Comment transformer une image en données Google Sheets avec OCR dans Google Drive

La copie manuelle des données d'une image dans un fichier Google Sheets peut prendre du temps et augmenter les chances de fautes de frappe. Heureusement, vous pouvez extraire les informations dans votre feuille de calcul en quelques étapes simples en utilisant l'outil de reconnaissance de caractères optiques (OCR) dans Google Drive. Voici comment.

Points à noter avant de commencer

Avant de commencer à convertir le texte dans votre image en données dans Google Sheets, voici quelques pointeurs qui aideront à garantir que le processus fonctionne comme prévu:

• Assurez-vous que votre image est claire: Plus la qualité de l'image sera meilleure, meilleure sera la conversion. Si votre image est une capture d'écran, cela ne devrait pas être trop un problème. Cependant, si vous capturez l'image avec votre téléphone ou un appareil photo, assurez-vous qu'il est bien éclairé et non obscurci par les ombres. Aussi, faites de votre mieux pour avoir une main régulière pour éviter le flou.
• Utilisez des images avec du texte haute résolution: Les données de l'image doivent être d'au moins 10px de haut.
• Assurez-vous que l'image est le bon format: Ce processus fonctionne avec les fichiers JPEG, PNG, TIFF et GIF. Si votre image ne fait pas partie de ces formats de fichiers image, assurez-vous de le convertir en premier.
• N'utilisez pas d'images trop grandes: Google recommande que la taille du fichier soit de 2 Mo ou plus.
• Les polices standard fonctionnent mieux: Si le texte ou les données numériques de l'image se trouvent dans une police inhabituelle, la conversion pourrait ne pas fonctionner aussi bien que vous l'aviez espéré.
• Le formatage ne peut pas être préservé: Soyez prêt à apporter des modifications manuelles à la mise en forme des données une fois la conversion terminée.
• Vous avez besoin d'un compte Google: Afin de profiter de cet outil de conversion OCR, vous devez être connecté à votre compte Google.

Vous pouvez également suivre les étapes de ce guide pour convertir du texte et des nombres dans des PDF numérisés en données dans Google Sheets.

Étape 1: Téléchargez l'image sur Google Drive

Disons que vous avez téléchargé cette image – une capture d'écran d'un PDF contenant divers noms et adresses au format PNG – et vous souhaitez extraire et modifier les données dans Google Sheets.

Pour suivre comme vous le lisez, téléchargez une copie gratuite de cette image PNG. Après avoir cliqué sur le lien, vous trouverez le bouton de téléchargement dans le coin supérieur droit de votre écran.

Parce que le fichier est une image PNG, vous ne pouvez pas simplement sélectionner et copier le texte, car le fichier ne contient aucune données « réel text » – uniquement des données d'image. Vous pouvez également rencontrer le même scénario si vous copiez des données à partir d'un site Web – s'il a été téléchargé en tant qu'image, il n'y aura pas de texte réel pour simplement copier et coller dans Google Sheets.

Au lieu de cela, téléchargez l'image sur Google Drive. Avant de le faire, assurez-vous que l'image est la bonne voie.

Ensuite, connectez-vous à Google Drive, puis cliquez et faites glisser le fichier vers le dossier Google Drive pertinent.

Alternativement, cliquez sur « Nouveau » dans le coin supérieur gauche, sélectionnez « Fichier Télécharger » et localisez et téléchargez l'image que vous souhaitez convertir.

Étape 2: Ouvrez l'image dans Google Docs

Maintenant que votre image a été téléchargée sur Google Drive, il est temps de lancer le processus de conversion en action. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur le fichier, survolez « Ouvert avec » et sélectionnez « Google Docs ». Oui, vous voulez finalement que les données soient dans Google Sheets, mais c'est une étape nécessaire pour franchir en premier.

À ce stade, Google Docs s'ouvre dans un nouvel onglet, avec l'image d'origine en haut du document et les données extraites en dessous.

De plus, si vous retournez dans le dossier Google Drive contenant l'image, vous verrez que le fichier Google Docs que vous venez de créer est enregistré au même endroit avec le même nom.

Étape 3: Passez en revue les données et apportez les modifications nécessaires

Bien que l'OCR soit généralement précis, selon la façon dont les données de l'image d'origine sont présentées, elle n'est pas toujours parfaite. Alors, prenez le temps de revoir les données du fichier Google Docs que vous venez de créer.

