherche et tapez le mot que vous recherchez, suivi de l'icône de grossissement ou appuyez sur Entrée. Word mettra en surbrillance et affichera les résultats dans l'onglet Résultats sur la gauche.

Je suggère de mettre en surbrillance chaque mot correspondant avec votre curseur, puis de sélectionner l'icône « Surligner » trouvée dans la section Police sous l'onglet Accueil. Cela mettra en évidence le mot sélectionné dans la couleur jaune par défaut, mais vous pouvez également sélectionner la flèche déroulante et sélectionner une couleur différente.

Maintenant que nous avons trouvé et mis en surbrillance les mots, vérifiez chaque élément de campagne et supprimez tous les éléments de campagne redondants ou inutiles. Suivez les mêmes étapes ci-dessus pour les autres éléments redondants, comme l'élément de campagne redondant concernant la gestion de l'intégration par la société ABC.

Organiser les éléments de campagne en sections

Une fois la redondance éliminée, nous pouvons désormais nous concentrer sur la garantie que les éléments restants sont plus gérables et organisés en les plaçant en sections. Placer les notes dans des sections les rend plus faciles à lire et le survol est un excellent point de départ pour l'organisation.

La première étape pour organiser vos éléments de campagne en sections consiste à déterminer le nom que vous souhaitez donner à chaque section. Par exemple, j'ai défini quatre sections en fonction de mes éléments de campagne et créé des en-têtes pour celles-ci. Pour créer un en-tête, cliquez sur la taille de titre que vous souhaitez utiliser dans la section Styles de l'onglet Accueil. J'ai utilisé Titre 2.

Maintenant que nous avons organisé les éléments de campagne en sections, nous pouvons appliquer des styles supplémentaires pour améliorer davantage notre organisation. J'utiliserai des tableaux pour faire en sorte que certains éléments de campagne se démarquent des autres. À titre d'exemple, il m'a semblé utile d'avoir des informations sur le personnel à côté des notes de l'entreprise, je me suis donc assuré qu'elles étaient toutes deux placées dans un seul tableau. Pour créer un tableau, cliquez sur l'onglet « Insérer », suivi du menu déroulant « Tableau » sous la section Tableaux.

Pour une amélioration encore plus visuelle, je suggère de regarder la variété d'options de style de tableau disponibles dans l'onglet « Conception de tableau » qui apparaît lorsque votre curseur est dans le tableau. Dans mon exemple, j'ai utilisé Grid Table 2 – Accent One, qui se trouve dans la deuxième ligne des styles de tableau. N'hésitez pas à choisir parmi les options disponibles qui vous conviennent le mieux.

Créer un modèle

Si vous lisez jusqu'ici, vous pensez peut-être : « N'aurais-je pas pu commencer avec une sorte de modèle qui m'aurait permis de rassembler mes notes de manière plus organisée, au lieu d'avoir à faire toute cette organisation manuelle. moi-même? » Oui, vous pouvez créer ou modifier un modèle existant, en télécharger un auprès de Microsoft ou utiliser l'une des options intégrées.

Un certain nombre de modèles sont également disponibles lorsque vous ouvrez Word pour la première fois. Pour sélectionner parmi les modèles disponibles dans Word dans la section Accueil, cliquez sur « Nouveau », puis cliquez dans la zone de recherche « Rechercher des modèles en ligne » et saisissez les mots-clés des types de modèles que vous recherchez, suivis de l'icône de loupe ou appuyez sur Entrée : les modèles disponibles vous seront affichés. Les modèles disponibles sont destinés à un usage bureautique et personnel.

Pour revenir à votre document, disons que vous souhaitez conserver l'apparence générale pour une utilisation future ; vous avez la possibilité d'enregistrer le fichier en tant que modèle Word. Cette option vous permet de réutiliser les en-têtes et les sections pour une utilisation future selon vos besoins.

Prendre des notes dans Word est un élément clé de la collecte de données et d'informations pour nous tous, que ce soit sur le lieu de travail ou même à la maison pour nos notes personnelles. En utilisant les outils de base décrits ci-dessus et en organisant vos notes et vos pensées, vos chances d'interagir et de mettre ces notes en action augmentent de façon exponentielle lorsqu'elles sont dans un format facile à visualiser.