Comment synchroniser automatiquement les formulaires Microsoft avec Excel

Collectez-vous des données via Microsoft Forms et souhaitez consulter et analyser les résultats en temps réel ? Heureusement pour vous, Microsoft Forms se synchronise en direct avec Microsoft Excel, ce qui signifie que vous pouvez voir et manipuler les nouvelles entrées au fur et à mesure de leur arrivée.

Si votre formulaire Microsoft est toujours actif et que vous souhaitez analyser les données au fur et à mesure que les entrées s'accumulent de la même manière que vous le feriez lorsque vous utilisez Google Forms avec Google Sheets, Microsoft vous permet de le faire via Excel pour le Web et le bureau Microsoft Excel. app, bien que la méthode pour chaque processus varie légèrement.

Synchronisation des formulaires Microsoft avec Excel pour le Web

Si vous préférez travailler en ligne, après avoir créé votre formulaire dans Microsoft Forms, vous pouvez synchroniser les réponses avec Excel pour le Web.

Étape 1 : Créez et partagez votre formulaire Microsoft

Commencez par créer votre formulaire à l'aide de Microsoft Forms. Assurez-vous de donner un titre et une description à votre formulaire, puis choisissez parmi les différents types de questions au fur et à mesure que vous développez votre questionnaire.

Au fur et à mesure que vous ajoutez des informations et saisissez les questions, votre formulaire sera automatiquement enregistré sur OneDrive.

Lorsque vous avez terminé de créer votre formulaire, confirmez que vous êtes satisfait des options disponibles pour chaque réponse et assurez-vous d'avoir activé le bouton « Obligatoire » pour toutes les questions obligatoires. Il s’agit d’une étape cruciale pour garantir que vous pouvez analyser pleinement les données pour les questions qui comptent vraiment lorsque vous examinez les résultats dans Excel pour le Web.

Maintenant, cliquez sur « Collecter les réponses », puis choisissez comment vous diffuserez votre formulaire, que ce soit via un lien, un e-mail, un code QR, un code intégré sur un site Web ou sur les réseaux sociaux.

Si vous choisissez d'envoyer une URL, cochez « Raccourcir l'URL » pour créer un lien plus condensé. De plus, si vous envoyez le formulaire d'invitation par e-mail, personnalisez le contenu de l'e-mail avant de saisir une adresse e-mail et de cliquer sur « Envoyer ».

Étape 2 : Afficher, modifier et utiliser les réponses dans Excel pour le Web

Lorsque vous avez commencé à recevoir des entrées, vous verrez un numéro apparaître à côté du bouton Afficher les réponses dans le ruban en haut de votre fenêtre d'édition Microsoft Forms. Cliquez sur « Afficher les réponses » pour voir les résultats plus en détail.

En plus de visualiser les réponses dans votre navigateur (voir « 1 » dans la capture d'écran ci-dessous), vous pouvez ouvrir les résultats sous forme de tableau dans Excel pour le web (« 2 » dans la capture d'écran ci-dessous), où vous pouvez manipuler et analyser vos réponses. données de manière plus approfondie. Pour ce faire, cliquez sur le nom du fichier dans la section Insights And Actions.

Votre navigateur Internet ouvrira alors Excel pour le web dans un nouvel onglet et vos résultats apparaîtront dans un tableau. Si votre formulaire Microsoft est toujours ouvert pour de nouvelles entrées, celles-ci apparaîtront automatiquement sous forme de lignes supplémentaires au bas de votre tableau dès qu'elles seront soumises.

Vous pouvez maintenant modifier votre tableau pour afficher les données que vous souhaitez voir dans le format qui vous convient le mieux. Par exemple, dans mon tableau, je n'ai pas besoin de connaître les heures de début ou de fin, ni les adresses e-mail de chaque entrée. Je veux que les en-têtes soient plus clairs et je souhaite centrer le texte dans chaque cellule.

Enfin, avec les données toujours entrantes, vous pouvez visualiser vos réponses en ajoutant des graphiques dans votre classeur Excel pour le Web comme vous le feriez dans l'application de bureau. Mettez en surbrillance les données ou la ou les colonnes que vous souhaitez afficher dans un graphique, cliquez sur « Insérer » sur le ruban et utilisez l'option déroulante pour choisir celle qui convient.

La beauté de cette fonctionnalité est que chaque fois qu'une nouvelle entrée est soumise à votre formulaire Microsoft, tous les graphiques que vous avez créés et qui relient les données seront automatiquement mis à jour. Cela signifie que vous pouvez analyser dynamiquement vos données sans avoir à modifier manuellement quoi que ce soit dans votre feuille de calcul Excel pour le Web.

Synchronisation des formulaires Microsoft avec l'application de bureau d'Excel

Vers la fin de 2024, Microsoft a étendu cette capacité de synchronisation à l'application de bureau Excel. En fait, Microsoft Forms dispose désormais d'une section dédiée intégrée au ruban Microsoft Excel, ce qui simplifie l'ensemble du processus en vous permettant de créer et d'analyser votre formulaire et ses réponses en un seul endroit.

Vous préférerez également cette méthode si vous prévoyez d'utiliser des outils de manipulation de données plus avancés, car l'application de bureau d'Excel est plus sophistiquée que son homologue Web. Cependant, n'oubliez pas que vous devez être abonné à Microsoft 365 pour utiliser la dernière version de l'application de bureau Excel.

Dans l'application de bureau de Microsoft Excel, cliquez sur « Insérer » et sélectionnez le menu déroulant « Formulaires ». Ensuite, cliquez sur « Nouveau formulaire ».

Après avoir cliqué sur « Nouveau formulaire », une nouvelle fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez créer votre formulaire Microsoft Forms. Dès que vous commencez à saisir vos questions dans cette nouvelle fenêtre Microsoft Forms, Excel lancera la synchronisation, ajoutant automatiquement les questions le long de la première ligne.

Dans votre feuille de calcul de réponses Excel, cliquez à nouveau sur l'icône « Formulaires » pour ouvrir le formulaire en mode aperçu (« Aperçu du formulaire »), en mode édition (« Modifier le formulaire ») ou dans un nouvel onglet avec une boîte de dialogue qui vous permet d'envoyer le formulaire aux répondants (« Envoyer le formulaire »).

Dès que les gens commenceront à soumettre leurs réponses, vous les verrez apparaître dans votre feuille de calcul de bureau.

Comme avec la méthode Excel pour le Web décrite ci-dessus, vous pouvez transformer vos données en graphiques et manipuler la mise en forme de votre tableau pour tirer le meilleur parti des informations lorsqu'elles arrivent dans votre feuille de calcul.

Vous pouvez fermer et rouvrir cette feuille de calcul à tout moment, en sachant qu'elle continuera à se synchroniser avec Microsoft Forms (si elle est ouverte à de nouvelles entrées et que vous maintenez la connectivité AutoSave à OneDrive).

Que vous créiez votre formulaire Microsoft dans votre navigateur ou via l'intégration Forms-Excel, assurez-vous de tirer le meilleur parti des nombreux outils et fonctionnalités utiles du programme.