Dans cet exemple, les en-têtes de colonne de l'image sont insérés dans des positions aléatoires dans la liste des données extraites, donc je les supprimerai pour l'instant et les ajouterai à nouveau plus tard lorsque je modifie les données dans Google Sheets.

De plus, vers la fin de la liste, les adresses de SpongeBob, Superman et Sweeney Todd ont été mélangées, je dois donc réorganiser ces informations afin que les données soient plus faciles à travailler à l'étape suivante.

Étape 4: Copiez et collez les données sur Google Sheets

Maintenant que les données sont correctement commandées et organisées, il est prêt à être déplacé vers Google Sheets. Pour ce faire, sélectionnez les données, cliquez avec le bouton droit n'importe où dans la zone sélectionnée et cliquez sur « Copier ».

Si vous souhaitez insérer les données dans une nouvelle feuille de calcul, cliquez avec le bouton droit sur l'espace blanc dans le dossier Google Drive pertinent, puis cliquez sur « Google Sheets ».

D'un autre côté, si vous avez déjà configuré le fichier Google Sheets, le localiser et l'ouvrir.

Ensuite, cliquez avec le bouton droit sur la cellule où vous voulez que la première partie des données copiées soit collée, survolez « Coller Special » et cliquez sur « Valeurs uniquement ». La collation des données en tant que valeurs supprime uniquement tous les formations, y compris toutes les propriétés d'espacement des lignes adoptées automatiquement par Google Docs, afin que vous puissiez travailler avec un ensemble de données propres.

Étape 5: Formater les données

La dernière étape de la conversion d'image à données consiste à formater les données dans Google Sheets, afin qu'elle apparaisse et se comporte exactement comme vous le souhaitez.

Dans mon cas, la liste est définie dans une colonne, mais je veux que des noms, des adresses et des zones se trouvent dans trois colonnes distinctes.

Il existe différentes façons de transformer l'ensemble de données en conséquence, mais dans mon cas, je vais utiliser la fonction de transposition, qui transforme les données horizontales en données verticales (et vice versa).

Si vous voulez faire de même, dans la cellule B2, Type:

=transpose(A1:A3)

et appuyez sur Entrée.

Maintenant, parce qu'un nouveau nom apparaît dans chaque troisième rangée, sélectionnez les cellules B1 à B3 et double-cliquez sur la poignée de remplissage pour dupliquer la formule de transport dans les cellules pertinentes de la colonne B.

Ensuite, sélectionnez toutes les cellules nouvellement transposées, appuyez sur Ctrl + C pour les copier et appuyez sur Ctrl + Shift + V pour coller les valeurs uniquement. Cela détache les données de la liste unidimensionnelle d'origine, ce qui signifie que vous pouvez les supprimer, en toute sécurité en sachant que vous ne perdrez aucune de vos données transposées.

Maintenant, après avoir cliqué avec le bouton droit sur la colonne, une en-tête et sélectionné « Supprimer la colonne », vous devez retirer les lignes vides. Pour ce faire, sélectionnez toutes les colonnes contenant les données, et dans l'onglet Données, survolez le «nettoyage des données» et cliquez sur «Supprimer les doublons».

Cela laissera une ligne vierge, que vous pouvez supprimer manuellement en cliquant avec le bouton droit sur n'importe quelle cellule dans cette ligne, et en cliquant sur « Supprimer la ligne ».

Enfin, pour réinsérer les en-têtes de colonne, cliquez avec le bouton droit sur n'importe quelle cellule dans la ligne 1, cliquez sur « Insérer 1 ligne ci-dessus » et tapez les en-têtes si nécessaire.

Vous pouvez désormais convertir les données en une table Google Sheets formatée en sélectionnant toutes les cellules (y compris les en-têtes de colonne), en cliquant avec le bouton droit sur la sélection et en cliquant sur « Convertir en table ».

Ensuite, cliquez sur les flèches en bas dans chaque en-tête de colonne et survolez « Modifier le type de colonne » pour vous assurer que le type de données correct est affecté à chaque champ, et vos données converties sont prêtes à être utilisées dans votre feuille de calcul Google Sheets!