Comment répéter et mettre à jour automatiquement les champs de texte dans Microsoft Word
Que vous rédigiez un contrat, des termes et conditions ou une lettre de motivation, ne perdez pas de temps à répéter les mêmes noms et mots tout au long de votre document. Dans Microsoft Word, vous créez des champs à répétition automatique, ce qui vous évite d'avoir à dupliquer les détails manuellement.
Sommaire
Étape 1 : Créer une propriété de document
Les propriétés du document dans Microsoft Word sont des détails sur le fichier, également appelés métadonnées. Par exemple, un document peut être associé à un auteur, un sujet, une catégorie ou une entreprise, et vous pouvez insérer ces propriétés dans votre travail sous forme de champs de texte ou les utiliser pour rechercher un document dans l'Explorateur Windows.
Cependant, l'une des façons dont j'utilise l'outil de propriétés de document de Word consiste à ajouter un champ de texte répétitif personnalisé.
Dans mon cas, je rédige un contrat de travail, je sais donc que je vais devoir répéter le nom de l'entreprise et le nom de l'employé. Je sais également que je devrai changer le nom de l'employé à chaque fois qu'une nouvelle personne sera intégrée, et l'outil de propriété du document me permet de le faire sans avoir à le modifier manuellement ou à utiliser l'outil Rechercher et remplacer.
Dans l'onglet Insertion du ruban, cliquez sur « Quick Parts » et survolez « Propriété du document ». Parcourez la liste des propriétés pour voir s'il existe une catégorie qui fonctionne pour le détail répété que vous souhaitez ajouter. Après avoir tapé les premiers mots du titre de mon contrat, je clique sur « Entreprise » pour ajouter un champ d'entreprise.
Si vous travaillez sur un ordinateur professionnel, votre administrateur a peut-être déjà configuré le nom de l'entreprise dans votre package Microsoft 365, ce qui signifie que le nom de l'entreprise apparaît automatiquement. Dans mon cas, Word insère un champ vide (Entreprise) dans mon document, les parenthèses carrées représentant le texte d'espace réservé qui n'a pas encore été écrasé.
Pour ajouter du texte avant un champ en début de ligne ou après un champ en fin de ligne, appuyez sur la touche Début ou Fin. Assurez-vous de ne pas ajouter accidentellement du texte supplémentaire dans les champs eux-mêmes, car ce contenu se répétera dans tout votre document lorsque vous copierez le champ ailleurs !
Il est maintenant temps d'ajouter le champ employé. Puisqu'il n'y a pas d'option spécifique pour cela dans la liste déroulante Quick Parts > Propriété du document, je clique sur « Résumé ».
Avant de saisir le nom de l'employé dans ce champ, je souhaite modifier le nom du champ de Résumé à Employé. Pour ce faire, après avoir sélectionné le champ Résumé que je viens d'ajouter, je cliquerai sur « Propriétés » dans le groupe Contrôles de l'onglet Développeur.
Dans la boîte de dialogue Propriétés du contrôle de contenu, modifiez les champs Titre et Balise pour qu'ils correspondent au type de données qu'ils contiendront, puis cliquez sur « OK ».
Maintenant, je vois que mon champ de texte a été renommé « Employé ». Je n'ai pas besoin de faire cela pour le champ Société, car il s'agit d'une propriété de document par défaut qui porte déjà le nom correct.
Enfin, je peux cliquer sur chacun des deux champs que j'ai ajoutés et insérer les détails corrects.
Étape 2 : ajouter les champs répétitifs
Maintenant que vous avez configuré vos champs de texte, il est temps de les dupliquer dans tout votre document.
Il existe plusieurs façons de procéder, mais la meilleure méthode consiste à sélectionner le champ d'un simple clic, puis à cliquer sur l'onglet du nom du champ. Vous saurez que vous avez correctement sélectionné le champ lorsqu'il adopte une surbrillance grise.
Ensuite, appuyez sur Ctrl+C pour copier ce champ.
Maintenant, avec votre curseur à la position où vous souhaitez que ce champ soit dupliqué, appuyez sur Ctrl+V.
Remarquez comment le champ et le texte qu'il contient sont tous deux copiés vers cet emplacement dupliqué. De plus, le champ de texte collé adopte automatiquement le style de texte que j'utilise dans ce paragraphe, ce qui signifie que je n'ai pas besoin d'utiliser l'option Collage spécial.
Étant donné que mon document contient deux champs que je souhaite dupliquer, j'ouvrirai le volet Presse-papiers en cliquant sur l'icône dans le coin du groupe Presse-papiers dans l'onglet Accueil. Lorsque je sélectionne chacun de mes deux champs et que j'appuie sur Ctrl+C, ils apparaissent dans ce volet, ce qui signifie que je peux simplement cliquer dessus à chaque fois que je souhaite les ajouter à mon contrat.
Le presse-papiers de Microsoft Office peut contenir jusqu'à 24 éléments, c'est donc une technique très pratique si vous répétez de nombreux champs différents dans votre document.
Étape 3 : modifier le contenu des champs répétitifs
Lorsque vous avez fini de dupliquer ces champs dans votre document, il est temps de voir la magie opérer.
Disons que je souhaite changer le nom de l'employé dans mon contrat. Pour ce faire, je peux cliquer n'importe lequel des champs Employé dupliqués (pas nécessairement celui d'origine que j'ai créé au début), et modifiez simplement le contenu. Lorsque je clique en dehors de ce champ, toutes les instances de ce champ seront mises à jour pour correspondre à ce changement.
Les champs dupliqués ne seront mis à jour que lorsque vous cliquerez en dehors du champ que vous modifiez. Ne vous attendez pas à ce que cela change en temps réel au fur et à mesure que vous tapez !
Étape 4 : Enregistrez votre travail en tant que modèle
Maintenant que vous avez reconstitué votre document contenant des champs dupliqués à mise à jour automatique, enregistrez-le en tant que modèle pour une utilisation répétée. Appuyez sur F12, donnez à votre modèle un nom approprié, modifiez le champ Type de fichier en « Modèle Word » et cliquez sur « Enregistrer ».
Maintenant, lorsque vous ouvrez une nouvelle fenêtre Word, cliquez sur « Nouveau » et localisez votre modèle.
Dès que vous cliquez sur le modèle pour l'ouvrir, appuyez sur F12 pour l'enregistrer en tant que nouveau document Word. Votre document est maintenant prêt à modifier les champs de texte.
Vous pouvez également ajouter d'autres types de champs à un document Microsoft Word via l'onglet Développeur. Par exemple, vous pouvez insérer des listes déroulantes, des réponses en texte brut et des cases à cocher lors de la création d'un formulaire à remplir à envoyer à d'autres.
