Comment partager des dossiers, des fichiers et des documents sur Google Drive

À l’aide de Google Drive, vous pouvez partager des documents Docs, Sheets et Slides avec jusqu’à 100 personnes en même temps avec un simple lien. Voici comment procéder.

Comment partager des dossiers, des fichiers et des documents sur Google Drive

Avec Google Drive, vous pouvez partager des fichiers directement à l’aide d’une adresse e-mail, ou vous pouvez simplement copier le lien d’invitation et le partager sur le Web. Le processus de partage est le même, que vous partagiez un seul document ou un dossier rempli de fichiers.

Chaque document de Google Drive est privé par défaut, mais lorsque vous affichez un document Google (Docs, Sheets ou Slides), vous verrez un grand bouton « Partager » dans le coin supérieur droit.

Vous pouvez également partager n’importe quel fichier ou dossier dans l’interface du navigateur de fichiers de Google Drive en cliquant avec le bouton droit sur le fichier et en sélectionnant « Partager » dans le menu qui apparaît.

Le menu de partage de Google se divise en deux parties. Si vous souhaitez ajouter une personne à l’aide de son adresse e-mail, utilisez la section « Partager avec des personnes et des groupes » dans la moitié supérieure.

Dans la zone « Ajouter des personnes et des groupes », recherchez et ajoutez une personne dans votre carnet d’adresses (ou utilisez simplement son adresse e-mail).

Vous pouvez ajouter jusqu’à 100 personnes ou contacts ici. Ensuite, dans la liste déroulante à côté de chaque personne que vous avez ajoutée, choisissez son rôle. Voici à quoi servent ces options :

• Éditeur: Cela permet à la personne d’afficher, de commenter et de modifier le contenu du document (utilisez cette option pour les collaborateurs du document.).
• Commentateur: la personne peut voir le contenu et ajouter des commentaires.
• Téléspectateur: La personne ne peut voir que le contenu. Ils ne peuvent pas le modifier ou le commenter.

Assurez-vous que l’option « Notifier les personnes » est activée. De cette façon, ils recevront un e-mail concernant le document lorsque vous le partagez. Ajoutez une note facultative si vous le souhaitez, puis cliquez sur le bouton « Envoyer » pour envoyer l’invitation.

Si vous souhaitez copier un lien que vous pouvez partager avec n’importe qui sur le Web, localisez la section « Obtenir le lien » dans le menu Partager et cliquez sur « Passer à toute personne possédant le lien ».

Lorsque le menu change, utilisez la liste déroulante pour choisir le niveau d’accès des utilisateurs avec lesquels vous partagez le lien. Par défaut, l’utilisateur avec le lien ne pourra voir que le fichier, mais vous pouvez également changer son statut en « Commentateur » ou « Éditeur ».

Ensuite, cliquez sur le bouton « Copier le lien » (qui se trouve à côté de la zone de lien) pour copier le lien dans votre presse-papiers, puis cliquez sur le bouton « Terminé » pour revenir au fichier ou au document.

Vous pouvez maintenant partager le lien avec toute personne que vous connaissez sur Internet.

Avertissement: Attention au partage du lien. Toute personne disposant de ce lien pourra voir (ou modifier, selon les paramètres que vous avez choisis) le contenu du document.

Comment arrêter le partage de dossiers, fichiers et documents sur Google Drive

Les fonctionnalités de partage de documents et de fichiers de Google sont excellentes, mais il y aura des moments où vous voudrez soit arrêter de partager le document ou le dossier, soit supprimer l’accès pour quelques utilisateurs. Google Drive facilite ce processus.

Tout d’abord, cliquez sur le bouton « Partager » dans la barre d’outils du document. Ensuite, faites un clic droit sur le fichier dans Google Drive et sélectionnez « Partager ».

Dans la section supérieure, vous verrez tous les utilisateurs qui ont accès au document et leurs rôles. Cliquez sur le menu déroulant « Rôles » et sélectionnez le bouton « Supprimer » pour supprimer l’utilisateur. Ils n’auront plus accès au fichier ou au dossier.

Si vous utilisiez la fonction de partage de liens et que vous souhaitez la désactiver, cliquez sur « Partager » dans votre document et regardez dans la section « Obtenir un lien » en bas. Cliquez sur le menu déroulant « Tout le monde disposant d’un lien » et passez à l’option « Restricted ».

Désormais, seuls les utilisateurs ajoutés par e-mail auront accès au fichier ou au dossier. Les autres ne pourront pas accéder aux données.

Une fois les modifications terminées, cliquez sur le bouton « Terminé ».

Une fois que tous les utilisateurs ont été supprimés et que le partage de liens a été désactivé, le fichier ou le dossier redevient privé.