Comment transformer une capture d'écran en données Excel

Travailler avec des données dans Microsoft Excel peut prendre du temps, surtout si vous copiez manuellement des données dans votre feuille de calcul à partir d'une autre source. C'est là que la capacité du programme à importer des données à partir d'une capture d'écran est utile. Voici comment utiliser cet outil inestimable.

Étape 1: Prenez et copiez une capture d'écran

Disons que vous avez reçu le PDF ci-dessous – une analyse d'un tableau contenant les noms et adresses de divers caractères – et vous souhaitez importer et modifier les données dans Microsoft Excel.

Pour suivre comme vous le lisez, téléchargez une copie gratuite de ce PDF. Après avoir cliqué sur le lien, vous trouverez le bouton de téléchargement dans le coin supérieur droit de votre écran.

Parce que le fichier est un PDF numérisé, vous ne pouvez pas simplement sélectionner et copier le texte, car le contenu est stocké sous forme de données d'image plutôt que de données « de texte réel ». Vous pourriez également faire face au même problème lors de la copie des données à partir d'un site Web – s'il a été téléchargé en tant qu'image, il n'y aurait pas de texte réel à copier et à coller.

Au lieu de cela, vous pouvez prendre une capture d'écran des données et les importer dans votre feuille de calcul Excel. Avec le PDF, l'image, la page Web ou une autre source ouverte, appuyez sur PRTSCN sur votre clavier Windows. Si vous n'avez pas de touche PRTTSCN, appuyez sur Win + Shift + S, ou si vous utilisez un Mac, appuyez sur Shift + CMD + 4.

Ensuite, cliquez et faites glisser le réticule pour capturer la zone que vous souhaitez copier.

La dernière partie de l'étape 1 consiste à localiser la capture d'écran que vous venez de prendre et de copier l'image dans votre presse-papiers. Dans mon cas, j'utilise l'éditeur de capture d'écran de Windows 11 par défaut – outil de snipping – et l'icône de copie est dans le coin supérieur droit.

Maintenant, avec la capture d'écran enregistrée dans votre presse-papiers, vous êtes prêt à vous diriger vers Excel.

Étape 2: Importez l'image sous forme de données

Ouvrez le fichier Microsoft Excel où vous souhaitez que les données aient. Il peut s'agir d'un nouveau classeur ou d'un nouveau onglet, ou d'une feuille de travail qui contient déjà des données.

Vous pouvez également utiliser la méthode décrite dans ce guide pour importer des données à partir d'une capture d'écran ou d'une autre image enregistrée sur votre appareil. Pour ce faire, cliquez sur « Image à partir du fichier » au lieu de « Image à partir du presse-papiers » et utilisez la boîte de dialogue Insérer d'image pour localiser et sélectionner l'image pertinente.

À ce stade, Excel analyse les données que vous avez sélectionnées comme source dans les données de la barre latérale d'image. Cela peut prendre quelques secondes supplémentaires si la capture d'écran contient beaucoup de données, mais même alors, le processus ne devrait pas prendre trop de temps.

Étape 3: résoudre les problèmes et insérer les données

Une fois Excel terminé d'optimiser votre capture d'écran importée dans les données de la barre latérale d'image, il mettra en évidence les problèmes potentiels où il n'est pas tout à fait sûr de copier les données correctement. Cela est plus susceptible de se produire si l'image que vous avez capturée contient un texte clair ou des lignes brisées.

Cliquez et faites glisser le bord des données de la barre latérale d'image vers la gauche pour l'agrandir et, ainsi, donnez-vous plus d'espace pour travailler avec les données.

Cliquez sur « Revoir » pour résoudre le premier problème, et si vous devez apporter des modifications, sélectionnez la cellule pertinente dans la barre latérale et modifiez le champ de texte qui apparaît. Lorsque vous êtes satisfait de ce changement (ou si aucune modification n'est nécessaire), cliquez sur « Accepter » et passez à la question suivante en cliquant sur la flèche droite.

Une fois que vous avez examiné tous les problèmes, le bouton d'examen devient gris et les données sont prêtes à être insérées dans votre feuille de calcul. Pour déclencher ce processus, après avoir sélectionné la cellule dans votre feuille de calcul où vous souhaitez que la cellule supérieure gauche des données copiées soit opposée, cliquez sur « Insérer des données ».

Si Excel détecte que les données importées va remplacer les données existantes dans votre feuille de calcul, le programme insérera automatiquement des colonnes ou des lignes supplémentaires pour éviter que cela ne se produise.

Étape 4: Format et utilisez les données

À ce stade, le processus d'importance des données est terminé!

C'est maintenant à vous de décider comment vous utilisez ces données. Personnellement, la première chose que je fais toujours à ce stade est de formater les données en tant que table Excel, afin que je puisse facilement filtrer les informations et utiliser les noms de colonne dans les formules. Vous pouvez également modifier le formatage du nombre des cellules, de sorte que Excel reconnaît les nombres comme des nombres, les dates comme des dates, le texte comme texte, etc.

Points à noter lors de la conversion de captures d'écran en données Excel

Avant d'aller de l'avant et de convertir des captures d'écran en données Excel en utilisant cette méthode, prenez un moment pour noter ces pointeurs finaux:

1. Les données importées dans Excel à partir d'une capture d'écran adoptent tout formatage que vous avez déjà appliqué aux cellules pertinentes de votre feuille de calcul.

2. Lorsque j'ai testé cette méthode dans divers scénarios, j'ai constaté que le processus fonctionne mieux lorsque les données copiées ont des bordures visibles entre chaque cellule.

3. Toutes les cellules de l'image copiée contenant des données qui dépassent une ligne dans la même cellule se transformeront en une ligne continue dans Excel. Pour résoudre ce problème, utilisez la fonction TextsPlit ou l'outil de texte d'Excel aux colonnes.

4. Si le tableau source est formaté en texte, comme dans un PDF enregistré via Microsoft Word, utilisez votre souris pour sélectionner les données que vous souhaitez copier et appuyez sur Ctrl + C pour le copier. Ensuite, dans Excel, appuyez sur Ctrl + Alt + V si vous utilisez un ordinateur Windows, ou CTRL + CMD + V si vous êtes sur un Mac, puis cliquez sur « Texte » dans la pâte comme boîte de dialogue spéciale.

5. Vérifiez toujours les restrictions du droit d'auteur ou les exigences de référence avant de copier le travail des autres.

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Une autre façon d'importer des tables d'une source en ligne vers Microsoft Excel est de cliquer sur « Web » dans le groupe de données GET and Transform de l'onglet Données. Ensuite, vous pouvez utiliser l'éditeur de requête Power d'Excel pour gérer et transformer les données importées, et la définir pour actualiser automatiquement pour s'adapter aux modifications de la source.