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Comment planifier une réunion Zoom

Le respect d'un calendrier est un moyen infaillible de vous assurer que vous n'êtes jamais en retard pour une réunion. Avec Zoom, vous pouvez planifier un appel vidéo unique ou récurrent et le faire envoyer aux calendriers de chacun. Voici comment planifier une réunion Zoom.

Tout d'abord, allez-y et téléchargez l'application Zoom sur votre PC Windows 10, Mac, iPhone, iPad ou smartphone Android. Une fois installé, ouvrez l'application Zoom et connectez-vous à votre compte.

Ensuite, sur la page d'accueil, sélectionnez le bouton «Planifier».

La fenêtre Planifier une réunion apparaît. Vous aurez ici de nombreuses options de réunion à parcourir. Voici ce que vous devez faire.

Commencez par définir l'heure, la date, la durée et le nom de la réunion. S'il s'agit d'une réunion récurrente, cochez la case en regard de la liste "Réunion récurrente". Assurez-vous également de prendre note du fuseau horaire dans le coin inférieur droit de cette section.

Ensuite, définissez le "Meeting ID". En raison de problèmes de sécurité, nous vous recommandons d'utiliser uniquement votre ID de réunion personnelle pour les réunions personnelles. S'il s'agit d'une réunion d'affaires, laissez «Générer automatiquement» sélectionné. Assurez-vous d'exiger un mot de passe de réunion pour une couche de protection supplémentaire.

Maintenant, pour les paramètres vidéo et audio. Ces options vous permettent d'activer ou de désactiver la vidéo de l'hôte et du participant lorsqu'ils rejoignent la réunion et la méthode de communication (téléphone, audio de l'ordinateur ou les deux).

Indiquez si vous souhaitez envoyer l'invitation à la réunion et le rappel à Outlook, à Google Agenda ou à une autre plateforme d'agenda.

Enfin, vous pouvez choisir parmi quelques options avancées qui devraient rendre votre vidéoconférence plus sécurisée. Pour ouvrir le menu Options avancées, cliquez sur la flèche à côté de «Options avancées».

Pour rendre Zoom plus sûr, nous vous recommandons de vérifier ces paramètres:

  • Activer la salle d'attente
  • Mettre les participants en sourdine à l'entrée
  • Seuls les utilisateurs authentifiés peuvent rejoindre: Connectez-vous pour zoomer

Et désactiver ce paramètre:

Vous pouvez également décider si vous souhaitez enregistrer automatiquement la réunion et même ajouter un autre hôte. Un hôte alternatif dispose des mêmes autorisations de réunion que l'hôte. La différence significative entre un hôte alternatif et un co-hôte est qu’un hôte alternatif peut démarrer une réunion planifiée, ce qu’un co-hôte ne peut pas faire.

Une fois que vous avez terminé de modifier les paramètres à votre convenance, sélectionnez le bouton "Planifier" dans le coin inférieur droit de la fenêtre.

Votre réunion Zoom est désormais planifiée et les informations seront envoyées à votre calendrier sélectionné.